A casi 3 años del inicio de la pandemia por COVID-19, hemos sido testigos de un sinfín de cambios dentro de los diferentes ámbitos sociales y empresariales, pues después de haber parado durante un tiempo de ‘gracia’, los engranes volvieron a girar, pero esta vez buscando crear nuevas situaciones, aprovechando diversos momentos y marcando una pauta por medio de tendencias dentro de la llamada #NuevaNormalidad.
Una de estas tendencias es el Smart working. Si quieres saber más sobre ella, quédate con nosotros en esta entrada del #blogWorkbeat.
¿Qué es Smart Working?
Cuando hablamos de smart working, hacemos referencia a dotar al empleado de los recursos necesarios para que desarrolle su labor de forma completamente autónoma. Es decir, abordamos el cumplimiento de objetivos con la finalidad de llegar a una meta y medir los resultados obtenidos, buscando darle la vuelta a los estándares de trabajo a los que estamos acostumbrados a acatar, como:
- Trabajar de forma presencial 8 o más horas
- Llevar un reporteo y seguimiento oportuno con jefes y/o superiores
- Trabajar desde la oficina o cualquier espacio de trabajo oficial de nuestra compañía
De esta forma, el modelo smart working deja de lado la forma de trabajo tradicional basada en el cumplimiento de unas horas en un puesto de trabajo concreto (generalmente una oficina), pues en su lugar existe una completa confianza entre el empleado y la empresa, que se ocupa de facilitarle al empleado todas aquellas facilidades para que lleve a cabo su tarea de la forma que este libremente escoja.
Por ello, aunque al hablar de smart working se piense directamente en trabajar bajo un esquema de home office o trabajo a distancia, hay que aclarar que aunque este sea uno de los pilares fundamentales de este modelo de trabajo, no es el único aspecto que lo determina. Algunas de las características generales y de mayor importancia que se involucran dentro de esta tendencia son:
- Movilidad y ubicación múltiple
Aunque está muy vinculado con el teletrabajo, la movilidad es uno de los elementos principales del smart working.
Mientras muchos trabajadores que adoptan el modelo de home office lo hacen dentro de unos horarios determinados y asociados a un lugar concreto, aunque no sea una oficina (generalmente su propia casa), en el caso del smart working se superan incluso estas limitaciones, ya que el empleado smart puede trabajar desde su propia casa si quiere, pero también puede hacerlo desde un hotel en la montaña, en la playa, de viaje en un tren o en un avión, desde una cafetería o desde un espacio de coworking. Además, puede hacerlo desde un sitio distinto cada vez; es decir, no solo teletrabaja, sino que dispone de una movilidad absoluta.
- Tecnología
Otra de las características fundamentales de smart working es la tecnología, ya que la deslocalización es posible solo a través de contar con un ordenador y una conexión a Internet, que son los elementos necesarios para que el trabajador smart pueda desarrollar su tarea de forma independiente al lugar en el que se encuentre.
- Libertad de horarios
Otra de las características que definen el smart working y que lo diferencian del teletrabajo tradicional es la libertad de horarios, ya que el trabajador smart no tiene que cumplir un horario: puede desarrollar su tarea en el tiempo que sea necesario y de la forma que él estime oportuna siempre que cumpla con los objetivos que la empresa le requiere.
- Trabajo por objetivos
Finalmente, la otra característica fundamental del smart working es que se trata de un modelo de trabajo que adopta por completo el modelo de objetivos. De hecho, tanto la movilidad como la libertad de horarios solo es posible gracias a que lo que se le pide al empleado son tareas vinculadas a objetivos concretos. Mientras que el trabajador cumpla con los objetivos en forma y tiempo establecido, es cuando se pueden aplicar el resto de características propias del smart working.
¿Cuáles son las ventajas del Smart working?
A grandes rasgos, se puede decir que el smart working presenta más ventajas que inconvenientes, lo que explica que cada vez sea un modelo más generalizado y presente en sectores de tipologías muy diversas.
Respecto a las ventajas, la principal de todas es que mejora con creces la calidad de vida de los trabajadores que pueden acceder a este modelo de trabajo, pues el smart working implica mejoras importantes en la conciliación de la vida familiar y laboral, ya que el trabajador puede disponer de su tiempo libremente y organizarlo de la forma que considere más adecuada para su vida diaria.
