Dentro de las múltiples tareas llevadas a cabo por el departamento de RH, una de las más importantes es el registro y gestión de las incidencias laborales, las cuales tienen repercusión directa dentro de la prenómina y nómina semanal, quincenal o mensual de una compañía.
Por ello, al ser un proceso repetitivo sabemos que se puede sentir como algo difícil de llevar a cabo; pero no te preocupes: en el #blogWorkbeat de hoy te contaremos cómo puedes evitar que esta tarea cotidiana se convierta en un dolor de cabeza.
Incidencias laborales: ¿qué son y cómo repercuten en RH?
Para comenzar, podemos englobar dentro de las incidencias a todos aquellos factores que afectan el pago de las remuneraciones de un trabajador y, a su vez, se relacionan en la mayoría de los casos con una variación en el registro de la asistencia.
Dentro de las situaciones o circunstancias que se pueden considerar como incidencias laborales son:
- Faltas: se entiende por toda ausencia o abandono de los deberes antes de completarse una jornada laboral, siendo considerada como un incumplimiento y causa de descuento en la nómina.
Según la Ley Federal del Trabajo, en su Artículo 47, fracción X, el trabajador puede ser despedido si incurre en “más de tres faltas de asistencia en un periodo de treinta días, sin permiso del patrón o sin causa justificada”.
- Retardos: cuando el registro de entrada se efectúa pasados los minutos de tolerancia regularmente 15), se considera retardo menor. Algunos reglamentos internos de empresas consideran su recurrencia como motivo de descuentos y los retardos mayores a una hora como una falta injustificada.
- Omisiones de entrada o salida: sucede cuando el empleado olvida registrar el inicio o el fin de su turno de trabajo, dicha omisión puede ser justificada por el patrón o el departamento administrativo encargado si lo consideran pertinente.
- Días económicos: este concepto es un tipo de descanso pagado con previa autorización, y usualmente son solicitados por los colaboradores para atender asuntos personales o particulares de carácter urgente. La Ley Federal del Trabajo no cuenta con lineamientos claros al respecto, por lo que se maneja a discreción de los líderes y empleadores, sólo especifica que el máximo de días económicos otorgables en un año son doce, siempre y cuando no se excedan de tres al mes.
- Incapacidad: esa incidencia laboral sucede cuando un trabajador se ve imposibilitado a realizar sus labores como consecuencia de una enfermedad o un accidente de trabajo, esta debe declararse y avalarse por un médico. Su pago corresponde directamente a la institución de salud que asegura al empleado y puede ir desde el 60 hasta 100% del salario.
- Incapacidad por maternidad: es el derecho que tiene una empleada de ausentarse 42 días antes y después de su parto. En los Artículos 101, 102 y 103 de la Ley del Seguro Social, esta tiene el derecho a recibir el salario completo que percibía al momento del embarazo o parto.
- Periodo de lactancia: son dos reposos de media hora por día o la reducción de una hora de trabajo, durante los seis meses posteriores al parto, a los que tiene derecho una madre trabajadora según se determina en el artículo 170 de La Ley Federal del Trabajo.
- Vacaciones: es la cantidad de días remunerados a los que se hace acreedor un empleado al cumplir un año de antigüedad. Por Ley se estipula que no sean menos de 6 días al año.
El pago de nómina que recibe un empleado está directamente relacionado a las incidencias; por ello, puede sufrir modificaciones o variar ya que, como vimos, muchas se traducen en descuentos que pueden ser desde parciales hasta la totalidad del salario diario.
Que las incidencias no se vuelvan tu dolor de cabeza
Ante la gran cantidad de factores y variables que se deben tener a consideración al calcular la nómina de la empresa, es importante contar con todas aquellas herramientas que nos permitan hacerlo sin margen de errores.
En entradas anteriores te contamos sobre qué tips o pasos podrías seguir para volver tus reportes de incidencias laborales más eficientes; hoy, te traemos paso a paso cómo registrar estos eventos, cargando toda la información que necesitas en un solo lugar para reducir márgenes de errores y, en la medida de lo posible, evitarlos.
- Selecciona a tu gran aliado
Contar con una solución que te permita cargar, agrupar y gestionar las incidencias de nómina será vital para iniciar tus mejoras en el departamento, pues te permitirá contar con toda la información que necesitas y arrancar los procesos en un solo lugar.
Compara tus opciones y decídete por las que se adapte, además de a tu nómina, a los requerimientos según las leyes de tu país y a otras problemáticas que puedan surgir en tu compañía: siempre es mejor prevenir.
- Ubica la solución de tu solución
Al contar con un software o plataforma de RH, es normal tener un mundo de soluciones a nuestro alcance. Por ello, es necesario ubicar la que nos puede ayudar a iniciar el proceso de incidencias.
En algunas plataformas Prenómina e Incidencias funge como un módulo que te permite generar una gestión totalmente integrada al dar de alta de forma individual o masiva las incidencias que se generan en tu organización, por ejemplo: horas extras, bonos, comisiones, faltas o cualquier criterio que dicte tu compañía.
De igual manera, la solución que elijas deberá permitirte configurar a la medida las reglas de asistencia en la organización, como horarios, turnos, tolerancia en retardos, etc. No olvides que estas políticas se deberán reflejan automáticamente en la Prenómina, para brindarte una administración centralizada y conectada y dejar atrás los márgenes de error en los cálculos.
- Comienza a gestionar
Después de seleccionar la herramienta que te ayudará, es hora de poner manos a la obra. Recuerda que la carga de tus incidencias debe ser de forma sencilla y eficiente para que los resultados sean palpables dentro de su gestión y la posterior creación de los reportes que seguramente en algún momento necesitarás; no olvides que, por lo general, estas se agrupan en:
- Previstas: las que son constantes en una plantilla y siempre se deben tener en el mapa como vacaciones, incapacidad por maternidad o alguna condición médica. De igual manera, aquellos descuentos consecutivos o bonos que forman parte del salario mensual de los colaboradores.
- Imprevistas: aquellas que, al aparecer de forma repentina u ocasional, no se pueden tener mapeados de forma constante como faltas injustificadas, retardos o incapacidad por accidente.
Por otro lado, ten en cuenta que para conocer e identificar una incidencia, así como realizar el reporte se requiere conocer los parámetros a considerar. Es por esto que es fundamental llevar un registro de cada uno de los colaboradores en el que se considere su jornada laboral, horario, permisos autorizados, etc. versus a su productividad y objetivos cumplidos en determinado periodo.
Aquí, el uso de registros de asistencia desde apps y la geolocalización serán grandes aliados para llevar a cabo tus procesos de incidencias y otros más.
- ¡No olvides accionar!
Dentro del departamento de RH (como en muchos otros lugares) la información es valor. Por ello, utilizar los datos obtenidos dentro de las incidencias laborales permitirá identificar situaciones como aumento en el absentismo laboral, retardos o faltas injustificadas entre la plantilla.
Al contar con esta información, podrás utilizarla para identificar sus principales causas y trazar planes de acción para evitarlas en un futuro, a miras de mejorar la productividad del equipo y los resultados generales de la compañía.
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