Ya sea para brindar un comunicado importante, someter una decisión a votación, presentar un proyecto o simplemente realizar un estatus de seguimiento, en todo lugar de trabajo las juntas son la acción fundamental para reforzar la colaboración en equipo.
Sin embargo, desde el pasado mes de marzo, y gracias a la modalidad de “teletrabajo” o “home office” que actualmente vivimos, estas juntas han pasado a convertirse en videoconferencia, las cuales se han posicionado dentro de las organizaciones como una herramienta clave para mantener el contacto con nuestros compañeros de trabajo a la distancia.
¿Cómo llevar a cabo videoconferencias efectivas?
Según The Economist, “se suele desperdiciar el 80% del tiempo del 80% de las personas en las reuniones”. Esto significa que, en muchas ocasiones, el realizar una reunión no significa que el tema a tratar dentro de ella realmente lo amerite. Cuando trasladamos esto a una situación de teletrabajo, las cosas se pueden percibir igual.
A pesar de que podamos tener la idea de que al trabajar desde casa contamos con más tiempo para atender nuestra agenda laboral e incluso extender nuestras reuniones, no debemos perder de vista que el eficientar los tiempos en nuestra comunicación nos ayudará a organizar mejor nuestros pendientes, a la par de aumentar nuestra productividad.
Por ello, te compartimos algunos tips que, ya seas líder o parte activa de un equipo, puedes tomar en cuenta al momento de llevar acabo o atender videoconferencias:
- Define si el objetivo de la reunión es merecedor de una videoconferencia: todos hemos escuchado la frase “Hay juntas que pudieron ser un mail”, y es hora de admitir que es muy cierta. Por ello, debemos tener la capacidad de definir si el tema que tenemos sobre la mesa merece convocar a nuestros compañeros a una videollamada.
- Elige la plataforma correcta: si bien es cierto que la tecnología ha sido desde hace algunos años una herramienta recurrente en nuestro día a día, al pasarla al plano laboral nos podemos encontrar con nuestro peor enemigo si no sabemos cómo utilizar un programa. Es importante que elijas la plataforma correcta para realizar tus videoconferencias, así como también es esencial que tu equipo de trabajo conozca cómo dominarla, esto para evitar los muy comunes “problemas técnicos” antes de iniciar la sesión.
- Define la duración y una agenda a seguir: para lograr una reunión efectiva con tu equipo o tus clientes, es imperativo generar una agenda con los temas a tratar durante la sesión, así como la duración de la misma. Recuerda que el tiempo recomendado es de 50 a 60 minutos, ya que el estar frente de una pantalla nuestra concentración se ve más afectada que cuando estamos atendiendo una reunión en vivo.
- Trata de invitar solo a los asistentes que puedan beneficiarse por la llamada: ya sea que hablemos de un compañero que participa activamente en el tema a tratar o de alguien que necesite recibir la información compartida de primera mano, al reducir el número de asistentes de nuestras videoconferencias a solo los esenciales nos ayudará a mejorar la comunicación y a evitar “robar tiempo” a personas del equipo que no necesitan estar presentes durante la reunión.
- Evita las reuniones “deshumanizadas”: a pesar de trabajar a distancia, uno de los retos principales de nuestra convivencia diaria es sentir como si continuáramos interactuando en la oficina. Por ello, es importante iniciar todas las reuniones con un espacio para saludar a nuestros colaboradores y conocer cómo se encuentran. Esto, además de ayudarnos a iniciar la reunión, nos facilitará romper el hielo y generará un clima cómodo entre los asistentes.
- Fomenta el orden en tus reuniones: buscando eficientar tiempos, es importante que la reunión siga una interacción ordenada (de ahí la importancia de una agenda de temas), esto para que todos los participantes puedan compartir o recibir información valiosa y útil para sus proyectos.
- Tu escenario es importante: para llevar a cabo tus reuniones y sacar el mejor provecho de ellas, te recomendamos elegir bien el espacio de tu casa donde las tomarás. Ya sea frente a ese ventanal lleno de luz o es espacio tranquilo cerca de tu planta favorita, el escenario correcto te ayudará a concentrarte y a escuchar mejor, además que puedes evitar interrupciones embarazosas o sonidos que contaminen tu llamada.
- Cuida tu puntualidad y los detalles: puede que estemos trabajando a distancia, pero sigue siendo importante respetar los horarios de reuniones impuestos por nuestros líderes o equipos de trabajo. Por ello, intenta conectarte de 5 a 7 minutos antes a la plataforma, esto para evitar problemas de conexión que provoquen tu retraso. Asimismo, es esencial cuidar tu imagen y la posición de tu cámara, así como mantener el micrófono apagado si no estás participando en la conversación.
- Solicita feedback o una minuta de la sesión: al terminar la reunión, siempre es bueno solicitar feedback al equipo asistente, o bien, una minuta de la sesión donde quede asentado un resumen de los temas tratados, así como también los acuerdos a los que se llegaron para brindarles seguimiento.
Siguiendo estos consejos, estamos seguros que las reuniones a distancia dentro de tu organización serán 100% efectivas, llevando a grandes resultados en conjunto. Recuerda siempre que el respeto y la proactividad son puntos esenciales para eficientar la comunicación entre los integrantes de un equipo. Cuéntanos cómo te fue implementando estos puntos al llevar a cabo tus videollamadas.
