Sin lugar a dudas, el trabajo a distancia se ha convertido hoy día en una realidad más que aceptada y vivida por muchas empresas alrededor del mundo. Y es que, cuando su giro lo permite, este cambio ha sido de gran impacto para descubrir que, aún lejos, los equipos pueden cohesionar y trabajar de forma continua sin parar las operaciones diarias ni entorpecer las relaciones interpersonales.
Sin embargo, hay algo contra lo que los colaboradores en teletrabajo pueden estar luchando: mantener su concentración para impulsar la productividad laboral. Por ello, en esta entrada del #blogWorkbeat abordaremos las principales características de la concentración en el trabajo y cómo podemos optimizarla a distancia, con la finalidad de alcanzar nuestras metas. ¿Nos acompañas?
Concentración en el trabajo: las primeras impresiones en el trabajo a distancia
Cuando hablamos de concentración en el trabajo lo primero que viene a nuestra mente es el realizar actividades de forma continua, una tras otra, hasta que logremos liberar nuestra agenda y dar por terminados nuestros entregables.
Sin embargo, desde hace unos años, incluso antes de la llegada de la pandemia por COVID-19 se hablaba de tiempos muertos, horas que no eran necesarias trabajar y pérdida de concentración en nuestras actividades diarias. Y es que a pesar de que la mayoría de los trabajadores cumplimos con horarios que oscilan entre las 8 y las 10 horas diarias, hay que aceptarlo: en muchas ocasiones nos podemos concentrar y ser realmente productivos en menos tiempo del que pasamos sentados frente a la computadora por ley.
Es por esto que hoy sabemos que mantener la concentración en el trabajo no siempre es fácil, independientemente de si trabajamos desde casa o compartimos espacio en un centro de trabajo, pues pueden existir diferentes agentes externos y situaciones por las que nuestro workflow no se desarrolla como nos gustaría a nosotros (o a nuestros jefes), provocando que la concentración se vaya y que no todos los días nos sintamos igual de productivos.
Entrando más a fondo en este concepto, algunas de las razones que pueden mermar la concentración en el trabajo son:
- Las distracciones trabajando en casa: ya sea por atender asuntos personales en el transcurso del horario laboral o convivir con más personas dentro de nuestro hogar mientras trabajamos, las distracciones en casa están a la orden del día.
- Las interrupciones de los compañeros laborando desde la oficina: el ruido en general de una oficina conjunta aunado a la constante interacción entre colaboradores puede fungir como principal distracción para desconcentrarnos.
- Extender la jornada laboral innecesariamente: pedir al equipo que permanezca en la oficina o conectado a distancia al finalizar el horario laboral oficial puede también mermar su concentración y productividad, llevándole a procrastinar sus tareas diarias.
- Exceso de actividades en un periodo de tiempo corto: el comprometernos a realizar diversas tareas en un lapso de tiempo ‘apretado’ nos llevará indudablemente a explotar, pues al querer abarcar muchos entregables podemos desconcentrarnos y llegar a cometer errores que pueden pasarnos factura.
La noticia: sí es posible concentrarse en el trabajo a la distancia
Habiendo leído los párrafos anteriores llegamos a una realidad innegable: desde la perspectiva de RH, como un departamento con influencia en el resto de los procesos de una compañía, debemos comenzar a mover los engranes para impulsar una correcta concentración en el trabajo, la cual podrá ayudar a nuestros equipos a impulsar su productividad y mejor versión.
Por ello, para hacer frente a las potenciales distracciones y mejorar la concentración en el trabajo diario es recomendable poner en práctica algunas recomendaciones que permitan hacer que nuestro tiempo laborando a distancia sea lo más productivo posible. ¡Toma nota!
1. Ayuda a tus equipos a definir límites de tiempo para sus tareas y jerarquizarlas
Una verdad es que, cuando trabajamos a distancia, es más difícil desconectarnos del trabajo, pues al tener acceso a nuestras computadoras y teléfonos 24/7 nos puede parecer fácil realizar y atender las solicitudes laborales cuando llegan, independientemente de la hora.
De esta forma, podemos caer en posponer las obligaciones o lo que lleva más urgencia ‘para después’, ya que contamos con todo el día para realizarlo. Por ello, algo que puede ser de gran ayuda es organizar las tareas por prioridad de atención y definir un tiempo límite para culminarlas.
Si te es complicado llevar un seguimiento puntual a cada uno de tus empleados (ya sea por el tamaño de tu empresa o por tus mismas actividades diarias) puedes apoyarte de plataformas que te permitan asignar tareas y objetivos, y ver sus avances de forma semanal, mensual, trimestral, semestral e incluso anual. ¿No suena increíble? ¡Así nada se te escapará!
