Dentro de una compañía, uno de los procesos más importantes y de vital necesidad dentro de la misma es el que conlleva la creación y gestión de Nómina.
Pero, al ser una tarea repetitiva y demandante llevada a cabo de forma manual, puede suceder que presente errores dentro de su gestión, y estos podrían resultar desde algo menor como una diferencia de pagos, a escalar en algo realmente importante que comprometa la empresa, al involucrar a diferentes entidades como el SAT o el IMSS debido a las discrepancias presentadas.
¿Cuáles son los errores más comunes al momento de timbrar la nómina?
Las tareas manuales suponen contar un cierto margen de equivocación, pues al trabajar de forma cíclica podemos caer en errores que, como platicábamos en párrafos anteriores, pueden pasar una factura importante para la compañía.
Algunos de los errores más comunes en los que puede caer el departamento de RH y nómina al generar los recibos estos recibos son:
1. Errores al ingresar las cantidades
Al ser un cálculo en el que influyen las sumas de salario más algunas incidencias adicionales a tener en cuenta como horas extras, la resta de retenciones, la multiplicación por los días laborados o el cálculo de ISR, generar la nómina para todos los empleados y sus diferentes situaciones podría ser caótico, sobre todo cuando hablamos de compañías con un número considerable de colaboradores.
2. Usar recibos de nómina anteriores como base
Al ser un proceso que se lleva a cabo de forma recurrente, es posible que la nómina cuente con un formato base, aunado a que muchos trabajadores se pueden encontrar en condiciones similares de empleo, pero hay que entender una cosa: estas no siempre serán iguales, ya que dependen de factores tan personales como días no laborados, la existencia de algún bono especial o descuento mensual, horas extras e incluso la antigüedad con la que el trabajador cuenta en la organización.
Por ello, no es recomendable utilizar como referencia nóminas anteriores. Lo más común es que estos errores se originen en el ingreso de los datos.
3. Usar un RFC incorrecto o inválido
El Registro Federal de Contribuyentes (RFC) es una clave de 13 dígitos que te identifica como persona física o moral ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Por ello, muchas veces, al no utilizar las herramientas que brinda el SAT en su portal, entre ellas la verificación, se manejan los datos de algunos empleados con un RFC mal digitado o incluso no dado de alta.
Esto puede generar un problema al momento de generar y posteriormente timbrar los recibos de nómina.
4. Problemas con la CURP
La Clave Única de Registro de Población (CURP) se asigna a todos los ciudadanos mexicanos y es una forma de identificación oficial.
Dentro del campo laboral, sirve para identificar a la persona que está percibiendo el sueldo, y un error común suele ser escribirla de manera incorrecta o duplicarla (utilizar la misma para dos empleados diferentes).
Por esta razón, es recomendable siempre verificar que se trata de la clave correcta, la cual debe constar de 18 caracteres y que ésta coincida con el nombre del empleado.
5. Errores en el tipo de contrato o régimen de contratación
Es importante validar dentro del área de Recursos Humanos qué tipo de contrato corresponde a cada uno de los empleados, así como el régimen que corresponde a su contrato. Esto será de gran ayuda para mantener un orden y minimizar los errores al momento de obtener la información.
¿Cómo puedo evitar los errores en mi nómina?
Dentro de toda esta situación nos encontramos con una gran verdad: la tecnología es nuestra gran aliada, y en esta ocasión la podemos usar a nuestro favor, echando mano de todos aquellos recursos que nos proporcionen una gestión de información eficaz y útil.
Como un punto de partida, debemos entender que digitalizar el departamento de RH puede ser un gran paso para minimizar los errores que se pudieran llegar a presentar en proceso realizados de forma manual.
Si aún tienes dudas sobre cómo puedes dar el salto y adaptar tus procesos de Recursos Humanos a la tecnología y mejorarlos, descarga nuestro e-book Digitalizar RH no es una opción: es una necesidad.
De igual manera, una nómina poderosa y sin errores está a tu alcance con soluciones como Workbeat, que con su herramienta de Nómina te permitirá generar el timbrado de los recibos de nómina sin ningún costo adicional y de la forma más sencilla.
Adicionalmente tendrás acceso a un mundo completo de funcionalidades para facilitar tu día a día, entre las cuales se encuentran:
- Auditoría de Nómina
Detecta automáticamente anomalías en los resultados del cálculo como: incidencias no procesadas, movimientos duplicados y más.
- Reportes e indicadores
Consulta los datos que necesitas, desde el detalle del pago de la nómina hasta el reporte de cuántos colaboradores cuentan con incidencias registradas dentro de sus expedientes.
- Anticipos de Nómina
Ofrece el servicio de anticipo de sueldo de Workbeat a tus colaboradores cuando lo necesiten.
- Integraciones
Si u tilizas otros sistemas podrás conectarlos a tu Nómina Workbeat.
- Velocidad de cálculo
Procesa hasta 1,000 empleados en menos de 1 minuto; más rápido siempre es mejor.
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