¿Has escuchado hablar de la procrastinación? Con este concepto se le conoce al hábito de postergar o retrasar actividades que deben atenderse, y el tiempo acaba destinándose a actividades poco relevantes. Es decir, la procrastinación es la gran enemiga de la productividad laboral y si existe constantemente puede afectar los resultados de la evaluación de desempeño de muchos trabajadores.
Es muy fácil encontrar 1,000 excusas para retrasar una tarea, no importa lo relevante o crucial que sea para el éxito del trabajo o para el desarrollo personal.
La buena noticia es que cada vez existen más trucos de productividad que ayudan a los empleados a poner manos a la obra sin sentir que viven pensando en trabajo, y a tener los mejores índices de desempeño en sus evaluaciones. Por eso las empresas deben equipar a su departamento de Recursos Humanos con flexibles herramientas de evaluación de desempeño que sean compatibles con las diferentes estrategias que los empleados ponen en práctica para cumplir con sus objetivos. En este blog hablaremos de un popular y efectivo método de productividad laboral y de cómo los profesionales en gestión de personal pueden medir la efectividad de esta y otras técnicas.
Hablemos de la técnica (10+2)*5 ¡No, no es una ecuación!
Este es uno de los métodos más efectivos y aunque tiene un nombre aparentemente complicado que parece sacado de un libro de matemáticas, no lo es. Se trata de la técnica (10+2)*5 y su objetivo consiste en acabar con todas las excusas posibles para que los colaboradores logren tener los mejores resultados en sus evaluaciones de desempeño sacando adelante su trabajo en tiempo record sin que se convierta en un dolor de cabeza.
Este método consiste en que se debe dividir cada hora laboral en 5 ciclos compuestos por 10 minutos de trabajo más 2 minutos de descanso.
Entonces, 10 minutos de trabajo + 2 de descanso dan un resultado de 12 minutos en total. Multiplica 12 por 5 y tienes 60 minutos, es decir, una hora productiva compuesta por periodos cortos de trabajo y otros momentos de descanso, interesante ¿verdad?
El método de productividad laboral se basa en utilizar esos 2 minutos de descanso como recompensa por haber trabajado sin distracciones por 10 minutos. Al saber que solo debes concentrarte durante este breve período de tiempo, se vence esa gran barrera que es postergar actividades.
Al adoptar esta mentalidad, entramos rápidamente a un círculo virtuoso de trabajo e incluso en el mejor de los casos puede ocurrir que se acabe saltando esos 2 minutos de descanso porque el colaborador habrá entrado en flujo con el trabajo y logrado la máxima concentración sin esforzarse demasiado.
Veamos un ejemplo de la estructura de 1 hora de trabajo usando este método.
Es el caso de una persona que quiere empezar su trabajo, pero encuentra demasiadas excusas y obstáculos para entrar en acción. Si se aplica la ecuación, su evaluación de desempeño no se verá afectada porque aprovechará hasta el último minuto de su día:
- 9:00 – 9:10 – Trabajar
- 9:10 – 9:12 – Descanso para entrar a Twitter
- 9:12 – 9:22 – Trabajar
- 9:22 – 9:24 – Descanso para comprobar que, en efecto, no ha recibido ningún mensaje de Whatsapp en los últimos 10 minutos.
- 9:24 – 9:34 – Trabajar
- 9:34 – 9:36 – Vistazo rápido al estado de los pedidos en Amazon.
- 9:36 – 9:46 – Trabajar
- 9:46 – 9:48 – Pausa para consultar los estrenos en el cine para el fin de semana.
- 9:48 – 9:58 – Trabajar, último esfuerzo
- 9:58 – 10:00 – Tomarse un café a modo de recompensa y para recargar baterías antes de iniciar la siguiente hora.
Si ponemos atención, los 2 minutos de descanso son muy, muy breves, esto es planeado para que los momentos de descanso no sean lo suficientemente largos para desviarse totalmente del objetivo y el desempeño laboral disminuya en lugar de incrementar.
Si el colaborador es disciplinado y no se excede en las pausas, solo tiene tiempo para desconectarse un poco, lo cual es muy sano y evita que caiga en la trampa de decir “Bueno, ya que estoy libre voy a Youtube un rato”. Recordemos que cuanto más tiempo pasemos descansando, más cuesta volver a las actividades.
Asimismo, como únicamente son 10 minutos de trabajo continuo, cuesta poco invertir tiempo y esfuerzo en ello. Es seguro que la mente se relaja ante la perspectiva y es precisamente esta sana combinación de actividades la que puede impulsar los momentos de alta productividad durante el día.
Ahora bien, si en determinado momento la concentración es máxima y se decide saltarse los 2 minutos de descanso, no es recomendable acumular descansos. Es importante saber que no puedes descansar en cualquier momento, el éxito de este método está en mantener siempre la regla de 10 minutos de trabajo y luego, si se necesita, 2 minutos de descanso.
El principal motivo por el que a varios trabajadores les funciona esta técnica es que la procrastinación es más fuerte antes de dar el primer paso productivo. Es decir, cuando quieres hacer una tarea, pero no has acordado contigo mismo el tiempo que vas a destinar para ello, la mente crea un sinfín de buenos motivos para convencerte de que va a ser demasiado trabajo y que es mejor esperar a que estés más dispuesto y entusiasmado. En cambio, si tienes claro que aplicarás este o cualquier otro método de productividad laboral, la intención de postergar las actividades por hacer desaparece, las negociaciones de tu mente no funcionan, y es mucho más fácil poner manos a la obra. Al fin y al cabo, son solo 10 minutos de concentración y luego tienes 2 para navegar en redes sociales o para hacer lo que decidas.
¿Cómo medir su efectividad en las evaluaciones de desempeño?
Esta técnica no tiene que funcionarles a todos los trabajadores, recuerda que cada persona es un mundo, pero la fórmula principal del método es interesante, fraccionar una hora en mini-tareas abarcables con breves espacios de tiempo para tomarse un respiro.
Y así como cada persona es un mundo, es recomendable que las empresas cuenten con una evaluación de desempeño que se adecúe a las diferentes formas de trabajar de cada empleado.
Hoy hablamos de solo una técnica, pero en realidad hay muchas más que los empleados pueden estar poniendo en práctica o que tal vez te gustaría empezar a implementar. El primer paso es preguntarse si las evaluaciones de desempeño que actualmente se aplican son las correctas y después encontrar la herramienta de recursos humanos que ayude a gestionarla.
Para decidirse por la plataforma correcta es importante revisar que entre sus funciones se encuentren las siguientes:
- Lista de objetivos asignados. Con ella, los líderes y empleados tendrán a la vista de que se está encargando cada quien.
- Avances medibles. Gracias a parámetros medibles (porcentuales, monetarios, métricos o personalizados.) Podrán saber el progreso puntual que se tiene actualmente en cada objetivo
- Evidencias. La carga de archivos, ayudará a documentar cada paso de proceso. En caso de delegar el objetivo, el empleado podrá retomar el trabajo en dónde se dejó.
- Evaluaciones grupales. Para el líder será útil tener en una misma pantalla a todos los trabajadores evaluados. De esa manera podrán puntuar sus competencias y/o valores para monitorear el progreso de su rendimiento.
De esta manera no importará el método que utilicen para alcanzar los objetivos laborales, lo importante será el resultado. Y bien si se está buscando medir la efectividad de la técnica utilizada por cada trabajador o por el equipo, con estas funciones las evaluaciones de desempeño modernas ayudarán a dar el visto bueno o la señal de que es momento de ajustar la metodología.
