En cualquier compañía, las políticas organizacionales son un conjunto de directrices y reglas que definen cómo se deben realizar las actividades y cómo se deben comportar los empleados.
Sin embargo, tener políticas claras y bien diseñadas no es suficiente. La comunicación efectiva de estas políticas a los colaboradores es fundamental para garantizar que sean entendidas, aceptadas y seguidas adecuadamente.
En este blog, exploraremos la importancia de la comunicación de las políticas organizacionales y te compartiremos algunas estrategias prácticas para lograr una comunicación exitosa.
La importancia de que los empleados conozcan todo acerca de las políticas de la compañía
Como lo mencionamos anteriormente, la comunicación de las políticas de la compañía es esencial para garantizar que los empleados estén informados, comprendan y compartan los lineamientos y expectativas de la organización.
Al comunicar de manera efectiva las políticas, se evitan malentendidos, se fomenta un ambiente de trabajo transparente y se promueve el cumplimiento de las normas establecidas.
De aquí nace la importancia de establecer un plan de difusión que llegue a todos los rincones de la organización, independientemente de su tamaño e industria. Las políticas organizacionales son la directriz principal para que una empresa marche acorde a lo planeado.
La gran estrategia para comunicar tus políticas organizacionales
Aunque no hay una fórmula mágica, hemos creado los siguientes 9 puntos que te ayudarán a comunicar las políticas empresariales a la fuerza laboral como pocas empresas lo hacen ¡pero deberían!
Recuerda adaptar estos pasos a la esencia de tu compañía, de esta forma todos se sentirán parte del plan.
- Establecer canales de comunicación claros y accesibles
El primer paso para una comunicación efectiva de las políticas organizacionales es establecer canales de difusión claros y accesibles.
Proporciona a los empleados un medio fácil de acceder a las políticas, asegúrate de que estos canales estén actualizados y sean de fácil acceso para todos los empleados. Tal vez tu primera opción era una carpeta física, puedes usarla como parte del kit de bienvenida de los nuevos ingresos, pero seamos sinceros, conforme pasa el tiempo muy pocos trabajadores la conservarán, por eso te recomendamos optar por un portal para el empleado en la nube al que pueda acceder desde su dispositivo electrónico favorito y puedan consultarlas cuando las necesiten.
- Simplificar las políticas y utilizar un lenguaje claro
Las políticas organizacionales muchas veces pueden ser extensas y llenas de términos técnicos.
Simplificarlas y utilizar un lenguaje claro y comprensible es fundamental para una comunicación efectiva. Evita el uso de conceptos o términos complejos, mejor explícalas de manera concisa y con un lenguaje amigable para todos. Si es necesario, utiliza ejemplos o casos prácticos para ilustrar cómo se aplican en situaciones reales.
- Fomentar la participación y el diálogo
La difusión efectiva de las políticas organizacionales no debe ser un proceso unidireccional, es importante fomentar la participación con los empleados.
Anímalos a plantear preguntas, hacer comentarios o proporcionar retroalimentación sobre las políticas. Esto no solo les brinda la oportunidad de aclarar cualquier duda, sino que también les hace sentir valorados y escuchados. Considera la posibilidad de establecer canales de comunicación abiertos, como buzones de sugerencias o reuniones periódicas, donde los empleados puedan expresar sus inquietudes y opiniones.
- Capacitar a los líderes y supervisores en la comunicación de políticas
Los líderes y supervisores desempeñan un papel crucial en la comunicación de las políticas organizacionales. Ellos son los encargados de transmitirlas a sus equipos y garantizar su cumplimiento.
Por lo tanto, es fundamental capacitarlos en habilidades de comunicación efectiva; proporciona orientación y recursos que les ayuden a transmitir las políticas de manera clara y consistente, así como a responder a las preguntas y preocupaciones de los empleados.
- Reforzar la comunicación de las políticas de manera regular
La comunicación de las políticas empresariales no debe ser un evento único. Es necesario reforzarla de manera regular para mantener a los colaboradores informados y recordarles la importancia de seguir las políticas establecidas.
Considera la posibilidad de enviar recordatorios periódicos por correo electrónico, publicar actualizaciones en la plataforma para recursos humanos de la empresa o dedicar tiempo en las reuniones de equipo para repasar las políticas relevantes.
- Evaluar la efectividad de la comunicación
Toma en cuenta que la efectividad de la comunicación de las políticas de tu compañía debe ser evaluada de manera regular.
Integra a tus evaluaciones de clima laboral preguntas relacionadas a recopilar la opinión de los empleados sobre la claridad y comprensión de las políticas. Utiliza estos comentarios para identificar áreas de mejora y realizar ajustes en la comunicación según sea necesario.
- Promover una cultura de cumplimiento de políticas
Recuerda que la publicación de las políticas que se llevan a cabo en tu compañía no se trata solo de transmitir información, sino también de fomentar una cultura de cumplimiento.
Esto implica promover la importancia y el valor de las políticas en todos los niveles de la empresa. Te recomendamos reconocer y premiar a aquellos empleados que cumplen de manera ejemplar con las políticas establecidas, y abordar de manera proactiva cualquier infracción o incumplimiento para garantizar la coherencia y el respeto hacia las mismas.
¡Manos a la obra! Haz de las políticas organizacionales una guía para los colaboradores
Definitivamente la comunicación de las políticas de la compañía es esencial para garantizar que los empleados estén informados las comprendan y se sientan identificados con ellas.
Utilizando métodos claros y accesibles, personalizando la comunicación, fomentando el diálogo, capacitando a los líderes y supervisores, y evaluando de manera regular la efectividad de la comunicación, las organizaciones pueden crear un ambiente en el que las políticas sean entendidas, aceptadas y seguidas de manera efectiva.
También hay que recalcar que la comunicación de las políticas empresariales no es un proceso estático, sino que requiere un enfoque continuo y adaptativo. Por ello, la tecnología para recursos humanos más avanzada se esfuerza por mantener canales abiertos de comunicación, fomentando la participación de los empleados y brindando oportunidades para el diálogo y la retroalimentación.
Toma en cuenta que, aunque el cumplimiento de las políticas es un trabajo de todos, el departamento de recursos humanos tiene un papel importante al ser el principal enlace entre trabajadores-empresa ¡aprovéchalo!
Como vimos en este blog, si las políticas empresariales se cumplen como está planeado, convertiremos a la organización en uno de los mejores lugares para desarrollarse laboralmente.
El mejor talento busca empresas que se adapten a su forma de vida y compartan valores similares, llegó el momento de mostrar la filosofía de la compañía y llevarla más lejos que lo que las hojas de papel te permiten llegar. Con la tecnología los trabajadores pueden llevar las políticas de la organización a todas partes, esto sin duda elevará la tasa de cumplimiento.
Esperamos que la información que te compartimos en este artículo del blog Workbeat sea de utilidad para tu compañía si se encuentran en un momento de crisis en el cumplimiento y la difusión efectiva de sus políticas organizacionales.
Como pudiste ver, la clave está en la comunicación interna ¡no la pierdas de vista! Y sácale todo el provecho con las nuevas herramientas para recursos humanos y cuidado al empleado.
