Dentro de las muchas labores del departamento de RH, el manejo de la Nómina es una de las más importantes, puesto que en ella se incluyen diversos factores que deben estar alineados a los requerimientos de ley. Uno de ellos son las incidencias en el trabajo, pero ¿cómo se puede tener todo bajo control?
En esta entrada del #blogWorkbeat te contaremos más sobre ellas y cómo es posible tener toda la información centralizada y bajo control, independientemente de la modalidad laboral de tu empresa. ¿Nos acompañas?
Incidencias laborales: un pequeño recuento de tu gran importancia
Estamos seguros de que, como experto en Recursos Humanos, dominas completamente el término de ‘incidencias laborales’, sin embargo nunca está de más un ‘refresh’.
Como abordamos en artículos anteriores del #blogWorkbeat, cuando hablamos de incidencias consideramos a todo aquel cambio que puede llegar a afectar de forma directa el pago de una nómina empresaria.
Generalmente, estos cambios o incidencias de nómina están relacionadas de forma directa con aspectos como la asistencia, el pago de incentivos adicionales, descuentos o pagos de ley, así como incapacidades por lesiones dentro o fuera de la empresa, repercutiendo así en el pago final del salario del colaborador.
De esta manera, la importancia de llevar un registro y control de las mismas recae en el líder o gente de RH, pues el correcto cálculo del pago de la nómina y/o de impuestos permite gestionar procesos apegados a la ley; de igual forma, en caso de algún error o incluso litigio, es probable que el trabajador acuda a solicitar una aclaración, siendo necesario mostrarle a él o a la instancia correspondiente el registro de incidencias como prueba del proceso interno de la compañía.
Los dos tipos de incidencias que podemos encontrarnos en el trabajo son:
- Incidencias imprevistas, refiriéndose a aquellos eventos o situaciones que ocurren repentinamente o de manera ocasional; por lo tanto, la persona no puede cumplir con su trabajo. Por ejemplo: el fallecimiento de un familiar, ausencias injustificadas, retardos o incapacidades suscitadas por accidentes dentro o fuera de la empresa.
- Incidencias previstas, siendo todas aquellas contempladas en la estrategia empresarial desde el inicio del año corriente y para las cuales existe un procedimiento claro de cálculo y otorgamiento, tales como vacaciones, incapacidades por maternidad o paternidad, bonificaciones extras, condiciones médicas especiales o pagos de ley como PTU, Aguinaldo y Prima vacacional.
Por otro lado, las principales ventajas de contar con un cálculo y gestión de incidencias en el trabajo son:
- Contar con un cálculo correcto de la nómina empresarial, así como de los impuestos que deben reportarse a las instituciones gubernamentales correspondientes.
- Evitar sanciones y pagos complementarios ante errores o faltas a las leyes vigentes del país.
- Contar con evidencia de la información, como mencionábamos en líneas anteriores, en casos de inconformidades o litigios laborales frente a empleados e incluso competencia.
- Mejorar la eficiencia del trabajador, a partir de equipamiento, acondicionamiento de su lugar de trabajo y corrección de faltas por desempeño.
Controla las incidencias digitalizando tus procesos
Con base en esto, es un hecho que una mala gestión de las incidencias en la nómina puede desembocar en repercusiones que terminarán impactando diversos aspectos de la compañía; es por esto que llevar a cabo esta labor en una forma manual, por ejemplo recordatorios en post-its, reportes escritos o en Excel puede llevar a tener pérdidas en la información o bien, errores en la captura de los datos necesarios.
Si dentro de tu empresa aún realizas este proceso (y muchos otros) de manera manual, ¡no te preocupes! Hoy cuentas con una gran aliada: la digitalización de Recursos Humanos y sus tareas.
Dentro de los grandes beneficios de decidirte por apoyarte en este recurso tan presente en las compañías alrededor del mundo se encuentran:
- Contar con una plataforma que te permita realizar una prenómina o bien, integrar incidencias en nómina antes de su cálculo final te ayudará a generar, de manera automática, bases de datos y eventos a partir del registro de cada eventualidad; de esta manera podrás reducir considerablemente el margen de error y contarás con un concentrado que te ayudará a darle seguimiento a detalle de cada suceso.
- Por otro lado, los responsables de la generación, revisión y gestión de la nómina pueden acceder a reportes que les permitirán detectar cada incidencia dentro del proceso, así como complementar este registro con los informes médicos o formatos de autorización necesarios en caso de que la incidencia utilizada así lo requiera, tal como se necesita para los casos de licencias por paternidad, maternidad, incapacidades de salud o bien, algún permiso especial otorgado al colaborador y vacaciones.
- En caso de ser necesaria una aclaración o frente a una auditoría, los encargados pueden descargar la información o generar reportes para los fines que se requieran, personalizándolos según los requerimientos del solicitante. Este tipo de reportes también sirven para identificar patrones de incidencias y tomarlos en cuenta para la planeación de estrategia empresarial o de departamento de los periodos posteriores.
✅ Visita el blog ‘Reporte de incidencias: ¿cómo volverlo más eficiente?’
- De igual manera, digitalizar la gestión de las incidencias por medio de una plataforma automatizada ayudará de forma directa en el cálculo de deducciones de impuestos, lo cual es una gran ventaja y representa un ahorro de tiempo para el gestor de nómina.
✅ Descarga el e-book ‘Digitalizar RH no es una opción, es una necesidad’
- Asimismo, estas herramientas digitales te permitirán mantener conectada tu Nómina y prenómina con otros aspectos que pueden derivar incidencias, tales como la Gestión del tiempo y, como mencionamos en el punto 2, las solicitudes de Vacaciones realizadas por tus equipos de trabajo. Esto te ayudará a contar con hasta el 50% de tu día laboral a favor para destinarlo a otras tareas.
- Por último, contar con una herramienta 100% disponible en la nube ayudará, por partida doble a los empleados de la compañía: a los trabajadores, para realizar solicitudes y permisos que se convertirán a la postre en incidencias, todo por medio de flujos amigables y 100% conversacionales, y al gestor de la nómina, pues podrá ver solicitudes, realizar autorizaciones, seguimientos y reportes desde donde esté: la oficina, casa o su siguiente lugar favorito para trabajar en el campo o la ciudad.
Recuerda que hoy existe tecnología especializada que juega a nuestro favor y, entre otras cosas, nos permitirá ahorrar tiempos y disminuir el trabajo requerido para tener un cálculo adecuado de la nómina, así como contar con la conformidad de nuestros empleados en sus pagos recibidos por el trabajo que realizan.
No dejes de lado estas herramientas que están aquí para facilitar tu día, poniendo en tus manos experiencias automágicas para cuidar de tu activo más importante: tus colaboradores. ¡Nos vemos en el siguiente blog!
