Sin duda, uno de los principales compromisos como organización siempre será brindar un servicio de excelencia a la fuerza laboral, y uno de los principales retos es la gestión de nómina.
Y es que como lo hemos visto en blogs anteriores, en la actualidad, existen diferentes estrategias de recursos humanos que se pueden implementar para mantener motivados a los trabajadores que son parte de la compañía. Dependiendo de la industria o el giro empresarial, es el tipo de prestaciones laborales que puedes ofrecer en la oferta de trabajo para convertir a tu empresa en un imán para los mejores talentos.
Pero, ¿cuál consideras que es el principal factor que influye en el cuidado del personal? Por su puesto que el pago de la nómina. Y es que este es uno de las principales responsabilidades que recursos humanos adquiere al contratar a un nuevo colaborador.
Entonces realizar correctamente la administración de la nómina será la base para lograr el pago correcto de los salarios a los colaboradores.
En este proceso, la pre nómina juega un papel igual de importante, ya que es indispensable revisar anticipadamente si se encuentran en algún proceso de trámite o solicitud que tenga un impacto en el periodo nominal que se va a procesar. A este tipo de solicitudes se les conoce como incidencias.
Entonces, podemos concluir que, para tener una nómina efectiva, es necesario gestionar una pre nómina efectiva, tomando en cuenta las incidencias en tiempo y forma. Al principio puede sonar una tarea difícil tomando en cuenta el tamaño de tu plantilla y las tareas por hacer. Por esto mismo, te compartimos algunas sugerencias que puedes aplicar al proceso de nómina que tengan en tu compañía para comenzar a lograrlo:
Identifica los periodos nominales
Como ya sabemos, el primer paso es tener identificadas las fechas en las que se espera realizar el pago de salarios laborales, es decir, tu periodicidad de pago (si será semanal, catorcenal, quincenal o mensual). Y qué días o periodo de días pagarás.
Si partimos de este dato tan importante, sabremos a qué periodo de fechas pondremos todo nuestro enfoque de revisión y control de nómina.
Conoce las principales incidencias que tienen impacto en la nómina
¡Existen muchas! Pero te recomendamos identificar las que normalmente existen en tu compañía y registrarlas en tu software de nómina para que sea más sencillo y rápido el proceso.
A continuación, te presentamos las principales incidencias que pueden surgir y que se deben detectar en la pre nómina, ya que tienen un impacto significativo en las percepciones y deducciones de tu próxima gestión de nómina.
- Solicitud de vacaciones: Normalmente, este tipo de solicitudes es prevista, dado que se programan con tiempo de anticipación. Sin embargo, asegúrate de tenerlas identificadas en tu registro para su pago correcto. Por eso es importante convertir el proceso de solicitud de vacaciones sencillo y rápido para todos.
- Solicitud de permisos: Existen tanto los permisos con goce de sueldo como sin goce de sueldo. El criterio para definir cada uno lo estipula cada empresa. Tu responsabilidad será tener el antecedente registrado en el historial del colaborador.
- Faltas y retardos: Si en tu empresa trabajan con turnos rotativos, seguramente este tema es un dolor de cabeza. Si es tu caso te recomendamos contratar un software para pagar nómina que esté ligado con el registro de asistencia, así te ahorrarás horas de atención a empleados que no recibieron su pago correctamente por una falta o retardo mal capturado.
- Trámite de incapacidad: Debido a que las incapacidades son pagadas por el Instituto Mexicano del Seguro Social (siempre y cuando haya sido generado el trámite por el mismo IMSS) es importante que tengas claridad en qué fechas se ausentará tu personal por este motivo, esto, para que los cálculos en tus deducciones sean correctos.
- Trámite de crédito Infonavit: Actualmente, en México, es responsabilidad tanto de la organización como del colaborador estar por enterados si un integrante dio inicio o está por suspender su crédito con Infonavit. De acuerdo con el artículo 110 de la Ley Federal del Trabajo, se establece la obligación para el patrón de efectuar las retenciones respecto de los créditos que tengan los trabajadores con el Infonavit.
- Actualización de datos: Aunque puede parecer una tarea bastante sencilla, su impacto es de gran magnitud en el procesamiento de nómina. Es indispensable que mantengas la información de tu personal actualizada. Sobre todo, si se trata de un cambio de puesto, salario, su domicilio fiscal, o alguna actualización en su NSS. Cualquier cambio es relevante.
Registra tus incidencias a tiempo
Ahora que el registro de incidencias nos ayudó a identificar el principal enfoque de revisión, es momento de asegurarnos que todas estas solicitudes sean aprobadas en tiempo, es decir, que sean validadas antes de tu cierre nominal.
Ya que es importante que lo contemples dentro de tus cálculos de percepciones y retenciones finales.
Existen softwares para recursos humanos y nómina que toman la información de las vacaciones o permisos que solicitan los trabajadores y automáticamente los canalizan al proceso de gestión de salarios. Esto te ahorra tiempo errores manuales.
Mantente al día con las indicaciones de la ley
¡Actualízate continuamente! Si bien, uno de tus objetivos será establecer un proceso para lograr la correcta administración para una nómina sin errores, es bien sabido que los cambios están a la orden del día.
Te recomendamos informarte a través de fuentes confiables acerca de los cambios que pueden tener un impacto en tus pagos, y por su puesto contratar un sistema de nómina que te ayude a mantener tus procesos acordes a las indicaciones de las autoridades.
Experimenta el poder de una gestión de nómina efectiva
Si una organización cuenta con una nómina efectiva, los colaboradores elevan sistemáticamente sus niveles de esfuerzo y además atrae a candidatos con experiencia y que se encuentran motivados por el trabajo. Además, se suele generar una sensación de mayor compromiso en los trabajadores, y como consecuencia se aumenta la productividad laboral en la compañía. Recuerda que tus colaboradores son lo más importante para la organización, y su cuidado está en manos de recursos humanos, entre esas responsabilidades se encuentra su pago. Si este proceso se ejecuta en tiempo y forma los colaboradores lo agradecerán y se verá reflejado en la gestión de personas.
