¿Cómo calcular las horas trabajadas? ¿esta pregunta te suena familiar? Más de un profesional de recursos humanos se la hace diariamente, y además de gestionar las horas laborales, también hay que controlar las horas extra trabajadas. Este es el término que se le da a las horas extraordinarias que los colaboradores le dedican a su jornada de trabajo habitual.
En la gestión de recursos humanos tienen un papel muy importante, ya que es necesario contabilizarlas correctamente para que estas tengan un impacto positivo tanto en el clima laboral como en la nómina de los trabajadores.
Por eso, en este artículo hablaremos de las ventajas y desventajas que las horas extras tienen en la gestión de recursos humanos y cómo estas impactan en el bienestar de los colaboradores.
¿Cómo calcular las horas trabajadas?
Antes de adentrarnos en el mundo del cálculo de las horas extra, debemos de analizar el cálculo de las horas habituales que cada colaborador realiza diariamente.
El cálculo preciso de las horas trabajadas es fundamental para la gestión eficiente de los recursos humanos, ya que permite no solo cumplir con las normativas laborales, sino también optimizar la productividad y la remuneración del personal. A continuación, te presentamos los pasos básicos para calcular las horas trabajadas de manera efectiva:
1. Registro de entrada y salida:
El primer paso es contar con un sistema confiable para registrar las horas de entrada y salida de los empleados. Esto puede realizarse mediante sistemas de control de acceso, tarjetas de fichaje, o software de gestión de recursos humanos que registre automáticamente estos datos.
2. Cálculo de horas ordinarias:
Una vez que se tienen los registros de entrada y salida, se calculan las horas ordinarias trabajadas por cada empleado. Esto se logra restando la hora de entrada a la hora de salida, teniendo en cuenta los periodos de descanso y almuerzo si aplican.
3. Identificación de horas extraordinarias:
Las horas extraordinarias son aquellas que exceden las horas ordinarias de trabajo establecidas por ley o por el contrato laboral. Es importante identificar y registrar estas horas por separado, ya que su compensación y regulación pueden variar según la legislación local y las políticas internas de la empresa. Pero no te preocupes, de ellas hablaremos en las próximas secciones.
4. Registro de ausencias y tiempo no laborable:
Además de registrar las horas trabajadas, es crucial registrar las ausencias, licencias y tiempo no laborable de los empleados. Esto incluye vacaciones, permisos por enfermedad, días festivos y cualquier otra situación que afecte la disponibilidad del personal para el trabajo.
5. Automatización y software especializado:
Para simplificar y agilizar este proceso, muchas empresas utilizan software especializado en gestión de recursos humanos. Estas herramientas permiten automatizar el registro de horas, calcular automáticamente las horas trabajadas y generar informes detallados sobre la asistencia y la productividad del personal.
6. Cumplimiento legal y normativas:
Es fundamental asegurarse de que el cálculo de las horas trabajadas cumpla con las normativas laborales locales y con los acuerdos establecidos en los contratos de trabajo y convenios colectivos. Esto incluye respetar los límites de horas de trabajo, pagar las horas extraordinarias según lo estipulado por la ley y garantizar la igualdad de trato para todos los empleados.
7. Revisión y mejora continua:
Por último, es importante revisar periódicamente los procesos de cálculo de horas trabajadas y buscar oportunidades de mejora continua. Esto puede implicar la implementación de nuevas tecnologías, la actualización de políticas internas y la capacitación del personal en el uso adecuado de los sistemas de registro de horas.
Así que, calcular las horas trabajadas de manera precisa y eficiente es esencial para una gestión efectiva de los recursos humanos. Con los pasos adecuados y el apoyo de herramientas tecnológicas, las empresas pueden garantizar el cumplimiento legal, optimizar la productividad y promover un ambiente laboral saludable y equitativo para todos los empleados.
Las horas extra en la gestión de recursos humanos: Ventajas y desventajas
Ahora que ya tenemos dominadas las horas ordinarias pasemos a hablar de las horas extras.
Aunque es bien sabido que muchos colaboradores no quieren hacer horas extra, en algunas organizaciones e industrias a veces no tienen otra opción más que realizarlas. Por otro lado, también hay trabajadores que lo toman como una oportunidad para incrementar su salario laboral.
Ante esta variedad de escenarios, muchas compañías se preguntan: ¿Se deben ofrecer las horas extraordinarias a los empleados? ¿Puede ser algo positivo o negativo en su productividad laboral? Por eso es importante conocer qué opinan los trabajadores acerca de ellas.
