¿Cómo llevar a cabo una correcta gestión de ausencias?

Oct 14, 2022

Ya sea por medio de ausencias justificadas o injustificadas, el impacto del absentismo laboral en la producción y los costos de las compañías es relevante. Es por ello que una de las tareas del área de Recursos Humanos más delicadas es organizar y mover los engranes para llevar a cabo una correcta gestión de ausencias.

En esta nueva entrada del #blogWorkbeat hablaremos sobre cómo es posible gestionar las ausencias de los trabajadores en tiempo real para no mermar la productividad y el desarrollo de los mismos.

Absentismo laboral: así comienza todo

Tal y como abordamos en nuestra entrada ‘Absentismo laboral: los picos bajos de la productividad’, consideramos como absentismo laboral a aquella incidencia que se presenta al momento de que un empleado se ausenta de algún acto o función en la empresa, indicando ausencias (justificadas o no) o retrasos en su llegada.

Según lo estipulado en la Ley Federal del Trabajo, este absentismo puede incluir diversos motivos, integrando incluso vacaciones y días de descanso que deben ser de total conocimiento del patrón.

Dentro de las principales causas de registrar una ausencia justificada por parte de un colaborador tenemos:

  • Problemas de salud y citas médicas
  • Fallecimiento de un familiar cercano
  • Baja por maternidad o paternidad.

Por otro lado, tenemos el absentismo injustificado, que como lo establece la LFT, se presenta cuando la empresa no recibe justificación por el retraso ni por la ausencia de su empleado y puede suceder en estos casos:

  • Problemas personales
  • Falta de motivación dentro del ambiente laboral
  • Mala gestión y altos niveles de estrés
  • Falta de claridad en los objetivos

Por ello, si el absentismo se presenta de forma constante dentro de una plantilla puede repercutir de forma negativa en la compañía, pasando factura en los siguientes puntos:

  1. Reducción considerable de la productividad: con más ausencias hay menos posibilidad de alcanzar los objetivos marcados.
  2. Aumento de costos: pagar horas extra al empleado que tiene que cubrir la ausencia del compañero supone un mayor gasto para la empresa. Si esto sucede a menudo, podemos estar hablando de grandes fugas de dinero.
  3. Entorno laboral tóxico: cuando existe un alto porcentaje de absentismo en la empresa, siempre habrá quien se tenga que encargar de las tareas del empleado ausente, y eso suele provocar fricciones entre los involucrados.
  4. Mala cultura empresarial: ¿Por qué motivo tus empleados se ausentan tanto? Si hay algún aspecto negativo dentro de la compañía que tenga que mejorarse, esto puede empeorar la cultura de la empresa desde sus cimientos.
  5. Aumento en la rotación de personal: que haya más ausentismo laboral y mayor presión para los integrantes de esos equipos puede hacer que la situación sea insostenible y que el talento prefiera desarrollarse en otro lugar que refleje estabilidad.

¿Cómo puedo realizar una gestión de ausencias correcta?

Sabemos que esta es, seguramente, la pregunta que más te llama en este momento, y afortunadamente para ti, tiene una respuesta positiva.

Dados los diferentes tipos de absentismo y sus diferentes gestiones, es preciso poderlos monitorizar de manera individualizada para llevar un control correcto y una gestión personalizada de ausencias.

En este punto, contar con una plataforma en la nube que integre un Control de Asistencia te permitirá establecer formularios totalmente personalizados que den cuenta de esta diversidad. Así, por ejemplo, puedes definir qué formulario han de rellenar los empleados que soliciten una falta al trabajo, por ejemplo, cuando llegan a solicitar vacaciones. 

Por otro lado, si necesitas una gestión eficiente de las faltas justificadas, en su gran mayoría referidas a bajas por enfermedad o cualquier otro asunto relacionado con la salud, también puedes hacerlo. Una plataforma de este tipo, que además integre soluciones relacionadas a la Salud Laboral te ayudará a llevar un control sobre el número de colaboradores comprometidos de su salud, y evaluar de qué manera se puede gestionar internamente para cubrir sus ausencias.

Y con respecto a las faltas injustificadas, estas plataformas regularmente integran controles que te permiten monitorizar en cualquier momento qué está ocurriendo. Por tanto, independientemente del tamaño de tu plantilla, podrás ver de un vistazo si hay ausencias no previstas y a quién corresponden.

Asimismo, aunque, como dijimos anteriormente, las faltas al trabajo contempladas dentro de permisos de ley como vacaciones, días de descanso previstos y asuetos no pueden ser consideradas conceptualmente como absentismo, también pueden ser monitorizadas. Echa mano de las soluciones en la nube para llevar su registro y mejorar tus procesos relacionados a la Nómina.

¿Y qué pasa con el trabajo a distancia?

Esta es la pregunta que muchos, en alguna ocasión se han hecho, sobre todo a raíz de la pandemia de COVID-19 que popularizó la práctica del home office dentro de las compañías.  Sin embargo, una de las principales críticas a esta modalidad de trabajo es la dificultad de monitorizar el trabajo efectivo de los trabajadores y, por ende, su productividad. ¿Es posible realizar, además, un control horario? Recordemos que es obligatorio por ley. Conforme a la ley de control horario, una empresa tiene las siguientes obligaciones:

-Registrar la jornada laboral de los trabajadores

-Llevar a cabo ese registro de manera documentada

-Guardar los registros durante 4 años

-Ponerlos a disposición de los trabajadores, Seguridad Social o Inspección de Trabajo cuando sean requeridos

Lo más importante, en este sentido, es que estas directrices son igualmente vigentes en teletrabajo, pero, ¿cómo asegurarnos de que no hay absentismo en home office? En este punto, la tecnología también será tu gran aliada: asegúrate de que la plataforma que uses para el Control de Asistencia, Vacaciones y demás también te permita establecer ubicaciones de trabajo por medio de la Geolocalización. Así, podrás conocer los lugares favoritos de los colaboradores para trabajar, ya sea sus casas o ese café tan popular en el centro al que todos van: el teletrabajo se trata de opciones infinitas que nos permitan trabajar a nuestro ritmo para mejorar nuestra productividad y realizar una correcta gestión de ausencias.

Recuerda que el absentismo no siempre es malo: permite también abrir puertas para mejorar procesos y buscar las formas para ayudar a los colaboradores a crecer. Apóyate de las soluciones diseñadas para hacer tu día a día y el de tus empleados más fácil.

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