Sin lugar a dudas, la gestión de la nómina es uno de los procesos más importantes dentro de cualquier compañía, y por ello, suele implicar una serie de pasos que se deben llevar a cabo con la finalidad de evitar márgenes de error; uno de ellos es la prenómina.
Si quieres conocer más sobre ella, acompáñanos en esta entrada del #blogWorkbeat y averigua su importancia para mejorar tu flujo de trabajo.
Prenómina: ¿en qué consiste y cómo beneficia a la empresa?
Para dejarlo como un concepto claro, podemos considerar a la prenómina como el conteo del tiempo trabajado por parte de cada empleado en conjunto con la recopilación de las incidencias que pudieran haberse presentado en el caso de cada colaborador, y con base en el cual se calcula el pago de la nómina final.
De igual forma, en este punto hace su aparición las incidencias de nómina, en las cuales podemos encontrar a todos aquellos cambios o situaciones que se dieron en el transcurso del periodo a pagar, y que implican la reducción o incremento de algún monto del sueldo bruto de cada colaborador adicionales a las retenciones de impuestos y de cuotas patronales.
Algunas de las incidencias más comunes dentro de un proceso de nómina y prenómina son:
- Faltas
- Retardos
- Incapacidades
- Horas extra
- Días festivos trabajados
- Bono de puntualidad
- Comisiones
- Prima vacacional
- Prima dominical
- Aguinaldo
- PTU
Otras incidencias que pueden ocurrir en una organización y que se deben considerar al momento de realizar la prenómina son:
- Nuevas altas
- Actualizaciones de contrato (incremento de sueldos)
- Bajas de personal
De esta manera, podemos decir que la prenómina es una especie de “borrador” que puede ser modificado en caso de requerirse y ser validado, previo a realizarse la operación de nómina.
Al realizar un proceso de prenómina accedemos a ciertos beneficios, dentro de los cuales se encuentran:
- Incrementar el control de los cambios.
- Facilitar la consulta de la información en tiempo real.
- Disminuir el margen de errores y la vulnerabilidad de la información.
- Identificar los cambios realizados por cada persona con acceso.
- Ahorrar tiempo y esfuerzo.
- Asegurar la tranquilidad de los empleados, disminuyendo reclamos o malos entendidos.
¿Qué errores pueden suceder al realizar la prenómina?
Como todo proceso realizado de forma manual, puede existir una probabilidad o margen de error, más aún si el registro de este se realiza introduciendo información por parte de una sola persona que, ante una operación repetitiva y con un gran número de variables, puede omitir o intercambiar algún dato.
Otro error puede relacionarse con el almacenamiento y seguridad de los datos, pues si en un mismo documento se comparte a varias personas puede perderse información entre alguna de las versiones editadas; en caso de que este documento se subiera a alguna carpeta compartida, podría verse vulnerada la seguridad de estos datos que son sumamente importantes y confidenciales.
Así puedes implementar la prenómina en tu compañía
Lo sabemos: en este momento, contar con una prenómina seguramente es un deseo que quieres hacer realidad lo más pronto posible para agilizar tu proceso de nómina, y afortunadamente para ti no es tan difícil como muchos piensan.
En tiempos pasados, cuando la automatización de estos procesos no era una opción, era común que los responsables del área de recursos humanos se enfrentaran a pagos adicionales, pérdida de tiempo, trabajo doble, estrés por entregar en un tiempo estipulado e incluso en sanciones fiscales, en caso de algún error.
Afortunadamente hoy existen soluciones que, al alcance de un clic, contienen todas las funcionalidades que necesitas para integrar este proceso a tu flujo de trabajo dentro del departamento de RH, con la finalidad de eficientar tiempos y aumentar la transparencia de tu equipo de cara a tu organización.
Si lo que buscas es automatizar este flujo, asegúrate que la opción que elijas dentro del mercado contenga, adicional al módulo de Prenómina, los siguientes puntos:
- Expediente del empleado: este punto es relevante, pues agrupa dentro del mismo documentos esenciales para el cálculo de nómina, como contratos vigentes, salario actual, bonos e incentivos adicionales, así como la información básica de cada colaborador.
- Asistencia y vacaciones: es una funcionalidad necesaria para poder monitorear las incidencias y llevar un registro de vacaciones para, en caso necesario, contemplar la prima vacacional. De igual forma te permitirá gestionar los tipos de permisos para clasificarlos como ausencias o permisos con goce o sin goce de sueldo.
- Reloj checador: registrar las entradas y salidas es esencial para calcular pagos adicionales, como horas extras. Verifica que la plataforma elegida ofrezca a tus colaboradores la opción de realizar el registro de entradas y salidas desde donde se encuentren, pues esto es ideal para sacar provecho de todas las modalidades de trabajo disponibles, como el formato home office o el formato híbrido.
- Nómina: este módulo es esencial pues es el siguiente paso de la prenómina; revisa que se pueda realizar la carga de información de forma masiva y tus colaboradores puedan consultar sus recibos de pago, donde se incluya el desgloce de todos los conceptos incluidos en su pago.
Es de esta manera que el proceso de prenómina se convierte en un eje fundamental para facilitar el proceso de pago dentro de cualquier compañía, llevando a reducir errores y la eficiencia que hoy en día son tan necesarios para los líderes de RH. Continúa explorando las opciones dentro del mercado y elige las que más se adapten a tus necesidades; estamos seguros que encontrarás las adecuadas para que tu gestión sea llevada al siguiente nivel.