Ventajas
Como lo mencionamos anteriormente, si en la gestión de recursos humanos se integran las horas extras pueden aportar beneficios a los trabajadores y por lo tanto también a la empresa. A continuación, hablaremos de ellas:
- La oportunidad de tener un mayor sueldo
Dedicar más horas a la jornada laboral significa dinero extra en la próxima nómina, esto es algo muy atractivo para algunos colaboradores. Por lo tanto, si se abre esta posibilidad y se gestiona sin errores humanos en el pago podría representar una motivación extra para asistir al empleo.
- Aprovechar la productividad individual
Hay empleados que trabajan mejor en horario de mañana, otros por la tarde y otros por la noche. Eso significa que algunos de ellos estarán disponibles para realizar horas extra en la franja del siguiente horario. Esto por el hecho de que saben que en ese momento del día son mucho más productivos, lo que quiere decir que habrá beneficios por ambas partes.
Desventajas
Por otro lado, en muchos casos realizar horas extra, puede causar un impacto negativo tanto en la plantilla como en la gestión de recursos humanos. Hablemos de las razones que tienen los empleados para no estar contentos con las horas extraordinarias:
- Una fuerza laboral sobrecargada.
Si la empresa tiene que comunicarles a los trabajadores que es necesario trabajar horas extra, pueden percibir que la planeación no se hizo correctamente o puede ser considerado como un índice de no tener suficientes recursos para realizar todo el trabajo. Por eso es importante detectar cuando los empleados se encuentran sobrecargados. Si este es el caso de la plantilla el departamento de recursos humanos y líderes de departamento pueden encontrar una mejor forma de comunicar la necesidad o en caso de necesitarse realizar una nueva planeación.
- Expectativas de productividad laboral poco realista
Cuando las organizaciones quieren ver resultados ya, la primera opción son las horas extra. Sin embargo, en la gestión de recursos humanos se debe tomar en cuenta que tal vez algunos colaboradores ya no rinden lo mismo después de haber cumplido con las horas naturales de una jornada laboral. Por lo cual es importante que al comunicar el plan se establezcan metas concretas y realizables.
- Mala gestión del tiempo
Esta desventaja va de la mano con la anterior, si los empleados no tuvieron suficiente tiempo para llegar a la meta establecida, dedicar más horas ya no será tan eficiente ni motivador para los trabajadores, esto conlleva una mala imagen de la gestión de recursos humanos y hace que en los próximos proyectos la tasa de asistencia para las horas extra disminuya considerablemente.
Entonces ¿qué hay que hacer en la gestión de recursos humanos para cubrir las horas extra?
En este caso, las empresas tienen que decidir si esas horas extra son realmente necesarias y les aportarán beneficios a los colaboradores. De esta forma tanto los líderes como el departamento de gestión de recursos humanos podrán usarlo como incentivo para aumentar el índice de asistencia a estas jornadas laborales adicionales que tanto bien le hacen a la operación de la compañía, aunque cumplir con ellas se trate de una obligación.
Cualquiera que sea el caso en tu organización, contar con un software de gestión de recursos humanos les facilitará la vida tanto al equipo de nómina como a los mismos empleados. Las ventajas para el departamento de recursos humanos es que fácilmente será posible contabilizar las horas extra que cada empleado trabajó, la puntualidad y las incidencias sin margen para errores humanos que se pueden dar cuando la gestión de este proceso se realiza manualmente o en un Excel, sin mencionar la cantidad del tiempo que se ahorrará.
Mientras que los empleados, desde su aplicación instalada en su dispositivo favorito, podrán ver todo el detalle de los ingresos adicionales generados gracias a estas horas extraordinarias.
Adicional al consultar el desglose de su pago, también tendrán acceso al detalle de las horas laborales trabajadas durante el periodo con las mejores herramientas para la gestión del tiempo, en dónde a su vez podrán consultar con anticipación su horario laboral asignado por el departamento de gestión de recursos humanos, lo que abrirá la posibilidad de que organicen su tiempo y trabajo acorde a las necesidades de la organización y su vida personal.
En conclusión, para que las horas extras sean cubiertas y cumplan con su objetivo en la operación y cumplimiento de metas de la organización es necesario asegurar una correcta gestión, comunicación y pago de las mismas, ya que como vimos en el listado de las ventajas este es el principal incentivo que los trabajadores esperan recibir por extender su jornada laboral.
Así que, si eres del departamento de recursos humanos en este punto sabrás que vas a necesitar ayuda. Apóyate de las herramientas de cuidado al empleado para ahorrar tiempo y brindar el mejor servicio en la distribución de las horas extras sin sacrificar parte de tu día ni el bienestar de la plantilla.
