Construye los mejores equipos de trabajo virtuales

May 10, 2023

En el día a día de la nueva normalidad, el trabajar en una modalidad a distancia ha llevado a que el trabajo en equipo se vea como uno de los aspectos más mermados, pues algunos líderes de área se encuentran con tropiezos al momento de gestionar a los equipos de trabajo virtuales.

Sin embargo, más que una preocupación, esto debe tomarse como un reto para poder reforzar otro pilar más que importante para cualquier organización: la cultura organizacional.

En el #blogWorkbeat de hoy, compartiremos contigo los pasos que puedes seguir para llevar a cabo un manejo correcto de equipos de trabajo virtuales, así como reforzarlos y enriquecerlos para mejorar la productividad y comunicación interna.

Así definimos a los equipos de trabajo virtuales

Para saber cómo accionar, es necesario contar con la definición correcta de un concepto. Como leíamos en la introducción de esta entrada, cuando hablamos de equipos virtuales hacemos referencia a un nuevo tipo de equipo de trabajo conformado por un grupo de personas que laboran persiguiendo un objetivo común, pero sin encontrarse juntas físicamente, es decir, los miembros laboran desde sus casas, las cuales pueden encontrarse en la misma ciudad, estados o países diferentes.

Si bien este modelo de trabajo ha tenido presencia desde hace casi una década en diversas compañías, fue a raíz de la pandemia causada por el virus COVID-19 y el cese de labores que repuntó muchas empresas alrededor del mundo, llevando a que más del 77% de empleados a nivel internacional hayan trasladado sus labores a un formato de home office.

Es por esto que el objetivo principal de este nuevo modelo de trabajo en equipo es combinar las ventajas del trabajo en equipo con los beneficios que brindan las nuevas tecnologías.

Dentro de las ventajas de contar con equipos de trabajo virtuales son:

  • Minimizar los gastos de oficina y reducir los costos de contratación de empleados fijos
  • Reducción en el número de reuniones que, efectivamente, pueden ser un mail
  • Se cuenta con la opción de ampliar el negocio en otras zonas geográficas (dentro del mismo país o en el exterior)
  • Impulsa la posibilidad de trabajar con horarios flexibles desde casa, lo cual supone un ahorro en dos vías: para el colaborador, al ahorrar tiempos de traslado y los gastos que esto conlleva y para la empresa, al ahorrarse pagos como renta de oficinas, pagos de servicios, etc.
  • Se puede construir un equipo flexible, al cual se le pueden asignar diversos proyectos o tareas según los requerimientos y objetivos de la empresa
  • Los miembros del equipo tienen diferentes puntos de vistas (pensamientos diversos) y diferentes contextos culturales que a menudo proporcionan un enfoque realista al trabajo y ayudan a laborar bajo una diversidad empresarial.

Sin embargo, al ser un cambio en la forma tradicional de trabajar de la cual hemos sido testigos, se pueden registrar algunas desventajas significativas, tales como:

  • Es prácticamente indispensable trabajar con conexión a internet, pues en este caso es la herramienta fundamental para mantener la comunicación entre colaboradores
  • Es necesario aprender nuevas habilidades, adquirir nuevos hábitos y establecer directrices para lograr las comunicaciones, responsabilidades y plazos de entrega de proyectos
  • Corres el riesgo de trabajar con personas que no son capaces de trabajar de manera virtual y organizadamente, lo cual puede llevar a atrasos en los tiempos de entrega y roces entre equipos
  • Se pierde la relación laboral cercana, llevando a tener dificultades para reforzar la comunicación interna.

Gestiona a tus equipos virtuales eficientemente

Si después de leer lo anterior te has desanimado un poco, ¡para un momento! El trabajar a distancia no es sinónimo de pérdida de relaciones laborales y desorganización; por el contrario, puede ser una gran oportunidad para mostrar que, soportados por el talento, los colaboradores pueden constituir equipos de trabajo virtuales que están destinados al éxito.

