Seguramente en los últimos meses has escuchado mucho acerca del CFDI 4.0 y la Constancia de Situación Fiscal. Esta importante tendencia de conversación entre profesionales de recursos humanos y empleados está ligada a que en este año le dimos la bienvenida a la nueva versión de facturación electrónica en México: el CFDI 4.0.
Este nuevo formato del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI 4.0) llego a sustituir a la versión 3.3 que ya conocíamos y que estuvo vigente desde el 2017.
Y aunque los cambios no son tan profundos, sin duda es importante que el equipo de nómina y los empleados tengan conocimiento de todos ellos, ya que, a partir del 1 de julio, quienes no se ajusten a este nuevo esquema no podrán emitir su facturación electrónica.
¿En qué consisten estos cambios? ¿Cuál es la fecha límite para ponerse al corriente? ¿Cómo se relaciona esto con la Constancia de Situación Fiscal? En este artículo resolveremos todas tus dudas.
¿Qué es el CFDI 4.0?
Empecemos conociendo que el CFDI 4.0; es la nueva versión del Comprobante Fiscal Digital por Internet, de ahí las siglas CFDI. Y se le denomina 4.0 porque es la forma de facturación que deberán emplear los contribuyentes para generar sus facturas electrónicas en sustitución de la versión 3.3 como mencionamos al inicio del blog.
Con él, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) busca:
- Obtener más detalles sobre la información de los contribuyentes
- Conocer el Régimen Fiscal al que pertenecen y su actividad económica
- Fortalecer el timbrado electrónico
- Mayor control y simplificación de los procesos en sintonía con los principios rectores de la Reforma Fiscal 2022.
¿Qué dice el SAT?
Acerca de este tema que repercute directamente en la gestión de nómina los principales cambios son:
- El campo “Nombre denominación o razón social del receptor” es un campo obligatorio.
- Se incorporan los campos “Régimen fiscal del receptor” y “Domicilio fiscal del receptor”, los cuales son de uso obligatorio.
- Se incorpora el campo “Exportación”, donde deberá señalarse si el comprobante corresponde a una operación de exportación definitiva o temporal.
- Se incorporan los campos “Periodicidad”, “Meses” y “Año”, para efectos de la emisión de las facturas globales.
- Se adiciona el elemento ACuentaTerceros, el cual sustituye al “Complemento Concepto PorCuentadeTerceros”
- Se adiciona el campo “Objeto del impuesto”
¿Qué cambiará el CFDI 4.0 en la gestión de nómina?
Estos cambios se resumen a que el equipo de nómina deberá realizar el llenado de nuevos campos:
- Se debe incluir el código postal y régimen fiscal del receptor.
- El nombre será obligatorio y se deberá validar.
- Se añade un atributo para los casos de sector primario.
- Se añade un nuevo campo para indicar si el CFDI ampara exportaciones.
- A nivel concepto, se añade un atributo para indicar si es objeto o no de impuesto.
- Se sustituye el complemento a cuenta de terceros por un elemento nuevo a nivel de concepto.
Estos puntos son los más relevantes, sin embargo, hay otros campos que también tendrán cambios:
- El Comprobante de Retenciones e Información de Pagos, que es el que permite documentar la retención de los impuestos y pagos realizados por los contribuyentes residentes en el extranjero presenta una nueva versión.
- Lo mismo sucede con una nueva versión del Complemento de pagos, el que se utiliza cuando se recibe un pago en parcialidades o de manera diferida.
- También, para la cancelación de facturas se incluye un nuevo campo de llenado obligatorio, donde se debe indicar cuál es el motivo de la cancelación del CFDI en cuestión.
¿En qué se relaciona el CFDI 4.0 con la Constancia de Situación Fiscal?
Como vimos, parte de la integración del CFDI 4.0 es la incorporación de requisitos obligatorios para la emisión del comprobante de nómina son siguientes datos: RFC, nombre, régimen fiscal y código postal del domicilio fiscal del receptor.
Por eso, los trabajadores o personas físicas asalariadas, deben de solicitar su Constancia de Situación Fiscal emitida por el SAT. De esta forma, las organizaciones podrán incluir en el CFDI de nómina, el régimen tributario y el código postal de los trabajadores registrado en el SAT.
