Es bien sabido que una de las tareas que más ocupa al departamento de recursos humanos es la emisión de cartas y documentos solicitados por los colaboradores para realizar algún trámite que necesite acreditar la situación en la empresa. Algunos ejemplos de estas cartas o formatos son: Constancia laboral (que es diferente a la carta de recomendación laboral), carta de ingresos, entre otros.
La realidad es que las compañías que no cuentan con un software de recursos humanos que haga más sencilla esta labor se ven en un serio embotellamiento de peticiones que acaban por ocupar gran parte de su día y la inconformidad de algunos colaboradores al tener que esperar la entrega del documento.
Si estás buscando automatizar este proceso clave en la satisfacción de los trabajadores, sigue leyendo tenemos toda la información que necesitas.
Hablemos de la Constancia laboral
Empecemos recordando qué es una constancia laboral y de que elementos se compone este importante documento.
Como su nombre lo indica, es un documento que expide la empresa en la que hace constar que el trabajador que la solicitó tuvo una relación laboral con la compañía.
Este documento es muy solicitado en los procesos de reclutamiento con el fin de verificar que la información laboral brindada por el candidato es verídica.
Dicha constancia está compuesta por los siguientes datos:
Fecha de expedición
Nombre del trabajador
Cargo que ocupó
Tiempo que trabajó en la empresa
Nombre y firma de quien la expide
En algunos casos también se incluye un breve resumen de las labores que el ex trabajador tenía a su cargo. Es importante saber que esta constancia laboral es un documento oficial que se recomienda entregar en una hoja sellada por la empresa.
Como lo mencionamos, este documento normalmente se entrega cuando un empleado que ya no está en la organización la solicita para ser contratado en otra compañía, por lo tanto, el tiempo de respuesta es clave en esta solicitud. Aunque ya no se trate de un elemento vigente en la plantilla, es importante cuidar la atención que se le brinda de esta manera seguirá hablando positivamente de la empresa entre sus familiares, colegas, amigos y conocidos lo que sin duda construirá a forjar buenas relaciones con posibles candidatos o clientes.
¿La constancia laboral es lo mismo que la carta de recomendación laboral?
La respuesta es no.
Aunque la constancia laboral y la carta de recomendación laboral son documentos son solicitados por los reclutadores, la diferencia entre estos documentos se encuentra en que la constancia laboral comprueba que el solicitante de la carta fue parte de la organización por un tiempo determinado. Mientras que la carta de recomendación laboral es redactada por alguien a quien el ex trabajador solicite, puede ser un ex compañero, ex jefe o un colega, y su principal función u objetivo es que el reclutador conozca más acerca de las cualidades del candidato.
Así es como puede verse una constancia laboral:
Este es solo un ejemplo, pero la realidad es que existen diferentes formas de redactarla que van acorde a la identidad de la empresa.
Carta de ingresos: Otro de los documentos más solicitados por los trabajadores
La carta de ingresos es otra solicitud más recurrente para los departamentos de rh que debe tener la siguiente información:
- Lugar
- Fecha de expedición
- Nombre de quien la solicita
- Nombre de la empresa
- Sueldo
- Entrega de salario mensual, quincenal, semanal o diario
- Sello de la compañía
Este documento usualmente es solicitado por los trabajadores para realizar trámites de préstamos, entre otros en los que es necesario comprobar con un documento oficial el sueldo laboral que percibe el trabajador.
Así es como se ve una carta de ingresos
Es decir, este documento está compuesto de información relacionada con la nómina de los empleados por lo tanto lo ideal es que la plantilla que decidas usar para emitir este documento de una manera más fácil debe de estar cargada en un sistema de recursos humanos que centralice toda la información que necesitaras colocar en este formato.
La forma más fácil de emitir tus constancias, cartas y formatos
Como lo mencionamos anteriormente, el servicio que se le brinda al empleado al momento de solicitar este tipo de documentos es clave, ya que la mayoría de ellos se acercan a recursos humanos a buscar una ayuda y solución ágil a sus peticiones.
De los documentos que hablamos en este blog son solo una parte de los que tal vez se emitan en tu organización. Entonces, es aquí en donde la tecnología juega un papel importante, ya que, con el sistema para recursos humanos y cuidado al empleado correcto, es posible cargar las plantillas que necesites en el día a día y tenerla a la mano en un mismo software que centraliza toda la información que necesitas colocar en dichas constancias.
Solo bastara visitar el apartado correspondiente y encontrarás toda la biblioteca de cartas y constancias a tu disposición. Y lo mejor es que tus procesos no tendrán limite, ya que las plataformas para rh más modernas son tan flexibles que puedes cargar las plantillas que sean necesarias sin solicitar ayuda adicional.
Así ahorrarás valioso tiempo del día y al mismo tiempo crearás una experiencia de atención inigualable con los empleados gracias a que reducirás considerablemente el tiempo de respuesta. Comparte en nuestro Facebook cómo manejan la emisión de cartas, formatos y constancias en tu organización.
