Reporte de incidencias: ¿cómo volverlo más eficiente?

May 20, 2022

Dentro de las actividades que realiza un departamento de Recursos Humanos de forma regular es la creación y gestión de un reporte de incidencias, el cual permite registrar y detallar, de forma específica, todos aquellos eventos ocurridos en cierto periodo de tiempo, los cuales pueden provocar movimientos en el pago de nómina.

En esta entrega del #blogWorkbeat te contaremos cómo crear un reporte de incidencias de forma sencilla y ágil, y de qué tipo de herramientas puedes apoyarte para mejorar tu proceso de trabajo mensual.

Incidencias: ¿cómo podemos definirlas?

Tal y como lo mencionamos en líneas anteriores, por incidencias consideramos a todo aquel cambio que puede llegar a afectar el pago de nómina. Generalmente, estos cambios o incidencias de nómina están relacionadas de forma directa con la asistencia, pago de incentivos adicionales o descuentos, repercutiendo así en el pago final del salario del colaborador, contemplando situaciones como: retardos, faltas, incapacidad, vacaciones, días económicos, etc. 

Es por esto que la importancia de llevar este registro de la manera más clara y certera posible recae en el líder o gerente de RH pues el correcto cálculo del pago de la nómina y/o de impuestos permite gestionar procesos apegados a la ley; de igual forma, en caso de algún error o incluso litigio, es probable que el trabajador acuda a solicitar una aclaración, siendo necesario mostrarle el registro como prueba. 

Asimismo, llevar un registro de incidencias permite a las empresas identificar por qué suceden y reaccionar implementando algún tipo de estrategia o plan accionable, evitando así que continúen.

Ventajas de gestionar eficientemente las incidencias

Adicional a lo expuesto anteriormente, podemos encontrar otras ventajas de gestionar las incidencias de forma eficiente, tales como:

  • Eficientar el trabajo del área encargada de la prenómina.
  • Calcular correctamente los impuestos.
  • Pagar de manera correcta la nómina.
  • Tranquilidad al enfrentar revisiones fiscales.
  • Evitar sanciones y pagos complementarios de impuestos.
  • Evidenciar la información, en caso de inconformidades o litigios laborales.

¿Cómo puedo crear un reporte de incidencias eficiente?

Como podemos notar, controlar las incidencias es sumamente importante a tal punto que incluso las empresas están empezando a adoptar la tecnología para agilizar este proceso y beneficiarse de contar con toda la información necesaria en un mismo lugar.

Así, utilizando plataformas sencillas, intuitivas y siempre disponibles se puede crear un reporte de incidencias dinámico, funcional y legible siguiendo estos puntos:

1. Contar con un registro de asistencia individual 

Para conocer e identificar una incidencia, así como realizar el reporte se requiere conocer los parámetros a considerar. Es por esto que es fundamental llevar un registro de cada uno de los colaboradores en el que se considere su jornada laboral, horario, permisos autorizados, etc.  versus a su productividad y objetivos cumplidos en determinado periodo. 

Aquí, el uso de registros de asistencia desde apps y la geolocalización serán grandes aliados para el día a día.

2. Conocer los tipos de incidencias

Existen dos tipos de incidencias entre las que se debe identificar al realizar estos reportes: 

  • Previstos: aquellos que son constantes en una plantilla y siempre se deben mapear: vacaciones, incapacidad por maternidad o alguna condición médica. De igual manera, aquellos descuentos consecutivos o bonos que forman parte del salario mensual de los colaboradores.
  • Imprevistos: aquellos que al aparecer de forma repentina u ocasional no se pueden tener mapeados de forma constante, tales como faltas injustificadas, retardos o incapacidad por accidente. 

3. Comienza a trazar tu reporte

Hoy en día, la mayoría de las empresas cuentan con formatos específicos para reportar estos aspectos, teniendo a la mano plataformas que les permiten reportar las incidencias y generar una prenómina de forma sencilla y en pocos minutos, facilitando así el día de los encargados de esta dinámica. 

Aun así, si buscas implementar un formato desde cero, considerar los siguientes valores como base te será de gran ayuda:

  • Fecha
  • Sucursal
  • Número de colaborador
  • Nombre de colaborador
  • Departamento
  • Puesto
  • Tipo de incidencia
  • Referencia
  • Justificada o no 
  • Valor
  • Comentarios adicionales 

Aquí, es importante mencionar que el departamento de Recursos Humanos podrá recibir aclaraciones y/o justificaciones oportunamente para evitar aplicar descuentos, así como gestionar los procedimientos relacionados con incapacidades u otros trámites, con la finalidad de apegarse a los requerimientos de ley.

4. Envía tus reportes de incidencias para realizar el cálculo

Una vez realizado este reporte considerando todas las variables, detalles y documentación adicional, es importante realizar una segunda revisión y pasarlo el siguiente filtro para la firma de enterado, que dependiendo los lineamientos de la empresa puede ser al responsable de RH, los gerentes de las áreas o bien, los jefes directos. 

Autorizado el reporte, lo siguiente es enviarlo al departamento financiero, contador o a quien corresponda hacer el cálculo de nómina, para que se apliquen los descuentos o incrementos correspondientes y se calculen los pagos quincenales o mensuales de cada colaborador. 

Adicionalmente, estos registros deberán guardarse en el expediente de cada colaborador.

5. Genera planes de acción

Dentro del departamento de RH, la información es nuestra gran aliada; por ello, con los datos obtenidos de forma genera es fácil identificar algún índice preocupante dentro del proceso de prenómina e incidencias (en especial a aquellos que se refieren a las situaciones imprevistas) y desarrollar planes de acción impedir que sigan presentándose.

Hoy día, contar con soluciones tecnológicas que nos permitan gestionar este tipo de procesos sin duda facilita nuestro día a día y nos permite reducir el tiempo de trabajo, así como aquellos márgenes de errores que eran más comunes realizando las tareas de forma manual.

Olvídate de problemas y adéntrate en un mundo de RH diseñado para gestionar el talento y brindarles, junto a sus líderes de RH, todas las herramientas que necesitan y les ayudarán a vivir experiencias laborales únicas.

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