El control de horario laboral es un tema importante para cualquier empresa, ya que permite medir la productividad de los empleados y asegurar que se cumplen las horas de trabajo establecidas en el contrato.
En la actualidad, el control de asistencia laboral se ha digitalizado, lo que significa que las empresas pueden utilizar software y aplicaciones para realizar un seguimiento más preciso y eficiente de las horas trabajadas por sus empleados y que además favorezca el balance entre la vida laboral y la personal.
Pero ¿qué es el control de horario digital y cómo funciona? En este artículo, vamos a explorar todo lo que necesitas saber sobre esta herramienta y sus ventajas e inconvenientes.
¿Qué es el control de horario digital?
El control de horario laboral digital es una forma de registrar las horas de trabajo de los colaboradores a través de software o plataformas especializadas.
En lugar de utilizar los métodos tradicionales, por ejemplo, los relojes checadores o registros manuales, las empresas pueden utilizar herramientas digitales para recursos humanos como la geolocalización o el reconocimiento facial para tener un seguimiento más preciso y automatizado del control de asistencia de la plantilla en todas las industrias.
¿Cómo funciona el control de horario laboral digital?
El funcionamiento del control de horario laboral digital varía según la herramienta que se utilice, pero la mejor herramienta para el registro de asistencia por geolocalización, funciona de la siguiente manera:
- Los empleados utilizan su dispositivo móvil para registrar su entrada y salida de trabajo.
- La app de recursos humanos registra las horas trabajadas y genera informes que pueden ser utilizados por la empresa.
- Los profesionales en gestión de personas pueden acceder a la información para hacer un seguimiento del cumplimiento de los horarios establecidos o bien, autorizar las ubicaciones en donde los trabajadores pueden llevar a cabo su jornada laboral.
Ventajas del registro de horario laboral digital
En realidad, existen cientos de beneficios al dejar las hojas de Excel atrás e integrar la tecnología en tu registro de asistencia, pero en este blog nos centraremos en las principales:
- Mayor precisión: El control de horario digital permite registrar las horas trabajadas con mayor precisión que el registro manual o los relojes de fichar.
- Ahorro de tiempo: El uso de una herramienta digital puede ahorrar tiempo en comparación con el registro manual de horas de trabajo.
- Facilidad de acceso: Los informes generados son fáciles de acceder y permiten un seguimiento más rápido y eficiente.
- Mayor transparencia: El uso de un control de horario laboral digital puede aumentar la transparencia y la confianza entre la empresa y los empleados.
Además, este tipo de registro de asistencia se puede utilizar en cualquier industria. Por ejemplo, en el sector manufacturero tal vez muchos trabajadores no cuenten con dispositivos móviles o no sean permitidos en las instalaciones, ¡pero esto no es un problema para el control de horario digital! Herramientas como la asistencia por reconocimiento facial puede ser la solución que estás buscando para obtener todos estos beneficios.
Desventajas del control de horario digital
En realidad, existen pocas desventajas en este método de registro de asistencia de trabajadores, esta es una de las herramientas más modernas de recursos humanos que tuvo auge durante la pandemia por COVID-19 debido a que en la mayoría de las organizaciones se vieron obligados a migrar al home office y a disminuir el contacto con las superficies, por lo tanto, el registro de asistencia por geolocalización y por reconocimiento facial se volvieron las opciones ideales.
Sin embargo, existe un inconveniente que te recomendamos tomar en cuenta si en tu organización están por implementar o mejorar su control de horario digital:
- Privacidad: Algunos empleados pueden sentir que el control de horario laboral digital por geolocalización viola su privacidad y control.
Para mitigar esta desventaja, te recomendamos informar con anticipación a los empleados acerca de este método digital, y comunicar las ventajas y objetivos de traerlo a la compañía.
¿Cómo elegir el mejor control de asistencia digital para tu compañía?
Aunque hay cientos de opciones en el mercado, lo ideal es elegir el que mejor vaya con las necesidades de tu empresa y que además de facilitar la gestión de turnos laborales, también favorezca al balance entre la vida personal y laboral de los empleados para aumentar su bienestar.
Hemos creado los siguientes pasos que puedes usar de pauta para elegir a tu próximo aliado digital en el control de asistencia:
Paso 1. Identifica tus necesidades: Como lo mencionamos al inicio, antes de elegir una herramienta de control de horario laboral digital, es importante que identifiques las necesidades específicas de tu empresa.
Algunas de las preguntas que te recomendamos hacer son:
- ¿Cuántos empleados necesitan registrar sus horarios?
- ¿Cuántos departamentos o áreas tiene tu empresa?
- ¿Qué tipo de información necesitas obtener de la herramienta?
- ¿Necesitas integrar la herramienta con otros sistemas o aplicaciones que ya usas?
Paso 2. Evalúa las opciones disponibles: Una vez que tengas claro lo que necesitas, es momento de evaluar las opciones disponibles en el mercado.