Como líder de RH y parte del departamento que brinda servicio generalizado a toda la organización el primer paso recae en tu cancha; es por esto que, para lograr una correcta planificación de un equipo de trabajo remoto, puedes comenzar prestando atención a los siguientes puntos:

  1. Lleva a cabo una correcta definición de los miembros del equipo

Para esto, será necesario ponerte en contacto con los líderes de área para evaluar si sus equipos pueden trabajar sin problemas, o bien, es necesario crear células dependiendo de los proyectos y cargas de trabajo. No olvides que todos los elementos de un equipo deben de contar con destrezas complementarias, pero sin dejar de lado una habilidad esencial: la comunicación.

  • Identificar y establecer los objetivos comunes del equipo de trabajo

Contar con proyectos claros y sus tiempos de entrega será esencial para otorgar al equipo de trabajo autonomía en sus labores, sin dejar de lado la responsabilidad de cumplir con un deadline. Para ello, puedes apoyarte de herramientas que te permitan establecer objetivos de Desempeño, así como contar, como líder, con una visualización de sus avances dentro del periodo de trabajo establecido.

  • Mantener una buena comunicación bidireccional

Lograr un entendimiento entre los miembros que conforman el equipo es esencial para evitar las incertidumbres en las relaciones de trabajo; de igual forma, que el equipo se encuentre siempre enterado de lo que sucede en la empresa, aún sin laborar en ella de forma presencial, servirá para hacerlo sentir parte de la misma y las decisiones que se toman, afianzando al mismo tiempo su fidelización.

  • Lograr impulsar el compromiso, la pertenencia y la integridad de los colaboradores con el equipo de trabajo y la empresa

Esto solo se logrará haciéndolo parte de lo acontecido en la compañía, la llegada de nuevos proyectos, así como permitirle compartir sus ideas y propuestas de forma continua. ¿Nos creerías si te dijéramos que hoy tus empleados pueden participar de forma proactiva en la construcción de su organización por medio de herramientas como encuestas y Buzones de quejas y sugerencias? ¡Pues ya es una realidad!

  • Aprende a delegar tareas y confiar en el trabajo de los miembros del equipo

En líneas anteriores hablábamos sobre la autonomía y la flexibilidad que trae consigo el trabajar de forma virtual. Como líder de RH y de departamento, es imperioso entender que cada integrante tiene un rol establecido dentro de la compañía, así como objetivos que debe cumplir en un plazo determinado. Ojo: la autonomía y el delegar no significa desentenderse de las labores de tu equipo; por el contrario, puedes hacerte presente brindando un seguimiento en determinado periodo de tiempo (semanal o quincenal) para conocer los avances de los colaboradores y de qué manera puedes apoyarles para llegar a los deadlines establecidos. Los canales de comunicación y sesiones 1:1 serán tus grandes aliados en este punto.

  • Identifica y potencia las actitudes y talentos de cada miembro del equipo

Esto, además de otorgarnos mejores resultados, nos ayudará a descubrir talentos que pueden ser candidatos a ampliar su plan de carrera dentro de la compañía, llevando el employee journey al siguiente nivel e impulsando el reclutamiento interno. Las evaluaciones de desmpeño y Evaluaciones 360° te pueden auxiliar para cubrir todos los flancos, y obtener retroalimentación de las personas que trabajan de forma directa con los colaboradores.

  • Apuesta por la motivación del equipo y celebra los resultados obtenidos

Un equipo motivado es el artífice del éxito de una empresa. Por ello, recuerda que aunque trabajemos a distancia aún podemos llevar a cabo actividades de esparcimiento en conjunto, o bien, otorgar a los empleados algún incentivo que robustezca el salario emocional.

Asimismo, reconocer los logros laborales es esencial, por ello los canales de comunicación interna te pueden ayudar para celebrar a los empleados por algún ‘gol’ obtenido, como el cierre de un nuevo cliente, el llegar a una meta de ventas o producción o simplemente felicitarlos por sus cumpleaños y aniversarios laborales: hoy todo está al alcance de un clic.

No permitas que la distancia física impida que tu equipo sea capaz de cumplir los objetivos trazados y ser autónomos en su administración y motivación; fortalece los lazos de trabajo y susténtalos con la cultura organizacional para alcanzar las metas y mejoras que tu empresa necesita: estamos seguros que, con esto, el éxito de tus proyectos está asegurado.

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