Time blocking: la gestión de tu tiempo en tus manos

Jul 12, 2023

Dentro de la #NuevaNormalidad, una de las características más valoradas por los colaboradores es la flexibilidad laboral, pues en ella encuentran la autonomía para trabajar sus procesos y entregables de maneras distintas.

Sin embargo, nunca está de más utilizar herramientas que permitan gestionar el tiempo de manera fácil y sin complicaciones, en la carrera por lograr los objetivos, counes e individuales, de forma completa.

Una tendencia que ha venido asentándose dentro de los equipos de trabajo es el Time blocking. ¿Habías escuchado sobre él? Acompáñanos en esta entrada del Blog Workbeat para conocer sobre él y de qué forma lo puedes difundir entre tu plantilla para su beneficio.

Time blocking: el ‘hack’ para administrar el tiempo

El time blocking es una metodología de trabajo que nació en la búsqueda por mejorar la productividad, teniendo también como objetivo evitar que aquellos empleados que optan por ser ‘multitask’ puedan quedarse en el camino por lograr cubrir todos sus objetivos.

En su modelo base, esta tendencia se basa en la división de la jornada laboral en diferentes bloques de tiempo, con el fin de que el colaborador pueda brindar prioridad a aquellas tareas que debe cumplir de forma inmediata, y que sepa en qué momento del día debe buscar solucionarlas, focalizando esfuerzos durante un periodo de tiempo, sin distracciones, y mejorando de manera notable el rendimiento laboral.

Dentro de sus principales beneficios podemos encontrar:

  • Deja a un lado la procrastinación: si tú o tus empleados son de las personas que nunca se encuentran satisfechos con las tareas realizadas y las prolongan de forma constante para perfeccionarlas o bien, terminarlas después, debemos decirte que la realidad pronto te alcanzará: el tiempo no es eterno y muchas veces no juega a nuestro favor.  Por ello, el realizar una planificación en la agenda laboral nos puede ayudar a depurar las tareas sencillas, brindándoles una salida más rápida para al final del día enfocar nuestro tiempo a aquellas actividades que demandan más enfoque.
  • Facilita la concentración: ¿sabías que las personas deben invertir una media de 25 minutos para recuperar la atención plena en una actividad? Esto es, cada vez que interrumpes una tarea para hacer cualquier otra cosa no estarás de nuevo concentrado al 100% hasta casi media hora después.

Según la American Psychological Association, estas acciones pueden desembocar en perder hasta el 40% del tiempo laboral productivo. Aquí es donde entra al rescate el time blocking, pues al estar enfocado en una sola actividad en cada momento, se minimiza la pérdida de tiempo que supone pasar de una tarea a otra.

  • Genera un registro temporal: según el célebre consultor Peter Drucker, “Lo que no se mide, no se puede mejorar”.

Por ello, gracias al time blocking es posible llevar a cabo un seguimiento del tiempo que invertimos en nuestro trabajo; de esta forma, es posible promediar el tiempo que le dedicamos a nuestras actividades según su nivel de complejidad y de urgencia, optimizando así la planificación de trabajo y mejorando nuestra productividad de forma gradual.

  • Contribuye a la conciliación: según el postulado de la Ley de Parkinson (y que todos deberíamos dejar de lado), al contar con una tarea en nuestra lista de pendientes empleamos todo el tiempo del que disponemos para terminarla; es decir, si nuestro deadline es el viernes, seremos capaces de prolongar el tiempo de entrega para compartir el entregable en la fecha final.  

Apostar por el time blocking es contar con tiempo a nuestro favor, pues nos permite conciliar las fechas de entrega con nuestra agenda, de manera que esta no se vea ‘ahogada’ o comprometida al momento de planificar nuestro día o semana laboral, dejando también un espacio óptimo y de calidad para nuestra vida personal. 

  • Aumenta la satisfacción personal: el siguiente enunciado es una verdad universal: no hay nada más frustrante que ver cómo tu lista de asuntos pendientes no para de crecer y sentir que lo que hacemos no ayuda en nada.