Aquí te dejamos algunas características que debes considerar:
- Funcionalidades: Verifica si la herramienta cumple con tus necesidades específicas y si cuenta con las funcionalidades que necesitas. Por ejemplo, registrar horas extras, vacaciones, permisos, etc.
- Usabilidad: Confirma que la herramienta sea fácil de usar para tus empleados y que cuente con una interfaz intuitiva.
- Integraciones: Si necesitas integrar la herramienta con otros sistemas o aplicaciones, verifica que sea compatible y que cuente con una API abierta.
- Soporte técnico: Revisa que la herramienta cuente con un buen soporte técnico para resolver cualquier problema que puedas tener.
Paso 3. Considera el costo: El precio es un factor importante a considerar, debes evaluar si el costo se ajusta a tu presupuesto y si el retorno de inversión es suficiente para justificar la inversión.
Paso 4. Verifica la seguridad: La seguridad es un aspecto clave al elegir una herramienta de control de horario laboral digital. Verifica que la herramienta cumpla con los estándares de seguridad y que proteja la información de tus empleados.
Recuerda que tomar una buena decisión puede ayudarte a mejorar la eficiencia de tus procesos y la satisfacción de tus empleados.
Los mejores consejos para gestionar correctamente el control de horario laboral digital
Para que esta medida sea efectiva, es necesario llevar a cabo una buena gestión del control de horario laboral digital. A continuación, te daremos los mejores consejos este proceso y evitar problemas en el futuro.
- Comunica claramente los cambios a los colaboradores
La comunicación es clave cuando se trata de implementar un nuevo sistema de control de horario laboral digital. Es importante que comuniques de manera clara y efectiva los cambios a tus empleados. Si será necesaria una app. explícales cómo funciona, cómo pueden acceder a ella y cómo deben registrar las horas de trabajo. O bien, si se trata del reconocimiento facial, oriéntalos en cómo realizar su registro de entrada y salida con este método. Además, asegúrate de que comprendan las ventajas del nuevo sistema y cómo va a ayudar a la empresa y en su vida diaria.
- Asegúrate de elegir la herramienta adecuada
Por ejemplo, si necesitas un control de turnos rotativos, busca una herramienta que permita esta gestión sin que se vuelva un dolor de cabeza.
- Evita errores en el registro
El control de horario laboral digital es más preciso que el registro manual, pero aún pueden ocurrir errores. Para evitarlos, asegúrate de que los trabajadores sepan cómo utilizar la herramienta correctamente y que estén informados sobre los procedimientos de registro. Además, es importante que hagas un seguimiento regular para detectar cualquier error y corregirlo lo antes posible.
- Gestiona los problemas de manera efectiva
Los problemas pueden surgir al utilizar cualquier herramienta, incluido el control de horario laboral digital. Si tus empleados tienen inconvenientes con el nuevo sistema, escúchalos y trata de solucionar sus dudas para que se sientan cómodos con la herramienta.
¡Empleados felices! Beneficios del control de asistencia digital
El control de horario laboral digital puede ayudar a las empresas a tener un mejor seguimiento sobre las horas de trabajo de sus empleados, pero también puede tener un impacto positivo en la conciliación laboral y personal de los trabajadores.
A continuación, hablaremos de los beneficios que esta herramienta representa para tu plantilla laboral:
- Establece un sistema justo y transparente
Esto significa que los empleados pueden tener acceso a la información sobre cómo se están registrando sus horas de trabajo y cómo se están calculando. Este tipo de controles le permiten a la empresa dar un seguimiento a las horas de trabajo y a los empleados tener un equilibrio entre su vida laboral y personal.
- Fomenta la flexibilidad laboral
Esto puede incluir medidas como horarios de trabajo flexibles, por ejemplo, la posibilidad de trabajar desde casa. Si los empleados tienen más flexibilidad para organizar su trabajo, es más probable que se sientan satisfechos con la compañía.
- Establece límites claros
Los mejores controles de asistencia digitales establecen límites claros y esto puede ayudar a reducir la presión sobre los empleados.
En conclusión, el control de asistencia laboral digital se está convirtiendo en una herramienta cada vez más importante. Gracias a la tecnología, es posible llevar un registro preciso y en tiempo real de la entrada y salida de los empleados, lo que puede mejorar la gestión de recursos humanos y aumentar la productividad y bienestar de los colaboradores.
Sin embargo, es importante recordar que el control de asistencia laboral digital debe ser implementado de forma justa y equilibrada. Como recalamos en este artículo, los empleados deben estar informados de cómo se están registrando sus horas de trabajo. Además, se deben establecer límites claros en cuanto a las jornadas laborales y a las expectativas de la compañía. Siguiendo esta sencilla formula los buenos resultados empezarán hacerse presentes en tu compañía.
