Lo sabemos: el mundo de RH es complicado. Más allá de captar y contratar al mejor talento, es necesario retenerlo, identificando las áreas de oportunidad y crecimiento que se puedan atacar dentro de la gestión de capital humano; es aquí donde una auditoría de Recursos Humanos comienza a cobrar suma importancia y termina siendo de gran ayuda para localizar puntos clave a trabajar.
En esta nueva entrega del #blogWorkbeat te contaremos más sobre ella y cómo puedes hacer para implementarla dentro de tu compañía sin perder de vista lo más importante: tus colaboradores.
Auditoría de Recursos Humanos: la gestión bajo control
Al hablar sobre una auditoría de RH podemos englobar dentro de la misma un diagnóstico de la situación de la empresa en el momento actual enfocándose siempre a la gestión del talento, pues es el principal objetivo de esta área.
De esta manera, este proceso se puede definir como una oportunidad para llevar a cabo una revisión dentro de la aplicación y el performance de políticas, métodos y sistemas que se manejan dentro del departamento de Recursos Humanos para localizar los aspectos claves de la gestión del personal.
Una vez identificadas estas claves, será posible llevar a cabo una detección de aquellas oportunidades y amenazas que pueden impedir que el departamento alcance sus objetivos. Con estos resultados sobre la mesa, como líderes de RH será posible trazar un nuevo plan de acción que aproveche las oportunidades y combata las posibles amenazas para reforzar el área frente a los retos futuros.
En síntesis, dentro de los principales objetivos de esta herramienta podemos encontrar:
- Evaluar todas las políticas internas, programas y planes de carrera, promoción, etc.
- Definir los objetivos que cada departamento y proceso deben cumplir
- Evaluar la calidad del desempeño de uno o más colaboradores
- Motivar a los profesionales de RH y la empresa a asumir nuevos retos
- Minimizar los costos operativos del departamento derivados por procesos mal ejecutados
- Optimizar el rendimiento del área modificando los flujos de trabajo (siempre que sea necesario)
- Conocer de forma más cercana la organización humana de la compañía
- Identificar a las personas responsables de cada tarea dentro de la empresa
- Detectar y tratar los posibles problemas que afecten a la organización de la compañía
- Promover los cambios que contribuyan a mejorar el desempeño de los Recursos Humanos para ayudar a la empresa y colaboradores
¿Qué tipos de auditorías de Recursos Humanos existen?
Ya sea llevada a cabo de forma interna por un equipo especializado de la compañía, o bien, de forma externa por medio de una consultora de RH, la auditoría de Recursos Humanos puede variar dependiendo de sus objetivos.
Dentro de los más comunes tenemos:
- Auditoría de políticas: este tipo de auditoría busca analizar las políticas empresariales y determinar, con base en las mismas, cambios que deberán realizarse para que estas sean coherentes y que no haya ninguna ilegalidad en la que la compañía pueda caer al momento de gestionar el talento.
- Cumplimiento legal: la mayor parte del departamento de RRHH realizan auditorías de cumplimiento legal para asegurarse de que están al día de todas sus obligaciones frente a las autoridades correspondientes de cada país.
- Auditoría de contratación: esta auditoría revisa los procesos de contratación para asegurarse de que son coherentes, eficientes y no discriminatorios.
- Salario y jornada laboral: esta auditoría pretende localizar problemas en la estructura salarial del departamento o en la carga de trabajo; de esta manera, los colaboradores podrán entrar en procesos y flujos más justos y equilibrados, procurando su cuidado y fidelidad hacia la empresa.
- Auditoría de Seguridad: al momento de realizarla, se analizan los requisitos necesarios para garantizar la salud y el bienestar de los empleados dentro de las oficinas; hoy es una de las auditorías más utilizadas derivada de los protocolos establecidos por la emergencia sanitaria.
El momento ha llegado: ¿cómo llevar a cabo una auditoría de RH?
