En los últimos meses, es innegable el cambio que se ha registrado dentro de las empresas y sus formas de trabajo, el cual los empleados comenzaron a vivir con más fuerza desde el inicio de la pandemia. Este cambio influyó, entre muchos otros procesos, en el control laboral de los colaboradores.
De esta manera, el famoso home office (o trabajo a distancia) se ha convertido en un verdadero protagonista de nuestras vidas desde que fuimos confinados a permanecer en casa. Así, esta modalidad de trabajo ha abierto tanto a empresas como a trabajadores, diversas opciones, modelos y procesos para desarrollar su trabajo de la forma más conveniente y productiva. Uno de estos modelos es el trabajo asíncrono.
Trabajo asíncrono: el cambio que los empleados pedían “a gritos”
Para comenzar, podemos definir la forma de trabajo asíncrona como la manera en que los colaboradores trabajan en equipo de manera diferida en el tiempo, esto es, en distintos momentos del día.
La principal diferencia que el trabajo asíncrono posee frente los modelos tradicionales radica en que no se espera que todo el mundo esté disponible y trabaje en los mismos horarios y periodos de tiempo pues se entiende que, en un mundo globalizado, las personas trabajan desde distintos lugares y países, lo cual permite aumentar la diversidad empresarial y las relaciones entre colaboradores a distancia.
Para plasmar estas diferencias se puede tomar en cuenta una jerarquía de la comunicación, la cual es una pirámide que clasifica las reuniones en persona y las conversaciones virtuales en directo (formas de trabajo sincrónicas) y la comunicación unidireccional, como las grabaciones disponibles en vídeo (formas de comunicación asíncronas).
Una de las mayores ventajas de este modelo de trabajo es que le permite al empleado ser independiente, pues le da la oportunidad de organizar su tiempo y distribuir la elaboración de sus entregables basándose en deadlines previamente establecidos.
Asimismo, otro de los principales beneficios que el trabajo asíncrono coloca sobre la mesa es que la comunicación entre los equipos se vuelve más útil, ya que evita distracciones y perder tiempo con acciones y situaciones que, en buena parte, no son importantes, tales como actualizar el correo constantemente, responder mensajes de chat de compañeros, tener largas reuniones, etc.
De igual manera, ofrece a los trabajadores la flexibilidad para decidir en qué horas del día son más productivos, permitiéndoles así mayor disponibilidad y conciliando mejor el resto de tareas y obligaciones con sus tiempos disponibles, pudiendo terminar sus tareas en horarios reducidos y comenzar a compartir tiempo de calidad con sus familias y personas que les rodean.
Control del tiempo: ¿cómo saber que los empleados gestionan sus actividades de forma eficiente?
Sin lugar a dudas, los beneficios de un modelo de trabajo asíncrono son reales y palpables dentro de cualquier estrategia empresarial; sin embargo, siempre puede surgir una gran duda: ¿cómo saber que los empleados están aprovechando su tiempo de forma eficiente?
Buscando apegar el control laboral a los estándares ya conocidos de colaboración, los líderes de RH pueden caer en malentender la modalidad de home office y el mismo trabajo asíncrono, pues confunden el trabajar en remoto con realizar el trabajo desde casa en las mismas condiciones y formas que se hacía en la oficina, lo cual, sin duda alguna, no se traduce en un sinónimo de productividad útil para los colaboradores y las empresas.
Sin embargo, el que los empleados trabajen de forma remota y puedan gestionar sus tiempos no significa perder el control de sus actividades: al contrario, brinda la oportunidad de probar nuevas formas de colaboración y conexión, para estar siempre conectados aun estando a la distancia.
Hoy en día contamos con plataformas que permiten registrar la gestión del tiempo laboral, desde que los empleados realizan su check in por la mañana hasta su check out, echando mano de la geolocalización para trabajar desde su casa, un café o su lugar favorito para cambiar su rutina. De igual manera, estas mismas plataformas permiten, mediante experiencias únicas, que el empleado pueda gestionar sus objetivos laborales para medir sus avances y desempeño, incluso sin pisar la oficina, pero manteniéndolo siempre conectado con sus compañeros y lo que sucede en su organización.
“El mayor cambio que ha ocurrido en el mundo laboral es el estar fuera de las oficinas. Mucha gente volverá a las oficinas, pero mucha no lo hará, y eso brinda la oportunidad de que la gente trabaje donde puedan tener el mejor puesto, pero también viva donde pueda tener la mejor vida”.- Phil Libin, CEO de Mmmhmm y cofundador de Evernote
Phil Libin, CEO de la aplicación Mmmhmm y cofundador de la exitosa Evernote, ha identificado algunas otras soluciones que es posible aplicar para implementar modelos de trabajo asíncronos, buscando mejorar la productividad y la calidad de vida de los trabajadores:
- Utiliza la tecnología a tu favor: el vídeo se ha convertido en nuestro principal aliado a la hora de optimizar el tiempo en las compañías. Crear contenidos en este formato enfocados a los diferentes procesos de la empresa como Onboarding, Capacitación e incluso Reclutamiento y Selección pueden darle un giro a la organización, volviéndolos más dinámicos y permitiendo a los colaboradores acceder a ellos cuando lo necesiten.
- ‘Aprovecha’ el tiempo al máximo: como veíamos en párrafos anteriores, hoy en día la productividad no está ligada a realizar una jornada de 9 o 10 horas frente a un escritorio. Por ello, ofreciendo a los empleados una mejora constante en los procesos y una mayor flexibilidad al brindarles la confianza de gestionar sus tiempos por medio de fechas de entrega establecidas, estos serán capaces de distribuir sus pendientes y atacarlos por prioridad, dejando así espacio para otros aspectos de sus vidas igual de importantes que pueden atender al estar en casa.
- Interactúa a la distancia: proporciona herramientas versátiles para interactuar de forma espontánea y asíncrona en una fusión entre el colaborador, líder y el resto del equipo.
- Perfecciona las interacciones de forma asíncrona: durante la pandemia, ha sido demasiado fácil pedir a los colaboradores que se conecten a juntas y reuniones de forma constante. Sin embargo, hay un hecho innegable que tenemos que aceptar: hay juntas y reuniones que pueden ser, sin problemas, un mail.
Por ello, dejando las reuniones síncronas y en tiempo real solo para ocasiones realmente necesarias, y apostando al máximo por los valores que el trabajo asíncrono aporta a cada empresa, podremos descubrir el verdadero performance y empuje que el colaborador puede lograr cuando se encuentra lo suficientemente motivado y seguro de que se confía en su trabajo y criterio para realizarlo.
De igual manera, el valioso tiempo que los empleados pasan juntos a distancia es de mucha más calidad porque se utiliza para otros fines.
Recuerda que las interacciones sociales que se producen en una oficina pueden ayudar, sin duda, a que las personas establezcan relaciones y humanizarse, pero estar en una oficina no es la única forma de crear las condiciones para socializar y empoderar la colaboración de un equipo.
Hoy, contamos con la ventaja de que una pantalla frente a nosotros es una ventana a diferentes mundos y conexiones, y podemos visualizarla desde donde queramos. Abrirnos y adoptar diferentes modalidades de trabajo nos permitirá descubrir las grandes ventajas de construir un equipo confiado y dueño de su tiempo, trabajando a su ritmo y entregando proyectos finales con el mejor sello: el del trabajo productivo.
