Muy seguramente, en alguna parte del mes llegarás al momento en el que debes presentar a tu equipo, líderes o jefes ese reporte construido con los KPI’s más importantes para el departamento de RH.
Hoy en día, es más común utilizar diversos KPI’s para evaluar el performance del área de atracción y retención de talento; por ello, establecer indicadores base de Recursos Humanos es clave para sacar el máximo provecho al capital humano de la empresa y alcanzar objetivos estratégicos en el departamento de RH.
En esta entrega del #blogWorkbeat te contamos más sobre las métricas imperdibles para los reportes y el día a día de RH.
KPI’s de RH: ¿qué son y cómo establecerlos?
Como platicábamos en líneas anteriores, la medición de resultados es imprescindible para todas aquellas organizaciones que se encuentran en busca de tomar mejores decisiones que les permitan crecer y evolucionar; por ello, muchas de ellas (si no es que la mayoría) utilizan KPI’s para llevar a cabo mediciones y evaluaciones de desempeño de equipos, procesos o proyectos específicos.
Para definirlo concretamente, un KPI o indicador de desempeño es una unidad métrica que mide el rendimiento de una actividad o proceso concreto, y su objetivo es que nos sirvan de referencia a la hora de evaluar procesos o actividades en función a los objetivos que se quieran alcanzar; es decir, los KPI’s nos permitirán medir el éxito de las acciones realizadas, detectar posibles errores o deficiencias y ayudarnos a tomar mejores decisiones.
Las principales características que debe poseer un KPI son:
- Ser concreto: el KPI debe ser tangible, estar acotado y hacer referencia a un objetivo.
- Ser medible: si no puedes medir el KPI, no es un KPI.
- Ser Asequible: se debe ser realista al crear o elegir los KPI’s que van a marcar el éxito o fracaso de las acciones realizadas.
- Ser relevantes: monitorizando lo que realmente importa ayudará a no perder el tiempo con indicadores que no aportan nada a la empresa.
Por otro lado, para crear o elegir un KPI realmente efectivo, existen cuatro aspectos fundamentales para tener en cuenta:
- Unidad de medida: en este punto debemos decidir qué vamos a medir. Ya sea la media de años que permanecen los colaboradores en la organización o el costo promedio que supone la contratación, o bien el porcentaje de las veces que un empleado se ausenta por incapacidad o enfermedad.
- Objetivo: es esencial establecer unos objetivos previos, ya que los KPI’s nos van a permitir alcanzarlos. Los objetivos deben ser SMART es decir, específicos, medibles, alcanzables, realistas y deben ser alcanzables en el tiempo.
- Fuente: es esencial tener en cuenta todas aquellas herramientas con las que contamos para extraer nuestros datos, como el uso de un CRM o un software de Recursos Humanos que nos permita contar con toda la información de nuestros colaboradores centralizada.
- Frecuencia: también es necesario definir cada cuánto tiempo se revisará el KPI y establecer una periodicidad para su extracción y reporteo.
¿Cuáles son los KPI’s más utilizados en Recursos Humanos?
Dentro de los KPIs que son más usados por los líderes de RH al momento de evaluar a sus equipos y reportar resultados se encuentran:
Retención de Talento
Este es un KPI de recursos humanos que indica la estabilidad laboral de una empresa, pues permite conocer la tendencia media de los colaboradores a quedarse en la empresa. Además, se encuentra ligada a otros factores como el clima laboral.
El índice de retención de talento se calcula comparando la cantidad de trabajadores que se unieron a la empresa en un periodo concreto vs los que permanecieron durante ese mismo periodo.
Duración en el puesto
Muchas fugas de talento suelen tener una estrecha relación con el tiempo que pasa un empleado en un mismo cargo; si los tiempos son demasiado largos, muchos empleados tienden a buscar nuevas oportunidades y salir de la empresa.
Por ello, una buena opción es calcular el tiempo medio que tarda un empleado en ascender dentro de la compañía y avanzar dentro de un plan de carrera. Para ello, es necesario sumar el número de meses que lleva cada empleado con el mismo cargo y dividir el resultado entre el número total de empleados de la empresa.
Absentismo Laboral
Este indicador suele medir las ausencias de los empleados en sus puestos de trabajo por motivos de retrasos, bajas médicas o ausencias justificadas o injustificadas, y puede ayudar a predecir bajas en el equipo o problemas de funcionamiento dentro de la empresa.
En función del valor promedio de la hora trabajada se puede cuantificar el impacto del absentismo en los costos de la empresa.
Tiempo medio por contratación
El tiempo que transcurre entre que un empleado comunica su baja y deja la empresa hasta que otro candidato es seleccionado y empieza a trabajar supone un gran costo para la compañía. Este proceso se puede optimizar, pero es una métrica que debe analizarse con precaución ya que influyen muchos factores.
Onboarding y capacitación
El proceso de onboarding influye directamente en el desarrollo de la actividad profesional que el colaborador lleve a cabo en la empresa; analizándolo como KPI, permite optimizar la productividad de cada trabajador para, posteriormente, evaluar sus resultados y alcance de objetivos.
Promedio de tiempo para culminar objetivos
Este indicador clave permite medir la eficiencia y productividad de los colaboradores de la empresa y suele disminuir progresivamente, ya que el empleado adquiere experiencia en su puesto de trabajo con el tiempo, minimizando el tiempo promedio de trabajo.
En algún momento es habitual que este indicador quede estancado, ya que el tiempo en el que se realiza una tarea no puede optimizarse infinitamente, sino que tiende a encontrar estabilidad.
Nivel de satisfacción de los empleados
¿Cuentas con estrategias para mantener un buen ambiente laboral dentro de tu organización? ¿Tus colaboradores se sienten satisfechos con los procesos dentro de la empresa y ven posibilidades de crecimiento? Estos y otros factores relacionados a los planes de carrera y el crecimiento empresarial son sumamente importante, los cuales se ven complementados con otros indicadores mencionados anteriormente.
Costos de contratación
Otro indicador importante que hay que tomar en cuenta es el costo de contratación por cada colaborador, tomando en consideración que dentro de él hablamos de herramientas, capacitaciones, onboarding y curvas de aprendizaje.
¿Cómo puedo compilar todos los KPI’s que necesito para mis reportes y evaluaciones?
Si perder la cabeza al momento de realizar tus reportes y evaluaciones es tu pan de cada día (o semana, o mes) no te preocupes: hoy cuentas con una gran ventaja.
Gracias a la tecnología, hoy los sistemas de RH te permiten visualizar en tiempo real la información más importante de tu organización y de tus procesos, ya sea utilizando KPI’s pre configurados o bien, con la posibilidad de crear tus propias métricas.
De igual manera, existen plataformas que te pueden ayudar a generar listados inteligentes y reportes tan personalizados como los necesites, para no perderte ningún detalle y compartir los datos más importantes de tus equipos y organización.
¿Lo mejor de todo? Gracias a la automatización, ¡estos procesos sólo te llevarán el 50% del tiempo que hoy dedicas a realizarlos!
Contar con herramientas para facilitar nuestros días es una necesidad imperiosa que debemos atender y aprovechar. Apóyate de las mejores soluciones para llevar tu trabajo al siguiente nivel.
