Al realizar la contratación de un nuevo colaborador en nuestra compañía, solemos enfocarnos en brindarle una experiencia inolvidable y efectiva de incorporación por medio de un Onboarding útil, donde pueda obtener todas las herramientas para llevar a cabo las tareas asignadas durante su ciclo laboral. Sin embargo, pocas veces pensamos que este ciclo sin dudas tendrá un fin en algún momento, y la salida del colaborador deberá tener tanta importancia como su llegada a la empresa.
Si un colaborador te ha anunciado su partida de la compañía dentro de unas semanas, es justo aquí donde el proceso de Offboarding cobrará vida y se materializará para preparar el terreno de salida del empleado, convirtiéndose así en preludio de la llegada de un nuevo empleado.
Pero, ¿qué es el Offboarding?
Entendemos por Offboarding al proceso de desvinculación laboral entre un colaborador y la empresa, así como el plan de acción adoptado por esta última para llevar a cabo la finalización de la relación sin que esto afecte el funcionamiento de los departamentos relacionados al puesto del empleado.
Si mi colaborador ya se va, ¿es importante planificar su Offboarding?
¡Por supuesto! Si bien durante este proceso suele anteponerse el beneficio de la empresa por sobre el del empleado, es importante no restarle importancia a este último, pues un buen proceso de offboarding será una excelente carta de recomendación para futuros talentos que se interesen por trabajar en la compañía, o incluso dejar la puerta abierta para una segunda etapa de colaboración con el trabajador que se va.
Adicionalmente, este proceso ayudará a:
- Generar una transición ordenada, pues el empleado saliente será pieza clave para el proceso de adaptación de su futuro sustituto, ya sea brindándole un coaching especial o bien, dejando lista toda la información que este requiera para llevar a cabo sus tareas.
- Obtener un feedback valioso para la compañía por medio de exit interviews, que te ayudarán a recopilar información sobre la empresa y áreas de oportunidad a tratar dentro de la misma, como la forma de relacionarse entre equipos y, al mismo tiempo, validar la cultura organizacional.
La última impresión también es valiosa, pues de ella depende que un ex colaborador siga fungiendo como embajador de tu marca, o bien, se exprese negativamente de la compañía que está dejando atrás.
Offboarding digital: que la distancia no sea un problema para la despedida
Actualmente, muchas empresas de Latinoamérica y el mundo se han inclinado por trabajar en un formado de Home office o Teletrabajo, el cual, debido a la distancia, puede provocar tropiezos al momento de entablar la comunicación y el trabajo en equipo. Sin embargo, hoy en día contamos con un amplio abanico de herramientas digitales, las cuales están a nuestra disposición para brindar a los colaboradores un Offboarding tan eficiente como el Onboarding proporcionado durante su ingreso.
Algunos de los beneficios de digitalizar el proceso de offboarding son:
- Contarás con un ahorro en costos y papeleo, al tiempo que manejas información y documentos de forma online disponibles en cualquier momento, desde cualquier lugar.
- Llevarás un mejor control y seguimiento de los documentos y formularios manejados.
- El proceso de cierre se llevará a cabo con mayor rapidez
- Podrás brindar al empleado una experiencia más amena aún y a la distancia, pues podrás brindar seguimiento puntual a la finalización de sus taras y su salida de la empresa en un entorno más colaborativo.
5 pasos clave para un offboarding exitoso
Si la salida del colaborador es inminente, estos 5 pasos son imperdibles para planificar un proceso de offboarding exitoso y de beneficio para ambas partes:
1. Reúne documentos e información esencial para iniciar el proceso, tales como cartas de finalización laboral, pagos pendientes, cartas responsivas, etc.
2. Deja los rumores de lado e informa al equipo inmediato sobre la salida del colaborador. De igual manera, si el colaborador tiene contacto con clientes o proveedores, será necesario que les hagas partícipes de su partida.
3. Planifica el proceso de transición de puesto de forma que el empleado se centre en finalizar las tareas ya comenzadas, dejando el terreno lo más preparado posible para quien le reemplazará en el futuro.
4. Realizar una Exit Interview te ayudará a obtener feedback del colaborador y hacerle sentir que su opinión vale, aún y cuando está dejando la empresa, así como obtener insights para disminuir la rotación de personal en el futuro.
5. Brindar al empleado una despedida en conjunto con sus compañeros por medio de un regalo, una carta de agradecimiento o un convivio será ideal para culminar una relación laboral buena, y dejar abiertas las puertas para una colaboración a futuro.
S.O.S. : Offboarding de emergencia
Es común que, cuando a un empleado se le presenta una oportunidad retadora, notifique al equipo de RH de su compañía con antelación, lo cual permite planificar su salida de forma correcta. Sin embargo, en ocasiones sucede que por bajo rendimiento o por problemas de adaptación a su nuevo puesto un colaborador necesita ser dado de baja de su posición.
Si te encuentras en una situación similar a esta última y necesitas prescindir de los servicios de un trabajador o este se va de forma inmediata, toma en cuenta los siguientes puntos base para crear un Offboarding de emergencia:
- Identifica las tareas que el colaborador ha estado realizando durante el último mes, y solicita su apoyo para culminar sólo aquellas que forzosamente necesiten de sus conocimientos e intervención para llegar a buen puerto.
- Delega el resto de las actividades a compañeros de equipo que puedan tomarlas considerando siempre su carga de trabajo; una sinergia en tiempos de crisis ayudará a reforzar el compañerismo y sacar el trabajo a flote.
- Mantén siempre actualizados los expedientes de tus empleados, con la finalidad de contar con la información necesaria para comenzar a tramitar bajas y documentos de salida cuando lo necesites.
- Realiza un inventario de materiales de la compañía con los que el empleado cuente, como computadoras, discos duros, etc., y solicítale los entregue durante el transcurso de su último día.
- Si el colaborador en cuestión tiene acceso a carpetas confidenciales o cuentas de la compañía, recuerda realizar una actualización de contraseñas a la brevedad de su salida y compartirlas con el resto del equipo.
Tomando en cuenta estos puntos lograrás cerrar un Offboarding de emergencia idóneo para comenzar a planificar el proceso de llegada de un nuevo colaborador en las semanas posteriores.
Por último, utilizar una Plataforma de Recursos Humanos como Workbeat te permitirá comenzar a planificar un proceso de Offboarding exitoso, comenzando por contar con la información actualizada de todos tus colaboradores en el momento que lo requieras. De igual manera, podrás echar mano de soluciones como los Organigramas interactivos y Estructuras Organizacionales para identificar si los equipos necesitan una reestructuración después de la salida del empleado en cuestión. Asimismo, podrás comenzar a planificar la gestión de vacantes para el puesto libre, pruebas psicométricas y evaluaciones desde apartados como Bolsa de Trabajo, Reclutamiento y Psicometría.
No cometas el error de pensar que el Offboarding es solamente limpiar el escritorio, cerrar contratos y decir adiós; toma esta oportunidad para aprovechar el poder de los empleados que salen y busca convertirlos en una voz favorable para la empresa.