Estamos seguros que en este punto has tomado una decisión: llevar a cabo una auditoría de Recursos Humanos es inminente dentro de tu organización.
Si vas a llevarla a cabo de forma interna o vas a contar con una consultora de RH especializada en estos procesos, es necesario saber cuáles son los pasos base a seguir dentro de su implementación:
- Determinar el alcance de la auditoría
El equipo de RH debe, en primer lugar, decidir cuáles serán los objetivos de la consultoría de personal y cuáles serán las áreas a revisar. Si es la primera vez que la empresa se somete a una consultoría de RRHH, puede optar por realizar un análisis a gran escala, considerando las variables más recurrentes que han presentado entorpecimientos dentro de sus procesos o encendido las alarmas gracias a comentarios del equipo o superiores.
Recuerda que, si decides llevarla a cabo de forma interna, contar con herramientas digitales siempre disponibles te permitirá realizar de forma ágil y sencilla el trabajo, adaptada a tus necesidades.
- Establece las preguntas a resolver
Para arrancar con el proceso de una auditoría, es común responder a una serie de preguntas que son clave para el departamento o la organización; aquí es donde será importante la definición de objetivos: ¿Necesito conocer por qué aumentó la tasa de absentismo en mi plantilla? ¿Debo reforzar las políticas empresariales? ¿Será buena idea implementar un sistema híbrido de trabajo dentro de mi compañía?
Es importante dedicar el tiempo suficiente a elaborar este cuestionario, ya que será el que nos guíe en los próximos pasos.
- ¡Recaba información!
Por fin, ha llegado el momento de poner manos a la obra y acopiar toda la información necesaria para la auditoría. En esta fase será necesario (según los objetivos), recopilar datos sobre la organización, procesos, prácticas, etc.
¿Recuerdas las herramientas digitales de las que hablábamos líneas atrás? Llegó su momento de brillar y permitirte recuperar hasta el 50% del tiempo que podrías dedicarle a este proceso. ¿Cómo? Con soluciones como encuestas de Clima laboral, Evaluaciones de desempeño, Buzones de sugerencias, Registros de asistencia y Geolocalización.
- Compara los resultados
En este punto, para evaluar los resultados obtenidos será necesario comparar la muestra de datos versus otra similar. Si has optado por realizar tu auditoría de forma interna, la comparativa puede realizarse contra el histórico de determinado periodo de tiempo; por otro lado, las consultorías de RH mantienen en sus bases de datos información obtenida por otras empresas de tamaño similar, las cuales ayudan a los parámetros.
Poner los datos en un contexto nos ayudará a entender mejor cuál es el desempeño de la organización en el área analizada y entender aquellos puntos (tanto fuertes como débiles) que se involucran dentro de su gestión diaria.
- Llegó el momento de la verdad: elabora un informe y crea un plan de acción
El siguiente paso de la auditoría es recoger los resultados obtenidos y presentarlos en un informe completo. Así, el equipo de RRHH o superiores podrán revisarlo fácilmente e incluso llegar a manos de miembros de la dirección.
Con los cambios sugeridos por el equipo asignado o la consultora de RH a raíz de la auditoría, la empresa se verá en la necesidad de diseñar un plan de acción que establezca siguientes pasos y todas las tareas que se van a llevar a cabo durante un determinado periodo de tiempo. Es importante ser específicos, establecer objetivos y plazos concretos con metas alcanzables para todos los involucrados.
Sin duda alguna, en un panorama de cambio y retador como el que hoy se nos presenta, es esencial entender que soluciones como la auditoría de Recursos Humanos es solo una pequeña parte del proceso que toda compañía debe seguir para alcanzar una mejora constante.
Los responsables de RH deben tener como gran responsabilidad introducir una cultura de mejora continua de las políticas y los procesos internos de su departamento y el resto de áreas; solo de esta manera la organización nunca dejará de mejorar y conservará su ventaja competitiva frente a similares y dará la mejor cara a su activo más importante: sus colaboradores.