2. Designemos un lugar y una forma de trabajar como si estuviéramos en la oficina
Andar en pijama todo el día, trabajar desde la cama y pensar que estamos en casa como si tuviéramos el día libre era realmente atractivo al inicio de la pandemia y el home office, sin embargo hoy sabemos que gran parte de nuestro tiempo es impactado por cómo nos percibimos de forma diaria. Por ello, puedes incentivar a tus equipos a acondicionar un lugar dentro de su hogar para hacerlo su espacio de trabajo, claro, dándole siempre su toque en adornos, iluminación, y permitiéndoles moverse a cualquier otra parte de la casa, e incluso fuera de ella para seguir laborando.
De igual forma, el código de vestimenta puede ser más relajado, pero al momento de tener videollamadas deben mostrarse presentables para tratar con su equipo, clientes o proveedores.
Esto puedes incluirlo en las Políticas de la empresa; recuerda que mantenerlas siempre disponibles para los colaboradores será un acierto que todos agradecerán.
3. Ayuda a los colaboradores a dividir su vida personal y laboral
Un hecho es que nadie quiere que el tiempo que le dedicamos al trabajo afecte nuestro tiempo personal y viceversa, sin embargo, como leíamos en párrafos anteriores, al trabajar desde casa esta es una línea muy delgada, pues nos puede parecer sencillo responder un correo o un Whastapp fuera del horario laboral y comenzar a involucrar temas laborales en nuestros momentos familiares.
Por ello puedes impulsar en tus equipos el establecer límites: desde pedir a los líderes de equipo o departamento que se organicen para no realizar solicitudes fuera del horario oficial hasta pedir a los colaboradores que aprovechen su tiempo libre y no respondan fuera de horarios de oficina, así como que organicen sus tareas diarias para terminarlas en los horarios establecidos.
Como apoyo, puedes echar mano de herramientas de Comunicación Interna que te ayuden a mantener a tus colaboradores informados de todo lo que sucede en la organización del día a día.
4. Promueve el descanso entre tus equipos
El hecho de que estemos trabajando desde casa, no significa que debamos trabajar sin parar.
Por ello, como abordamos en el punto anterior, es necesario compartir con los colaboradores técnicas y prácticas para organizar su día con intervalos de descanso que ayudarán a mejorar su concentración. ¿Qué tal probar con técnicas como la Pomodoro?
De igual forma, el promover tomar siestas y mantenerse activos con caminatas y ejercicios físicos, e incluso organizar rallys presenciales (de ser posible) podrá ser de gran apoyo para alejarlos del escritorio y mejorar su rendimiento y salud, tanto física como emocional.
Recuerda mantener al equipo siempre integrado a realizar propuestas para mejorar las dinámicas laborales; los buzones de quejas y sugerencias serán grandes aliados en esta tarea.
- Mantén la conexión social
La interacción común que puede darse en el ámbito de trabajo con compañeros y colegas es un elemento que se muestra ausente cuando trabajamos a distancia.
Por ello, el incentivar las videollamadas y reuniones (de manera eventual durante la semana) puede ser de enorme beneficio para ponerle, como se dice coloquialmente “un rostro al nombre en la pantalla” y comenzar a hacer buenas migas entre los equipos.
Reúnete con los líderes de equipo o departamentos para apoyar en el fortalecimiento de los vínculos laborales y la confianza en el trabajo; recuerda que un equipo que funciona de forma correcta será más factible para alcanzar el éxito.
De igual manera que con los rallys deportivos, también desde RH se pueden organizar de vez en cuando actividades presenciales que promuevan la convivencia laboral, como el festejo de cumpleaños, aniversarios o fechas importantes para la compañía.
Recuerda que una de las principales ventajas del trabajo a distancia es que el colaborador puede elegir el sitio o rincón donde se sienta más cómodo, teniendo así la oportunidad de crear su propia oficina.
De igual forma, contar con cierta flexibilidad y autonomía para organizar sus tareas y conciliar su vida familiar y laboral le ayudará a ser más productivo, mejorando así su concentración en el trabajo.
Como líderes de RH, está en nuestras manos apoyar a llevar a cabo una correcta organización para alcanzar los objetivos diarios y semanales; por ello, con todo lo que un nuevo paradigma de trabajar a distancia representa será fundamental contar con las herramientas adecuadas para impulsar a nuestros equipos, y a su productividad y concentración, a llegar al siguiente nivel.
