No es un secreto que la gestión de turnos de trabajo es uno de los desafíos más grandes para recursos humanos, y es que, entre las necesidades de la compañía y los requerimientos de los colaboradores, es un reto realizar la coordinación de todas las jornadas de trabajo.
Los turnos rotativos en el trabajo son muy usuales sobre todo en las siguientes industrias:
- Transportistas
- Servicios de emergencias
- Hospitales
- Personal en refinerías, eléctricas, etc.
- Gasolineras
- Servicios de seguridad
- Hoteles
- Fábricas
Sin embargo, hay algunas otras que, aunque la empresa no se mantenga operando las 24 horas, optan por los turnos rotativos para disfrutar de sus ventajas, como lo son restaurantes, supermercados etc.
En medio de calendarios, horarios y solicitudes de colaboradores, la carga de gestor de turnos laborales es gigante, aunado a esto sumemos que muchas organizaciones aún llevan su control de asistencia de forma manual en una hoja de Excel. Si este es tu caso, llegaste al lugar correcto.
Hemos creado este blog con el fin de ayudarte a mejorar la gestión de asistencia de empleados en tu compañía, haciendo que el proceso sea menos largo y tedioso para recursos humanos y mejorando la atención a los empleados.
Ventajas de los turnos rotativos en las organizaciones
La implementación de estos turnos laborales tiene ventajas para el trabajador y por su puesto para la organización, hablemos de las principales.
- Distribuyen a los trabajadores con mejores resultados: A través de estas jornadas de trabajo se puede lograr rotar a los mejores talentos y ellos pueden fungir como embajadores del buen desempeño laboral y contagiar a sus compañeros de prácticas que aumentarán la productividad en la compañía.
- Mayores oportunidades de capacitación para trabajadores: Como cada turno implica distinta responsabilidad, las organizaciones deben garantizar tener personal capacitado todo el tiempo para las demandas laborales del turno, esto garantiza la calidad frente a cliente y al producto final. Además, ayuda a que los trabajadores se sientan realizados, que son tomados en cuenta y en constante crecimiento en la empresa, lo que se convierte en un incentivo más para permanecer en el equipo por mucho tiempo.
- Empatía entre trabajadores: Dado que todos los empleados deben pasar en algún punto por los diferentes horarios laborales que la compañía necesita, no existen los malos entendidos por tener o no un mejor o más flexible horario de trabajo.
- Elimina la rutina del día a día de los colaboradores: Cambiar la rutina y de horarios para trabajar permite que los empleados se sientan activos para ejecutar sus actividades, esto reducirá las posibilidades de errores humanos en la operación. Para el colaborador esto implica el que pueda cumplir con sus asuntos personales en diferente horario si así lo necesita.
Ahora que sabemos cuáles son los beneficios de esta modalidad de trabajo, te compartimos nuestros consejos para mejorar la gestión de turnos laborales en tu empresa.
Consejos para la gestión de turnos laborales
- Conoce a tu equipo
El primer paso es conocer al equipo, esto te ayudará a tener un panorama general de la situación y necesidades de la empresa.
Para ello será necesario crear las listas del personal que actualmente forma parte de la empresa, especificando su posición, departamento y toda la información que puedas incluir, por ejemplo, datos de contacto o habilidades.
Adicional, es importante colocar el tipo de turno que tiene cada persona, completo, parcial o restricciones de horas que pueda tener.
- Escucha a los colaboradores antes de crear un proceso para la gestión de turnos de trabajo
Abre un espacio para que los trabajadores puedan comunicar su turno laboral de preferencia, aunque no siempre se pueda cumplir, es bueno tenerlo en cuenta para satisfacerlo en la medida de lo posible, esto abrirá una oportunidad para promover una cultura laboral positiva y de trabajo colaborativo.
Además, esta información te ayudará a ubicar al personal en un horario determinado buscando siempre el mayor beneficio para todos.
- Facilita el acceso a los horarios laborales
Ahora que el calendario de turnos de trabajo ya está creado, es muy importante comunicarlo a tiempo a los empleados publicándolo en un lugar que esté siempre disponible y a la vista de todos, ya que en un horario por turnos es muy usual que los colaboradores no recuerden qué horario tendrán en el siguiente periodo.
Pegar un calendario impreso en el tablero de la compañía puede funcionar, sin embargo, no es muy eficiente si pensamos que algunos de los colaboradores se encuentran de vacaciones, en incapacidad o no fueron a laborar ese día, además de que existe la posibilidad de que se extravié.
Por eso te recomendamos echar mano de una app de recursos humanos que todos los colaboradores tengan disponible en su celular y les brinde la oportunidad de revisar su horario laboral, entre otra información importante.
- Anticípate a los peores escenarios
En la gestión de turnos de trabajo siempre hay que ir un paso delante de los peores escenarios, que pueden ser las faltas y retardos.
Para prevenirlos lo mejor es crear una política de asistencia, difundirla entre el equipo y ¿por qué no? Recompensar la puntualidad y asistencia perfecta en la empresa.
Al implementar dichas prácticas, es posible alinear las expectativas y necesidades tanto del colaborador como de la empresa, contribuyendo para reducir el ausentismo laboral e impuntualidad.
Para lograrlo, es fundamental que además de tener procesos estructurados, los cuales pueden contar con soluciones que faciliten el control de turnos de trabajo y ausencias, se implementen todas las estrategias necesarias para que tu organización sea un buen lugar para trabajar y desarrollarse profesionalmente.
- Evalúa la gestión de turnos de trabajo
Llevar el seguimiento de los índices de absentismo y retardos será un buen indicador para determinar si esta nueva gestión de horarios laborales está funcionando.
Observa las tendencias de ausencias y crea estrategias para cerrar estas brechas que pueden estar afectando la productividad laboral de la compañía y siendo un área de oportunidad en el bienestar de los colaboradores.
En conclusión, el propósito de los turnos de trabajo es mantener las operaciones de la compañía en un buen ritmo y ayudar a los empleados a conjugar la vida social y familiar con la laboral.
Tener una buena gestión de turnos laborales se vuelve más complicado entre más empleados tenga una empresa. Pero cuidar este aspecto tiene sus recompensas. Y puede incrementar el desempeño de forma nunca antes vista. ¡Los trabajadores lo agradecerán!
