Conforme más crece una organización, el equipo de recursos humanos tiene más tareas que hacer en su día a día. Pues la administración del personal da mucho trabajo, pero la jornada tiene un número limitado de horas.
Una de las tareas que más consume el día de los profesionales en la gestión de personas sin duda es el reclutamiento. Por eso en este blog compartiremos los mejores trucos para la contratación y administración del personal que ayudan a los reclutadores a contratar de una forma más eficiente y aprovechar hasta el último minuto de la jornada laboral.
Fases de la contratación y administración del personal
Iniciemos conociendo las fases de las que se compone el proceso de selección de personal:
- Planificación, búsqueda e interacción: Esta es la etapa inicial del proceso de reclutamiento, aquí es dónde se establecen las bases y se desencadenan acciones para las siguientes fases.
- Preselección, entrevistas y evaluación: Entre llamadas telefónicas de preselección, entrevistas online y en persona, mensajes de seguimiento, etc. Con tanto que hacer es indispensable gestionar bien el tiempo.
- Presentación de ofertas y orientación inicial: Esta última fase ocurre cuando la organización está lista para contratar e iniciar con la administración del personal.
Ahora que sabemos que es todo lo que los reclutadores tienen por hacer, el siguiente paso es conocer los trucos que utilizan para automatizar y optimizar ciertos pasos de estas etapas.
Etapa 1: Planificación, búsqueda e interacción
En los primeros pasos es dónde se marca el rumbo a seguir y se determina el éxito en cada vacante ¿Cuáles son esos primeros pasos y cómo hacerlos más efectivos? Conozcamos los trucos para el inicio de una gran búsqueda.
- Solicitar a los responsables de la vacante revisar el CV de los candidatos que ya se han postulado
Si se pasa por alto la fase de planificación y preparación, se corre el riesgo de que más adelante surjan problemas difíciles de resolver en la administración del personal. Por esa razón, los reclutadores ponen manos a la obra desde la etapa más temprana del proceso.
Reservar algunos minutos en el calendario de la persona responsable de la vacante para dale unos cuantos currículums que a los reclutadores le hayan causado buena impresión y pedirle su opinión es un ejercicio que enriquece el proceso porque da pie a tomar nota de lo que llama su atención entre las habilidades del candidato y cuáles son sus oportunidades de crecimiento. Esto ayuda a hacer una idea clara de lo que se busca y a redactar la descripción del puesto en un abrir y cerrar de ojos, lo que te permitirá recortar horas e incluso días del proceso.
- Reservar tiempo en el calendario para dedicarlo a la búsqueda de candidatos
Si se buscan candidatos de forma activa, es posible dar con la persona indicada mucho más rápido que poniéndose a mirar solicitudes una por una. Organizar y gestionar mejor el tiempo permite dedicarlo a cosas más importantes de la administración del personal.
Una realidad de los reclutadores es que, a la hora de buscar candidatos, es fácil distraerse con llamadas, correos electrónicos y otras tareas. Por eso es recomendable reservar tiempo en el calendario para dedicarlo exclusivamente a esta labor. Evitar programar reuniones durante estas horas y ponerse en modo “no molestar”. Ayuda a concentrarse en buscar candidatos de la forma más eficiente.
- Redactar mensajes de máximo 100 palabras para incrementar el número de respuestas
Cuando los reclutadores escriben mensajes demasiado largos a los candidatos, además de sacrificar tiempo que se podría dedicar a otras tareas en la administración del personal, se reducen considerablemente las probabilidades de que los candidatos respondan.
Por eso es importante procurar que los mensajes que se intercambian durante el proceso de reclutamiento vayan al grano. Cuando se limita la extensión de los textos, los candidatos se hacen una idea de todo lo que la organización puede ofrecer y sienten curiosidad por obtener más información.
Para esta tarea algo que ayuda mucho son las plantillas personalizables, además de ahorrar tiempo tienen las palabras correctas para cada etapa del proceso, y con la posibilidad de personalizarlas dejan de tener un aspecto de plantilla y se sienten como un mensaje originalmente redactado por el reclutador.
Etapa 2: Preselección, entrevistas y evaluación
Como mencionamos al inicio, en esta etapa entre llamadas, correos, entrevistas y las situaciones del día a día en el departamento de administración del personal el día parece irse volando. A continuación, enlistamos algunos consejos que los reclutadores aplican para hacer rendir cada minuto.
- Comparar a los candidatos desde el término de la llamada telefónica
Cuando se tiene una lista robusta de candidatos prometedores, lo más conveniente es que el reclutador compruebe que sus perfiles den justo en el clavo, pues puede que no valga la pena hacerles una entrevista si carecen de las aptitudes necesarias.
Por eso es importante establecer una serie de criterios para las entrevistas iniciales por llamada telefónica. Este sencillo formulario de evaluación inicial ayudará a empezar el proceso con buen pie. Una buena idea es colocar estos resultados en la matriz de selección para elegir a los indicados para pasar a la siguiente fase del proceso.
- Utilizar recordatorios para mantener comunicación con los candidatos después de las entrevistas
Definitivamente, a los candidatos les gusta estar informados de lo que va ocurriendo en el proceso de selección. El problema es que en la administración del personal hay muchas otras responsabilidades que no lo ponen nada fácil.
El intervalo de tiempo entre las entrevistas y las ofertas de empleo es posiblemente el más importante para mantener su interés y no perder al candidato correcto. Poner recordatorios en el sistema de recursos humanos orientado al cuidado al empleado para comunicarse con los candidatos cada varios días o una vez a la semana, ayudará a brindar una excelente experiencia para los postulantes.
Etapa 3: Presentación de ofertas y orientación inicial
Cuando la empresa está lista para contratar, es momento de mantener todo documentado y bien atado, para lograr esto te compartimos los siguientes tips.
- Preparar el onboarding
La transición de candidato a empleado determina la experiencia de reclutamiento y ya empieza a tener impacto en el nuevo miembro del equipo. Por eso es muy importante que se sientan a gusto y satisfechos con su decisión.
La orientación inicial u onboarding implica muchas tareas para el departamento de administración del personal. No hay que dejar ninguno al azar, y así crear un súper onboarding.
- Comprobar que las herramientas hayan funcionado correctamente
Hay ciertas preguntas que los reclutadores deben hacerse para evaluar el proceso de búsqueda de candidatos y cerrarlo con éxito cuando se ha cubierto una vacante, por ejemplo ¿cuánto se tarda un candidato en solicitar un puesto en la empresa? ¿La bolsa de trabajo funciona como es debido? ¿Hay algún paso tedioso o innecesario?
Para dar respuesta a estas preguntas una buena idea es que el reclutador por sí mismo realice el proceso en la bolsa de trabajo y viva en carne propia la experiencia. Así podrá descubrir los puntos a mejorar.
Para una correcta administración del personal, es indispensable un excelente reclutamiento
Todo el trabajo de la administración de personal comienza en el reclutamiento, por eso es importante contar con la mejor tecnología y por su puesto los mejores consejos. Si eres del departamento de recursos humanos seguro te servirá aplicarlos en tu próxima vacante, y si eres un candidato en búsqueda de empleo, conocer los desafíos a los que los expertos en búsqueda de talento se enfrentan diariamente te ayudará a tener un panorama diferente y ¿Por qué no? Adaptar tu CV a un documento que los enamore.
Cualquiera que sea el caso ahora cuentas con las herramientas necesarias para buscar, encontrar y ser el mejor candidato.
