En la búsqueda por la eficiencia y la organización, es común que las compañías se encuentren en un camino constante hacia el descubrimiento y uso de nuevas metodologías para facilitar el trabajo diario con su capital humano.
Por ello, no es raro que en últimas fechas éstas se hayan asentado en las empresas, provocando un ‘boom’ que puede ser beneficioso tanto para los empleados como para las organizaciones; una de ellas es la Metodología 5s, pero ¿sabes de qué trata?
Acompáñanos a leer esta entrada del #blogWorkbeat para descubrirlo. ¿Comenzamos?
¿Qué es la Metodología 5s y por qué se debe implementar?
Como leíamos en párrafos anteriores, hoy es común escuchar entre los departamentos de una compañía el uso de metodologías como las Agile y Kaizen, sin embargo, también es cierto que el éxito de su implementación dependerá, en gran medida, del giro de la empresa, la industria en la que se desenvuelve y sus objetivos a corto, mediano y largo plazo.
5s es un método que va dirigido a tener injerencia en la organización de las empresas, asentándose en varios niveles estructurales de la compañía para impactar en los procesos de trabajo.
Esta metodología, como muchas, nació en el país de Japón en la época posterior a la 2da. Guerra Mundial, donde comenzó a aplicarse en varios sectores de la sociedad japonesa, principalmente en las grandes empresas. Así pues, 5s cuenta con estímulos relacionados a esta cultura, principalmente a la disciplina de trabajo.
El origen de su nombre está inspirado en 5 términos que dan origen a sus pilares, los cuales son:
- Seiri (sentido de uso)
Este sentido es sin duda considerado uno de los más importantes, pues ayuda a que las empresas puedan conocer y organizar los recursos con los que cuentan para trabajar.
Aquí, el trabajo gira en torno a reducir al máximo lo que se utiliza: roles, equipos fundamentales para las actividades, etc. Minimizando el uso de materiales, además de impulsar el ahorro, ayuda a generar una gestión inteligente, conservando solo aquellos activos y recursos que las compañías realmente necesitan.
- Seiton (sentido de organización)
Este punto también es uno de los pilares fundamentales para las empresas, pues este método predica que es necesario que el ambiente de trabajo sea organizado, facilitando el desempeño de los colaboradores.
Aquí, es necesario relacionar los objetos para crear inventarios que sean fáciles de manejar. También, deben organizarse separando los elementos por nombres y categorías, dejando a la mano aquellos objetos utilizados con frecuencia, evitando el desorden.
- Seiso (sentido de limpieza)
Otro pilar de este método es Seiso, el cual trata sobre la limpieza, yendo más allá de una cuestión de higiene, ya que además tiene un impacto directo en el sitio y puede proporcionar un entorno de alta productividad y rendimiento.
De esta manera, cada colaborador debe supervisar a sus compañeros de trabajo para mantener buenas prácticas que conserven a la empresa limpia: desde la eliminación adecuada de la basura hasta el hábito de no guardar el material que ya no es utilizado para las actividades diarias.
Asimismo, el pilar Seiso valora la buena apariencia personal, requiriendo una higiene adecuada y una presentación correcta en el trabajo
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- Seiketsu (sentido de normalización)
La metodología 5s sostiene que solo funcionará adecuadamente con la perpetuación de estas prácticas.
Por ello, Seiketsu como pilar pretende normalizar las ideas ya vistas, centrándose en la organización, la limpieza y el buen uso de los recursos de forma continua, con la finalidad de implementarlas y fijarlas para hacerlas parte de la cultura organizacional de las compañías.
Los nuevos valores son debidamente observados y se debe trabajar para reforzar estas ideas, lo que garantiza que los colaboradores entiendan lo importante de estas bases y las practiquen en el cotidiano.
- Shitsuke (sentido de disciplina)
Por último, Shitsuke es considerado como un valor de continuidad, íntimamente ligado a Seiketsu, enfocándose en el apoyo al colaborador, de modo que se logre cumplir la metodología 5s de forma integral.
Por ello, la propuesta es enraizar las nuevas prácticas de forma continua en la empresa, haciéndolo por medio de la capacitación constante para obtener los resultados pretendidos.
Por otro lado, si te estás preguntando qué ventajas puede traer a los procesos de la compañía implementar esta metodología, aquí los enlistamos:
- Las operaciones se vuelven más fáciles
Llevando a cabo un mejor uso de los recursos, la limpieza y la organización de los ambientes de trabajo se puede lograr que las prácticas en el espacio de una empresa sean más simples en todos los niveles y sectores de una compañía, lo que brinda mejores condiciones de trabajo a los colaboradores y reduce la tasa de rotación.
