Sabemos que, gracias a las diferentes modalidades de trabajo que hoy podemos elegir derivadas de la emergencia sanitaria, en algunas compañías (y a pesar de ser uno de los elementos clave en las organizaciones) la comunicación empresarial puede llegar a sentirse estancada o incluso quedarse en segundo plano.
Si crees que esto es lo que sucede dentro de tu empresa, no te preocupes: en el #blogWorkbeat de hoy te contaremos más sobre ella y cómo hacer para que la comunicación interna, a pesar de su complejidad, pueda funcionar de forma correcta para adaptarse y sobrevivir.
¿Qué es la comunicación empresarial?
Para comenzar, debemos definir qué es la comunicación empresarial, y podemos entenderla como el conjunto de procesos que lleva a cabo una empresa (o parte de ella) con el fin de compartir la información, tanto a nivel interno entre diferentes departamentos o puestos de la empresa como de la comunicación de la empresa con el exterior.
Por ello, es importante tener en cuenta que por norma general dicha comunicación no implica solo la capacidad de emitir la información, sino también incluye el hecho de recibirla, esto es, estamos ante un intercambio mutuo de ideas, lo que comúnmente conocemos como feedback o retroalimentación.
Así pues, una buena comunicación empresarial favorece que todos los miembros de la empresa puedan permanecer motivados, al día de lo que sucede en su entorno (incluso sin estar físicamente presentes en él) y que sus acciones puedan ser conocidas, reduciendo la incertidumbre tanto de trabajadores como de dirigentes con respecto al estado de la misma; por otro lado, facilita la interacción y mejora el clima laboral, además de mejorar la productividad y permitir reaccionar de forma más óptima ante cualquier eventualidad.
La comunicación empresarial que se adapta a tu compañía
Sabemos que no todas las empresas y organizaciones se comunican de la misma manera; es por esto que existen diferentes clasificaciones de comunicación empresarial con base en diversos criterios. Las más comunes son:
1. Interna y externa
La primera de ellas es la que establece la distinción entre comunicación interna y externa, siendo la primera la que se produce entre los diferentes departamentos y trabajadores de la propia empresa, mientras que la segunda es la que va dirigida a establecer una comunicación con el medio.
2. Bidireccional y monodireccional
Asimismo, también podemos encontrar estilos de comunicación empresarial con mayor o menor nivel de interactividad, pudiéndose encontrar desde la más habitual comunicación bidireccional en que emisor y receptor interactúan y se intercambian información hasta la monodireccional en que únicamente se envía un mensaje, generalmente desde puestos de poder, a un receptor que no tiene opción a réplica.
3. Ascendente, descendente y horizontal
Dentro de la comunicación empresarial interna de una organización, podemos encontrar tres grandes tipos en función del punto donde parta la información y la posición entre el emisor y el receptor de una misma comunicación; hablamos de comunicación descendente cuando el acto comunicativo se lleva a cabo desde un emisor con un cargo mayor que el del receptor.
Por otro lado, cuando es el subordinado quien emite el mensaje hacia su superior, hablaríamos de comunicación ascendente. En ambos casos estaríamos ante un tipo de comunicación vertical, es decir, una comunicación en que los sujetos que mantienen el acto comunicativo tienen una relación de desigualdad en cuanto a poder (existiendo una jerarquía entre ellos).
El otro gran tipo de comunicación es la comunicación horizontal, que se establece entre individuos que tienen una misma posición y se encuentran en el mismo nivel de la jerarquía dentro del organigrama empresarial.
4. Formal e informal
Finalmente, en la comunicación empresarial nos podemos encontrar con la existencia de dos diferentes tipos de vías de comunicación: la formal y la informal. En la primera es en la que suelen tratarse los aspectos técnicos y vinculados con las tareas en sí, siendo un tipo de comunicación respetuosa y centrada en la razón y en el objetivo de la empresa.
Por otro lado, en la comunicación informal suelen establecerse comunicaciones más flexibles y naturales, centradas fundamentalmente en las relaciones interpersonales y siendo a menudo la que mayor efecto tiene en el bienestar laboral. Esta última varía en gran medida dependiendo de quien la lleve a cabo y puede trascender el ámbito laboral, siendo difícilmente controlable por la organización.
¿Qué puede amenazar la comunicación en mi empresa?
El hecho de mantener una comunicación empresarial eficiente es fundamental, pero no es fácil. Y es que deben tenerse en cuenta la existencia de un elevado nivel de variabilidad en las situaciones que pueden surgir, así como de la existencia de malentendidos, malos usos y dificultades en las comunicaciones propias de una empresa.
