Dentro de las múltiples ocupaciones de los equipos de RH en de las compañías se encuentra la gestión y cobertura de vacantes en la organización; para realizarlo, se apoyan de diversas herramientas y factores que les ayudan a facilitar estas tareas. Una de ellas es el Análisis de puestos.
Pero, ¿para qué sirve exactamente y cómo se puede llevar a cabo? Continúa leyendo esta entrada del #blogWorkbeat; estamos seguros te será de gran ayuda para aclarar tus dudas.
Esto es un análisis de puestos de trabajo
Para iniciar con una idea clara, podemos definir que el análisis de puestos de trabajo engloba todos aquellos pasos que se incluyen dentro del estudio de un puesto determinado en de la compañía, con la finalidad de determinar qué actividades y responsabilidades incluye, los skills o habilidades con las que necesita contar un candidato para desarrollarlo, así como la relación que posee (de forma directa o indirecta) con otras posiciones en la compañía para trabajar en conjunto.
También encontramos que este tipo de análisis suele contribuir a determinar las condiciones bajo las cuales se realizarán las tareas propias del rol que necesitamos cubrir dentro de la empresa.
De igual forma, solemos presenciar confusiones comunes entre los conceptos “análisis de puestos de trabajo” y “evaluación de desempeño”, pero la realidad es que son en verdad diferentes, pues mientras que el primero es de gran ayuda para diseñar un road map para los postulantes a la posición y presentar las características que requiere, la segunda se lleva a cabo una vez que el colaborador ya se encuentra ejerciendo su rol dentro de la organización.
Los análisis de puestos de trabajo suelen contar con implicaciones dentro de su trazado e implementación, dentro de las cuales podemos enlistar:
- Planificación de la fuerza de trabajo
- Gestión del rendimiento laboral
- Reclutamiento y selección
- Planificación de carrera
- Formación y desarrollo
- Administración de compensaciones
- Salud, higiene y seguridad
- Relaciones empleado/laborales
- Gestión de riesgos laborales
¿Qué tipos de análisis existen?
Dentro del concepto de análisis de puestos como herramienta laboral para los equipos de RH, podemos encontrar diversas variantes del mismo, las cuales ayudan a las compañías en diversos niveles. Entre ellas podemos encontrar:
- El análisis de puestos basado en las tareas es el más antiguo de todos y el más utilizado dentro de las compañías, pues busca definir y establecer las tareas, deberes y responsabilidades asociadas al puesto.
- El segundo tipo de análisis de puestos es el basado en competencias. Se centra en las habilidades necesarias para desempeñar el trabajo, sobre todo en lo que respecta a los comportamientos y competencias que el empleado necesita para ese trabajo.
- Dentro del análisis de puestos también comienza a usarse el modelo basado en fortalezas. Este está asociado a todo un espectro de nuevas técnicas de los Recursos Humanos, pues se enfoca en buscar comportamientos, pero también aquellas acciones que más disfrutan ejecutando los empleados, haciendo especial hincapié en las motivaciones de llevar a cabo las labores de un puesto.
- Por último, hablar del análisis de puestos basados en la personalidad, el cual tiene como principal móvil buscar qué rasgos pueden llegar a detectar a una de las personalidades de los postulantes como la ideal para un puesto.
Habiendo revisado estos puntos, es inevitable asumir que llevar a cabo un análisis de puestos recae de forma directa en el departamento de Recursos Humanos o bien, de quien cumpla el rol de desempeñarse en tareas similares dentro de la compañía y que estén relacionadas con la captación de talento o headhunting.
En un proceder normal, todas aquellas empresas que cuenten con un departamento de RR.HH. deberían llevar a cabo la configuración de un perfil dedicado específicamente a recopilar información que les permita no solo optimizar los procesos de búsqueda de talento, sino también enfocar sus esfuerzos y gestionar otros aspectos dentro de un proceso de selección y un análisis de puestos.
Así pues, una persona enfocada en la gestión de personal deberá ser capaz de cuadrar las necesidades a cubrir de la empresa por medio de las vacantes activas y la captación de talento, comunicarlas en forma eficiente en anuncios de empleo y utilizar recursos en forma correcta para optimizarlos y, finalmente, dar con el colaborador más afín para los lineamientos de la organización; esto es vital para reducir la tasa de rotación y mejorar el employer branding dentro de la compañía.
