Indudablemente, el tiempo es un recurso invaluable; debido a esto, realizar una gestión eficiente del mismo al interior de las compañías es esencial para alcanzar el éxito personal y profesional.
Teniendo esto en cuenta, desde las gerencias de diversos departamentos se han explorado tendencias que puedan aportar una mejor organización del tiempo, para impactar positivamente en los colaboradores y su productividad. En esta nueva entrada del #blogWorkbeat exploraremos el método Flowtime, una técnica innovadora que no solo ayuda a organizar el tiempo de manera efectiva, sino que también tiene un impacto significativo en la gestión de Recursos Humanos. ¿Te quedas con nosotros? ¡Corre tiempo!
Del Pomodoro al Flowtime: la evolución en la gestión del tiempo
Para comenzar, es necesario entender los fundamentos del método Flowtime, los cuales se basan, en el principio del flujo, en un estado mental en el que una persona está completamente inmersa y enfocada en una actividad, perdiendo la noción del tiempo. Es así como este método no solo se trata de completar tareas, sino de hacerlo de manera eficiente y con un alto nivel de concentración.
Cuando trasladamos este método de trabajo a un día a día laboral, puede ayudarnos a organizar el tiempo de la siguiente manera:
- Enfoque de trabajo en bloques de tiempo: en la práctica, el Flowtime propone dividir el día en bloques de tiempo dedicados a tareas específicas. Al concentrarse en un solo entregable, los colaboradores podemos evitar el llamado multitasking o multitarea, lo cual permite desarrollar una mayor concentración y alcanzar una eficiencia superior en las tareas laborales.
- Priorización de tareas: al lograr identificar las tareas más importantes y urgentes, el método Flowtime nos es de gran ayuda para asignar el tiempo adecuado a cada una, asegurando que se aborden de manera efectiva y permitiendo liberar nuestra agenda, a la par de que delegamos las actividades necesarias que requieran apoyo de otros miembros del equipo.
- Eliminación de distracciones: cuando trabajamos, es común que nuestro flujo se vea interrumpido por distracciones constantes, esto también influenciado por la modalidad de trabajo bajo la que estemos laborando. Para evitar esto, el método Flowtime sugiere identificar y eliminar las distracciones, ya sea apagando notificaciones o estableciendo momentos específicos para revisar correos electrónicos y mensajes, lo cual aumentará la concentración y mejorará la productividad laboral.
Asimismo, algunos de los aspectos a resaltar de esta técnica son:
- Los bloques de trabajo o ‘flowtimes’ pueden tener como máxima concentración un intervalo de tiempo flexible que puede ir de los 10 a los 90 minutos; este puede ampliarse dependiendo de tu nivel de concentración.
- Para hacer pausas entre flows, es necesario observar cómo se va comportando nuestra energía cognitiva durante la tarea: si vemos que esta decae, debemos tomar un descanso. Pero, si por el contrario, te sientes en un momento óptimo para seguir trabajando, lo que debes hacer es programar una alarma en un intervalo de tiempo de unos 15 minutos. Así podrás identificar cómo te sientes al llevar a cabo labores consecutivas, y comenzar a notar patrones de trabajo según el tipo de tarea que realices.
Ten siempre en mente que estas pausas deberán ser proporcional al tiempo del “flow”; es decir, entre un 10% y un 50% del tiempo que hayas estado trabajando y que consideres que puedes restablecer tu foco de atención al máximo.
Por otra parte, es importante reconocer que el método Flowtime es una evolución de la Técnica Pomodoro, la cual consiste en enfocar tu atención ininterrumpidamente durante 25 minutos en una tarea específica para avanzar en ella o lograr su culminación pues, según expertos, este es el tiempo medio que se supone que una persona puede prestar mayor atención; es decir, procesando y asimilando la información.
Pasado este intervalo, la técnica sugiere descansar 5 minutos y cuando hayas terminado 4 bloques de tiempo de esta forma, es necesario tomar un nuevo descanso de entre 15 y 30 minutos, apoyándote de alarmas que te indiquen la finalización de un periodo y el inicio de otro.
Sin embargo, conforme se han adoptado nuevas modalidades de trabajo los líderes de RH y equipos se percataron que, aunque esta técnica sostiene aprovechar los que son los periodos de plena productividad, al momento de que suena la alarma la concentración en la que se trabajó se desvanece, lo cual puede llevar a un retrabajo constante o a la frustración de no terminar una tarea en un determinado periodo de tiempo.
De ahí que se haya buscado evolucionar la manera de trabajo poniendo a prueba diferentes modificaciones a la técnica, llegando así al método flowtime. Pero, ¿qué ventajas puede traer para RH?
La gestión del tiempo en RH
Dando el salto a la vista del departamento de RH, encontramos que la implementación del método flowtime en los procesos de equipo puede ayudar en:
- Mejora del rendimiento individual: esto al permitir que los empleados se sumerjan en sus tareas sin interrupciones constantes, exponenciando así su rendimiento individual.
- Fomentar un ambiente de trabajo centrado: implementar el método Flowtime en el lugar de trabajo puede cultivar un ambiente donde se valore la concentración y la eficiencia, promoviendo así una cultura centrada en resultados. De esta manera, este tipo de técnica de trabajo se puede añadir a la cultura organizacional e incluso a las políticas de la empresa, claro está dependiendo de los departamentos.
- Optimización de la gestión del tiempo en equipos: en el ámbito de Recursos Humanos, la implementación del Flowtime puede facilitar la asignación de tareas, la gestión del tiempo del equipo y la mejora de la productividad general.
¡Que fluya el tiempo! Implementa el flowtime en tu empresa
Si después de leer esta entrada es de tu interés implementar el método flowtime en los procesos de tu compañía ¡así puedes comenzar!:
- Toma en cuenta la opinión del equipo, preguntando mediante encuestas de clima laboral o buzones de sugerencias cuánto tiempo les toma realizar sus actividades, si les gustaría participar en una nueva dinámica para organizar sus tiempos con facilidad y de qué manera lo harían; esto hará más sencilla la transición hacia la prueba de nuevas formas de trabajo.
- ¡El tiempo es importante! Por ello fomenta su buena gestión por medio de un software en la nube que les permita contar con la flexibilidad de organizar sus entradas, salidas y permisos especiales de manera sencilla y desde donde estén. Así, podrán sentirse dueños de su tiempo, organizando sus entregables por deadlines reales.
- Da seguimiento a los proyectos terminados por medio de herramientas de Desempeño, las cuales les brinde al equipo la opción de registrar sus avances y finalizaciones centralizando la información en un solo lugar.
- Por último, ¡recuerda que la educación es esencial! Programando talleres de capacitación referentes al tema, podrás hacer llegar a los colaboradores, de la mano de expertos, información sobre el método Flowtime y otros procesos que les pueden ayudar en su día a día.
En conclusión, el método Flowtime no solo es una herramienta valiosa para organizar el tiempo de manera individual, sino que también puede tener un impacto significativo en la optimización de Recursos Humanos. Al adoptar este enfoque, las organizaciones pueden fomentar la eficiencia, la concentración y, en última instancia, el éxito tanto a nivel individual como organizacional.
Recuerda apoyar tus siguientes pasos con las herramientas que te llevarán de la mano, para lograr impulsar en tus colaboradores su mejor versión. ¡Nos leemos en la siguiente entrada del blog Workbeat!