Además, otra de las ventajas más destacables de este modelo de trabajo es que reduce los costos asociados a éste, pues se evitan los desplazamientos hasta la oficina, y también los gastos relacionados a las comidas fuera de casa. De igual forma, para las empresas es un gran alivio, ya que pueden reducir los espacios de trabajo y el consumo energético, limitar los servicios adicionales que prestan a los empleados (como comedor, transporte o guardería, etc.) y disminuir el gasto en material de oficina.
¿Cómo impulsar la tendencia ‘smart’ en mi plantilla?
Si después de leer esto uno de tus objetivos de año nuevo es comenzar a implementar esta modalidad laboral de forma satisfactoria, estas son las habilidades que necesitas impulsar en tu organización para tener éxito:
- Competencias tecnológicas: el smart working supone que tienes que trabajar a distancia y, por tanto, es imprescindible dominar las diferentes herramientas digitales para desempeñar tus funciones de forma competente. Por el contrario, podrías no asistir a una junta virtual porque no sabes instalar la cámara o desconocer las últimas directrices de un proyecto porque el software de comunicación interna te resulta muy complicado.
Recuerda que hoy existen opciones que, además de brindarte las soluciones que tú y tus colaboradores necesitan, te ayudan a recuperar hasta el 50% del tiempo que antes dedicabas a hacer tareas de forma manual; es un muy buen paso para comenzar.
- Organización: con esta nueva modalidad, debes cambiar tu mentalidad hacia un enfoque de desempeño por objetivos. No obstante, como sostiene la Ley de Parkinson, las personas tienden a extender el trabajo hasta completar todo el tiempo que tienen. Al no disponer de un horario, esto puede traducirse en interminables jornadas que desembocan en el síndrome de burnout.
Por ello, para que no dediques más horas a tu trabajo que en la modalidad presencial, debes reforzar tus habilidades de autogestión y así evitar que la postergación se convierta en la dinámica de tu día a día. Puedes incentivar a tus colaboradores a utilizar plataformas de gestión del tiempo online, o bien aplicar tendencias como la Técnica Pomodoro.
- Trabajo en equipo: el hecho de tener un empleo ágil y que no debas acudir a la oficina no significa que no formes parte de un grupo de trabajo. De hecho, esta distancia entre los empleados provoca que tengas que hacer un esfuerzo extra en mejorar tus habilidades de comunicación y trabajo en equipo para que todo fluya de manera correcta.
Apoya este punto con canales de Comunicación Interna que mantendrán a tu equipo al tanto de todo lo que sucede en tu compañía.
- Gestión emocional: una de las principales desventajas de trabajar a distancia es que puede generar sensación de soledad. Por esta razón, desarrollar tu inteligencia emocional para afrontar los contras del trabajo flexible es otro de los must-haves que debes tener en cuenta al momento de implementar esta tendencia.
Pon a disposición de tus colaboradores una red de apoyo emocional (ya sea un psicólogo o grupo) a la que puedan acudir cuando tengan alguna situación; de igual manera, infórmate sobre cómo puedes apoyar desde lejos para reforzar este punto entre tus empleados. Eso sí, recuerda siempre mantenerte abierto para escuchar sus inquietudes y ver de qué manera se puede trabajar en conjunto para resolverlas.
- Capacitación: dado que el smart working se desarrolla en un entorno digital altamente cambiante, y debido a los retos que plantea este tipo de trabajo ágil, la capacitación constante es esencial para poder asumir en todo momento los nuevos desafíos.
Brinda un seguimiento óptimo a la formación de tu organización por medio de plataformas que te permitan calendarizar y evaluar los cursos y diplomados que tu plantilla necesita para continuar aprendiendo.
Un nuevo año es una nueva oportunidad para alcanzar nuestra mejor versión. Sé partícipe de ello y empodera a tus colaboradores para trabajar bajo las tendencias del mundo laboral que más se adapten a sus requerimientos: estamos seguros que, colaborando en equipo, alcanzarán el éxito.