1. Falta de consistencia
Uno de los factores que más influye en que la comunicación sea en verdad útil entre los equipos es la credibilidad del emisor y la consideración que se muestra para con el receptor del mensaje Un ejemplo de ello puede ser la existencia de disonancias entre lo que se dice y lo que se hace, no manteniendo los emisores una manera de actuar coherente con los mensajes emitidos.
Esto último puede suceder en cualquiera de los trabajadores de la empresa, independientemente de su posición jerárquica o si habla con un superior, subordinado o alguien en el mismo nivel de la jerarquía, y genera graves repercusiones tanto para el empleado (que dependiendo de la situación podría acabar siendo mal considerado o incluso despedido) como para la organización (generando menor nivel de confianza en la persona y en caso de tener un cargo elevado incluso en la organización).
2. Falta de conexión emocional
Otro de los problemas se puede presentar en la manera en que se produce la comunicación. Por ejemplo, en algunas organizaciones puede existir una dificultad para generar una sensación de vinculación a nivel emocional, lo que en los colaboradores puede generar un menor compromiso y productividad y en los usuarios una falta de interés y la búsqueda de otras alternativas. Por ello, es necesario valorar que todo lo que se hace, e incluso lo que no, es en el fondo comunicativo.
Así, no es solo importante el mensaje en sí sino también la manera en que se transmite: no es lo mismo ni ofrece las mismas sensaciones un mail que una reunión presencial o la búsqueda de un contacto real.
3. No comprender el contexto
También debe valorarse la adecuación a la situación actual, así como a las particularidades de la propia situación. Por ejemplo, en una sociedad cada vez más globalizada y en el que las nuevas tecnologías permiten la comunicación inmediata con un amplio número de personas al mismo tiempo, puede ser necesario analizar e invertir en políticas de comunicación que tengan en cuenta el poder de las redes sociales y cómo transmitir correctamente la información deseada, además de valorar el contacto con posibles clientes de otras regiones del mundo.
De igual forma, también es necesario valorar la propia situación de la empresa de cara a no emprender más de lo que puedan abarcar, siendo para ello necesario tener en cuenta la situación del conjunto de la empresa.
4. Aislamiento y falta de comunicación
Por último, el problema quizás más importante y que puede extrapolarse de todos los anteriores es la posibilidad de que en realidad no exista una verdadera comunicación entre los líderes y colaboradores de una compañía.
El ejemplo más claro es el uso estable y continuado de comunicación monodireccional, el cual puede generar una situación de estancamiento y una falta de comprensión de lo que ocurre en la propia organización.
También, es posible que los diferentes puestos no tengan los mecanismos adecuados para ponerse en contacto aún si sus opiniones fueran a ser escuchadas, existiendo menores posibilidades de retroalimentación o incluso que diferentes partes de la empresa no tengan contacto entre sí.
¿Qué puedo hacer para mejorar la comunicación empresarial? Pasos imperdibles
Si en este punto piensas que tu comunicación empresarial se encuentra estancada y no se puede rescatar, podemos decirte que afortunadamente estás equivocado: siempre se puede mejorar, si se trabaja en conjunto.
Para comenzar, y como lo abordamos en líneas anteriores, es necesario adoptar la idea de que una correcta comunicación siempre debe fluir y es cambiante según las necesidades de la compañía y el momento en el que ésta y sus empleados se encuentren.
De esta manera, entenderemos que la comunicación interna es tan importante como una estrategia de trabajo, y hoy contamos con plataformas que nos brindan soluciones para mantener en una correcta línea de información a toda nuestra empresa, independientemente de dónde nos encontremos.
Asimismo, no podemos olvidar que la comunicación debe ser recíproca; por ello, contar con herramientas como un buzón de quejas y sugerencias será ideal para obtener de primera mano las opiniones de los colaboradores, así como contar con propuestas que pueden innovar la comunicación y los procesos dentro de la compañía.
Por último (pero no menos importante), no olvides que un buen clima laboral también es una prestación laboral que ayuda a la retención del talento, por ello realizar evaluaciones en diversos periodos del año te será muy útil para conocer el sentir de tus empleados respecto a su entorno, líderes y compañeros, así como poder tomar acciones para corregir situaciones que puedan estar entorpeciendo la comunicación interna.
Recuerda que nunca es tarde para accionar y brindar a tus colaboradores experiencias maravillosas dentro de su entorno laboral; apóyate de las mejores herramientas para lograrlo y asegura el éxito de tu organización.