¿Hay alguna vacante en puerta o tienes una evaluación en lista? ¡Comienza a analizar!
Hemos aprendido las bases del análisis de puestos, por ello ahora podemos pasar al camino que regularmente se sigue para llevarlo a cabo. Este inicia de la siguiente manera:
- Identifica las tareas
La primera parte del proceso consiste en el análisis de tareas; para hacerlo, es primordial tener en cuenta cuatro preguntas básicas:
- ¿Qué hace el empleado?
- ¿Cómo lo hace?
- ¿Para qué lo hace?
- ¿Por qué lo hace?
De esta manera puedes comenzar a trazar las principales tareas de un colaborador en la compañía y la razón por las que las lleva a cabo.
- Responsabilidades y funciones del puesto de trabajo
El segundo paso es agrupar las tareas en funciones del puesto de trabajo, pues una vez hecho esto se establecen grados de responsabilidad para cada función realizada. Un buen consejo es clasificarlas dentro de una escala de relevancia.
- Conocimiento, experiencias y KSAOs
En este punto hemos llegado a los KSAOs, por sus siglas en inglés: conocimientos (Knowledge), destrezas (Skills), habilidades (Abilities) y otras características (Other).
Dentro de su clasificación, algunos de estos conocimientos son fáciles de establecer, pero otros elementos son más difíciles de identificar.
Para lograr ubicar esta información, es frecuente preguntar a empleados y gerentes su opinión sobre la experiencia y estudios necesarios para un puesto y establecer un punto medio. De igual forma, también es útil conocer qué hacen otras compañías dentro de nuestra industria.
- Competencias laborales en el análisis de puestos de trabajo
Ahora, es de gran relevancia realizar el análisis de puestos basado en las competencias. Aquí podemos implementar tres técnicas base:
- Entrevista a gerentes, pues son ellos quienes conocen el puesto de trabajo y sus funciones lo suficientemente cerca como para tener una idea clara y con suficiente distancia como para ser objetivos.
- Evaluación del desempeño, pues ayuda a deducir qué competencias diferencian a un buen empleado de uno con baja productividad.
- Incidentes críticos, que consiste en establecer aquellos comportamientos clave del puesto laboral que aseguren un éxito en el desempeño de las tareas.
Es importante entender que cada técnica cuenta con algunos puntos limitantes, por ejemplo: la primera dificulta la compilación de datos, la segunda hace difícil encontrarlos y la tercera depende de momentos específicos que quizás no se registraron.
A pesar de esto, todas son relevantes para extraer las competencias laborales y la forma ideal de asegurar su éxito es tratar de combinarlas. A su vez, dichas competencias dependerán de las habilidades y funciones del puesto de trabajo establecidas, por lo que siempre deberás tener en cuenta las tareas que estableciste al inicio del análisis.
Independientemente de la técnica utilizada, se debe tratar de responder tres preguntas para establecer las competencias:
“¿Cuál es la diferencia entre un buen y un mal empleado?”
“¿Por qué pueden algunos empleados desempeñar las tareas mejor que otros?”
“Si fueras a contratar a un empleado para realizar una tarea, ¿qué buscarías?”
Aunque parezca que ya se tiene todo lo necesario, a veces las competencias varían mucho de unas compañías a otras, no solo porque la cultura organizacional puede llegar a influir en ellas, sino también por otras características como son el tipo de cliente o el método de trabajo seguido; por tanto, hay que ser flexible en la aplicación de competencias y adaptarse al caso concreto de cada empresa.
Es de esta manera como podemos asegurar un análisis de puestos beneficioso, ya sea para establecer la generación y cobertura de puestos de trabajo, o bien, para analizar las necesidades de las posiciones existentes dentro de la organización.
No olvides que, aunque pueda parecer difícil, hoy cuentas con grandes herramientas que pueden facilitar los puntos del proceso. Apóyate en ellas para realizarlos y adaptarte a los nuevos cambios y necesidades de RH; estamos seguros que, haciéndolo, tu éxito y el de tu compañía estarán asegurados.