Si este es tu panorama actual, con el uso del time blocking notarás los avances en tus tareas y, por tanto, te sentirás más satisfecho y motivado a culminarlas o bien, a aceptar nuevos retos y responsabilidades en proyectos alternos.

Así puedes usar esta tendencia a tu favor

Si has llegado hasta aquí, estamos seguros que implementar el time blocking dentro de los procesos de tu plantilla te ha sonado una gran idea, así que ha llegado el momento de buscar darle difusión entre tus colaboradores y ver los resultados positivos de forma gradual.

Para ello, puedes comenzar siguiendo estos pasos:

  1. Acércate a los líderes de equipo, departamento o área y analiza en conjunto cuáles son las actividades en lista de los colaboradores. Esto servirá como un parteaguas para conocer el tipo de tareas que los empleados suelen llevar a cabo, promediando en ellas un tiempo estimado para culminarlas según su grado de complejidad. 
  • ¡No olvides la flexibilidad! Hay que recordar que ni los días ni las semanas son iguales, pues los requerimientos de la compañía, clientes e industria se mantienen en un cambio constante; es por esto que esperar que todos los colaboradores le dediquen el mismo tiempo a sus tareas es para nada útil.

Por ello, la mejor apuesta para planificar un proceso de time blocking es hacrelos por semana, ya sea el viernes al cierre de la jornada o bien, a primera del lunes. De igual manera, no dejes de lado aquellos bloques donde tus colaboradores puedan (y tú puedas) darse un respiro, tomar sus alimentos o realizar algún hobby en caso de trabajar en una modalidad laboral que lo permita, pues esto servirá como motivación para que sean más estrictos con los objetivos marcados durante la jornada laboral.

  • Incentiva la agrupación de tareas en un formato de ‘batching’, esto es, clasificarlas dentro de un mismo bloque de tiempo para realizarlas. Esto será de gran ayuda para ahorrar tiempo en los saltos que se pueden dar de una a otra
  • ¡Apóyate de la tecnología! Contar con herramientas siempre disponibles y al alcance de todos ayudará a tu plantilla a sentirse conectada, incluso si se encuentran trabajando en una modalidad laboral que no es 100% presencial.

Las herramientas de Gestión del tiempo te permitirán tener un ojo en el proceso del tiempo de cada colaborador, todo para mantenerte al pendiente para cubrir cualquier eventualidad que se pueda presentar. Adicionalmente, una herramienta de Desempeño te permitirá realizar la carga y seguimiento de objetivos de forma trimestral, semestral o anual, lo cual ayudará para la evaluación de resultados (individuales o grupales) y la planificación de los siguientes objetivos.

  • Capacitar siempre será importante, por ello puedes ayudarte de herramientas digitales para asignar y difundir cursos, talleres e incluso demostraciones sobre el time blocking y las herramientas digitales que los empleados pueden utilizar para implementar esta metodología en su día a día.  

De igual forma, puedes echar mano de soluciones de Comunicación interna interna para compartir la información más relevante con tus equipos, de manera que todos se encuentren alineados con ella y sepan de qué manera pueden proceder para implementar diversas metodologías laborales.

  • Por último, no olvides el feedback, pues es realmente importante conocer la visión que los empleados tienen en su asignación y cumplimiento de actividades laborales; las encuestas de clima laboral y los buzones de sugerencias pueden ayudarte en este proceso.

Una vez que el time blocking se vuelva parte del día a día de tu plantilla, estamos seguros que sus minutos se convertirán en horas, teniendo así la oportunidad de destinar tiempo de calidad para otras actividades.

En palabras de Stephen R. Covey, autor del libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, la clave para el éxito no radica en saber gestionar el tiempo, sino también en saber a qué aspectos debemos dedicar nuestros minutos en cada momento.

Apóyate de todas las herramientas que te permitirán transformar a tus equipos en colaboradores productivos y un éxito en el mercado laboral competitivo, todo ello sin descuidar su bienestar emocional. ¡Hasta la próxima!

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