Esto se hace para confirmar que los datos son correctos.
¿Cómo lograr que todos los empleados entreguen su Constancia de Situación Fiscal?
Es importante que los empleados tengan diferentes maneras de realizar este trámite para lograr que todos entreguen su constancia en el tiempo establecido al departamento de recursos humanos.
Para eso el SAT habilita los siguientes pasos para generar este documento desde el Portal del SAT.
Las indicaciones son las siguientes:
- Da clic en el botón de requisitos para validar la información requerida para el trámite.
- Selecciona Tramitar Constancia de Situación Fiscal con CIF.
- Oprime el botón Comenzar para iniciar.
- Da clic y revisa los términos y condiciones, si estás de acuerdo en el uso del servicio oprime “Siguiente”.
- Ingresa tu RFC y correo electrónico personal.
- Escribe el texto de la imagen del código captcha que aparece en la pantalla.
- Captura el código de confirmación que te fue enviado a los medios de contacto registrados previamente y selecciona continuar.
- Adjunta o captura la foto de tu identificación oficial vigente con fotografía, por ambos lados y asegúrate que la imagen sea clara.
- Graba un video pronunciando la frase que la aplicación te indique y asegúrate que el video sea claro y la frase se escuche correctamente.
- Revisa la solicitud de Constancia de Situación Fiscal con CIF con los datos que proporcionaste, así como las manifestaciones. En caso de estar de acuerdo, selecciona “Siguiente”.
- Firma en el recuadro de manera autógrafa lo más parecido a tu identificación oficial. La firma deberá corresponder a la contenida en tu identificación oficial vigente.
- Conserva la solicitud firmada que el aplicativo desplegará.
- Guarda el número de folio asignado, una vez que el trámite sea revisado recibirás una respuesta en los 5 días hábiles posteriores a su solicitud.
- Recibe la respuesta de trámite en tu correo electrónico registrado.
Para más detalles puedes visitar este link en dónde se comparte más información acerca de este trámite.
Dicha operación está habilitada de lunes a viernes en un horario de 9:00 am a 2:00 pm. Este horario en la mayoría de las empresas es activo, por lo tanto, una buena estrategia para incentivar las solicitudes ante el SAT es habilitar computadoras en los centros de trabajo para que los empleados puedan realizar el trámite en los horarios de atención.
Adicional, están habilitados los módulos del SAT en dónde los empleados pueden acudir a solicitar su Constancia de Situación Fiscal. Si se opta por esta forma de trámite es importante considerar las filas y tiempo de espera, probablemente los colaboradores necesiten solicitar un permiso especial para acudir y cumplir con el requisito.
Apóyate de las herramientas de gestión del tiempo en donde solicitar y autorizar el permiso no tomará más de 2 minutos.
¿Necesitas ayuda? Lo tenemos cubierto
Probablemente esto fue una avalancha de información para ti y parece un tema complicado. Pero plataformas de recursos humanos especializadas en la gestión de nómina como Workbeat, lo hace más sencillo.
Esto gracias a que es tecnología que siempre se mantiene al tanto de la ley e incorpora al sistema de recursos humanos los campos necesarios para que los procesos siempre vayan acorde a lo dictado por las autoridades.
A través de los softwares de recursos humanos más modernos como Workbeat encontrarás los nuevos campos en el apartado de Nómina para realizar el timbrado con los datos del remitente y destinatario que serán obligatorios a partir del 23 de Enero del 2023.
Esto hará que la gestión de tu nómina se mantenga en orden y lejos de multas por incumplimiento.
Pero lo sabemos, la participación de los trabajadores en este cambio es vital. Entonces no basta con tener habilitados los nuevos campos, sino también se trata de hacer llegar la información a toda la organización para incentivar el envío de las Constancias de Situación Fiscal en tiempo y forma. Para eso el portal de avisos es un espacio digital al que todos los empleados tienen acceso y puedes publicar los pasos para hacer el trámite necesario y acompañarlos en cada parte del proceso.
Aunque este tema es exclusivo de México, los mejores softwares de recursos humanos se mantienen actualizados en las leyes de cada país en los que operan.
Así que para este y próximos procesos asegúrate de contar con el mejor aliado en la gestión de nómina y administración del capital humano.