- Encontramos un incremento de productividad
De igual forma, la productividad es una de las consecuencias directas de la aplicación de la metodología 5S. Con los métodos adecuados, la empresa puede tener un enfoque mayor en las actividades principales de su negocio, logrando eventualmente una continuidad productiva.
- El lugar de trabajo se hace más acogedor
Por otro lado, después de los cambios que hemos vivido en los últimos años es un hecho que los colaboradores también necesitan de buenos lugares de trabajo para sentirse comprometidos, lo que los llevará a realizar de forma correcta sus funciones.
- Se logra seguridad en la operación
Relacionado con el punto anteriores, los empleados también necesitan contar con seguridad durante el desempeño de sus funciones. De esta manera (y relacionado con la metodología 5s), la organización ayuda a mantener buenos métodos de trabajo, alejando a los empleados de cualquier tipo de accidentes.
De esta manera, además de la preservación de la salud, se puede asegurar el aumento de la productividad una vez que se puede ejecutar las tareas sin mayores preocupaciones.
- Se busca la mejora de forma continua
Por último, los pilares Seiketsu y Shitsuke son considerados como las mejoras propuestas por el método 5S se implementan y ejercen a largo plazo, pues la supervisión acompañada del apoyo al colaborador garantiza que la empresa tendrá resultados exitosos a lo largo del tiempo. Esto se convierte en el camino para un profundo cambio cultural en la compañía.
¿Cómo implementar la metodología 5s en mi compañía?
Como hemos visto, si sientes tus procesos estancados o con falta de productividad, implementar la metodología 5S puede ser un gran paso para lograr la reorganización de tu empresa.
Dar inicio a este cambio será fácil implementando los siguientes puntos:
La digitalización empresarial será un buen comienzo
Hemos comprobado que la llegada de la transformación digital ha brindado aún más posibilidades para mejorar diversos aspectos de la compañía, como la flexibilidad laboral y las modalidades de trabajo, pero ha traído consigo otra de la que casi no se habla: la digitalización también promueve que las empresas tengan menos elementos y procesos para administrar de forma manual, lo cual reduce los tiempos de trabajo y se traduce a una mayor productividad.
Anímate a iniciar considerando utilizar una plataforma que te permita optimizar los procesos laborales dentro de la organización; estamos seguros que serán de gran ayuda para ti y tus colaboradores.
Promueve los pilares de la metodología 5s dentro de la empresa
El cambio de una compañía puede iniciar desde la cultura organizacional. Por ello, puedes comenzar comunicándolo por medio de canales de información como Noticias, para que tus empleados se encuentren informados. De igual manera, no olvides que actualizar las políticas de trabajo y mantenerlas al alcance de todos ayudará a mantener los lineamientos de la empresa visibles, sin perder de vista hacia dónde se quiere ir.
De igual forma, cubrir el pilar Shitsuke es importante para que todos los cambios realizados en los procesos continúen aceptándose y llevándose a cabo. Por ello, puedes echar mano de las Capacitaciones para afianzar entre tu plantilla todos los conocimientos que necesitan adquirir para sus labores diarias, al tiempo que incentivas la organización por medio de la metodología 5s. Recuerda que una plataforma que te permita gestionar y personalizar los cursos o diplomados que tus equipos necesitan, independientemente de su temática, será de gran valor agregado para ti como líder de RH o equipo.
Mantén la ventana de comunicación siempre abierta
Por último, el éxito de una metodología sólo se comprueba cuando obtenemos respuesta del equipo. Por ello, te sugerimos mantener una comunicación bidireccional constante con tus colaboradores, con la finalidad de que sientan seguridad para acercarse y compartir sus experiencias y propuestas de mejora al trabajar con un nuevo método o proceso.
No dejes de lado Buzones de quejas y sugerencias, sesiones 1:1 o canales de comunicación en línea para hacerlos sentir tan cómodos como sea posible; brindándoles la confianza necesaria podrás obtener el mejor y más sincero feedback, el cual ayudará en estrategias posteriores.
Continuar aprendiendo es sinónimo de crecimiento, y aperturarnos a nuevos métodos de trabajo nos llevará a dos consecuencias que hoy todas las empresas y colaboradores alrededor del mundo agradecen: el cuidado al empleado y el aumento de la productividad.
Aprovecha las herramientas a tu alcance; estamos seguros que serán de gran ayuda para lograr los objetivos de tu compañía, e impulsar el crecimiento laboral.
