Dentro del entorno de RH, es común buscar soluciones prácticas y eficaces para resolver problemas recurrentes, entre los cuales destacan, por supuesto, situaciones como un mal clima laboral y prácticas que pueden poner en riesgo el performance del equipo.
Por ello, cuando hablamos de estas soluciones, salen a relucir los canales de denuncias en Recursos Humanos, los cuales desempeñan un papel crucial en el entorno laboral actual. Si quieres conocer más sobre ellos continúa leyendo esta entrada del #blogWorkbeat: estamos seguros que será de tu interés y te ayudará a implementarlos de una mejor manera en tu día a día.
Canales de denuncias: las ventajas de su implementación
Aunque su definición parezca lógica, no queremos dejarla de lado: se considera a un Canal de Denuncias como una herramienta o software que permite comunicar, de manera regularmente confidencial, las actividades y conductas potencialmente irregulares que puedan suponer un incumplimiento del código de conducta y/o la posible comisión de un delito regularmente penal.
Estos sistemas o herramientas permiten a los empleados informar de irregularidades de manera segura, teniendo una importancia grande en aspectos como:
1. Creación de un entorno seguro: los canales de denuncias fomentan un ambiente de trabajo seguro y respetuoso al brindar a los empleados la confianza de que sus preocupaciones serán tratadas de manera seria y confidencial. De esta manera, se sentirán más cómodos de compartir sus inquietudes y dudas, teniendo la seguridad de que estas serán importantes para el cuidado y crecimiento de la compañía.
2. Detección de problemas de manera temprana: asimismo, ayudan a identificar problemas o situaciones de riesgo antes de que estas puedan escalar, lo que lleva a evitar gastos en litigios, daños a la reputación empresarial y problemas en un factor determinante del éxito de una compañía: la retención de empleados.
3. Cumplimiento del código de normas y conducta: de igual forma, los canales de denuncias son de gran ayuda para cumplir con regulaciones legales que requieren la existencia de estos canales, lo que evita sanciones y multas ante instituciones relacionadas a las diversas secretarías del trabajo.
4. Reforzamiento de branding empresarial: al tener la opción de abordar los problemas que puedan surgir al interior de la compañía de manera efectiva, se protege la reputación de la empresa y se atrae a candidatos de calidad en los procesos de selección que se tengan abiertos.
5. Mejora continua: de igual manera, la retroalimentación a través de estos canales permite a RRHH mejorar políticas y procedimientos, creando un entorno laboral más saludable y productivo.
Un canal de denuncias es un sistema que permite identificar y denunciar irregularidades, malas prácticas o la mala administración de una organización y que sirve de base para una correcta gestión empresarial
Pero ¿qué empresas necesitan contar, por ley, con un canal de denuncias?
- Empresas de 50 o más trabajadores.
- Administraciones y entidades del sector público.
- Empresas de cualquier tamaño que operen en el mercado financiero.
- Empresas con un volumen de negocio anual igual o superior a 5 millones de pesos.
- Partidos políticos, sindicatos, patronales y fundaciones.
De esta manera, se asegura que los procesos internos y externos de la compañía se encuentren cuidados, evitando entorpecimientos y situaciones que pueden desembocar en malos manejos laborales.
Por otro lado, el buscar implementar esta solución en las organizaciones puede parecer fácil, pero tiene su truco. Y es que para que un canal de denuncias sea eficiente, debe cumplir con los siguientes requisitos y características:
- Ser fácilmente accesibles, ya que un canal de denuncias debe ser fácil de usar y ser accesible no solo para los miembros o empleados de una organización, sino para todas aquellas personas que puedan comunicar una irregularidad de la que hayan sido testigos a través de él. De esta manera, tendrán siempre en la mente la opción de contar con un espacio en el que pueden compartir sus palabras.
- Garantizar la confidencialidad y el anonimato, ya que es imprescindible salvaguardar la identidad de los denunciantes ante posibles represalias, tales como el despido, degradación de puesto, negación de ascensos o modificar sustancialmente las condiciones de trabajo del colaborador que ha optado por compartir su opinión.
Se recomienda que esta protección se encuentre vigente hasta dos años después de la denuncia y el proceso de investigación.
- Formar a los empleados, pues la empresa, y en específico, el departamento de Recursos Humanos, tiene la responsabilidad de comunicar la existencia del canal de denuncias, su funcionamiento y los objetivos que persigue.
Asimismo, los empleados deben conocer el proceso y formato de presentación de denuncia, así como la comunicación de la misma a la persona afectada. Para esto se debe elaborar un reglamento del canal de denuncias y comunicarlo a todo el personal de la empresa y otras personas relacionadas.
- Revisar periódicamente el funcionamiento del canal de denuncias ya que, en algún momento, puede ser viable el solicitar una auditoría externa, la cual permita detectar y subsanar posibles errores que se puedan presentar, como caídas de la página o formularios que no se encuentren funcionando de manera correcta.
- Establecer un régimen sancionador adecuado, utilizando un sistema disciplinario que penalice el incumplimiento de la ley o las normativas internas de la empresa.
De igual forma, la magia de esta solución no radica en solo habilitar un canal para recibir la información por parte de los colaboradores, sino que también se debe disponer de un equipo preparado para administrar las denuncias, permitiendo establecer planes de acción en cuanto se detecte un área de oportunidad.
Por esto, algunos expertos sugieren designar a un responsable del Sistema de Información Interno, quien tendrá como principal tarea el organizar y analizar las denuncias recibidas y determinar si deben tramitarse y comenzar un proceso de investigación interna.
¡Implementa un canal de denuncias exitoso!
Si dentro de tu compañía aún no implementas la herramienta del canal de denuncias y has entendido la importancia de tener contar con uno, puedes comenzar a estructurarlo siguiendo estos puntos:
- Elige las vías de comunicación que se usarán para realizar y recibir las denuncias; recuerda que este debe estar siempre disponible y ser intuitivo y fácil de usar para cualquier colaborador. ¿Qué tal contar con una opción directamente en la nube?
- Nombra a un responsable a cargo del sistema interno de información, puedes ser tú, líder de RH, o bien, designar a alguien de departamento, e incluso segmentar las denuncias por líderes de equipo; esto ayudará a que las cabezas de departamento atiendan las solicitudes de sus colaboradores directos, pudiendo accionar de manera rápida con tu respaldo.
- Elabora el reglamento del canal de denuncias; puedes considerar integrarlo a las políticas internas de la empresa y mantenerlos en un espacio siempre visible.
- Define el protocolo de actuación para la gestión y tramitación de las denuncias, llevando un registro de las denuncias recibidas y de qué manera se actuó para solucionarlas.
- Comparte con tus equipos las buenas nuevas, informándoles de la existencia del canal de denuncias, su reglamento y cómo pueden acceder a él cuando lo necesiten. Aquí te puedes apoyar de los canales de comunicación interna y noticias, así como capacitaciones rápidas para mostrar su uso.
Recuerda que el valor de los canales de denuncias en RRHH radica en que son una herramienta fundamental para garantizar un entorno laboral seguro, legal y ético, que beneficia tanto a empleados como a la empresa en su conjunto.
No dejes de lado las opciones que se encuentran a tu alcance para llevarlos a buen puerto: el éxito está hoy al alcance de un clic.
